Cortar o Cronograma do Projeto (também conhecido como ‘crashing the project schedule’, ou ‘project time compression’) é uma técnica de gerenciamento de projeto baseada na adição de mais recursos do inicialmente planejado em um projeto, a fim de acelerar o tempo do projeto. É claro que adicionar mais recursos também significa aumentar os custos do projeto, mas às vezes esta é uma boa estratégia de projeto (você pode calcular o ROI dessa decisão com base nos riscos do projeto de não fazer isso). Há muitas situações de projeto em que se pode decidir por um erro no Cronograma do Projeto, por exemplo:

1. O projeto está atrasado: se o seu projeto está atrasado e há penalidades devido a atrasos, você pode decidir adicionar mais recursos ao projeto a fim de colocar o seu projeto de volta no caminho certo. Atrasos do projeto no ‘caminho crítico’ significam que o prazo do projeto não será cumprido.
2. Evitar um atraso em uma próxima fase: atrasos nos projetos podem ter impacto não só nas penalidades do projeto, mas também podem resultar em mais custos (recursos já designados para iniciar uma nova fase do projeto, que será capaz de iniciar seu trabalho). Assim, talvez um pequeno custo adicional possa ser uma opção melhor do que ir para custos maiores.
3. A equipe do projeto será movida para outro projeto: imagine que você estava implementando um projeto e de repente você ganha outro projeto. Provavelmente então você planejará agora mover seus recursos para o novo projeto. Portanto, você pode precisar de mais recursos para terminar o projeto atual mais cedo.
4. Disponibilidade de recursos gratuitos: se sua empresa tem recursos gratuitos (ou seja, sem atribuição) eles podem estar interessados em adicioná-los ao seu projeto e, portanto, acelerá-lo.
5. Recursos para treinamento: às vezes há novos recursos em sua empresa em um período de treinamento. Neste caso eles podem estar interessados em contribuir com o seu projeto em seu processo de treinamento, e isto também pode acelerar o seu projeto.
6. Há bônus de tempo: há projetos de infra-estrutura onde o Cliente não quer parar ou ter impacto sobre o serviço ao cliente devido a projetos em andamento. Nesse tipo de projecto podemos encontrar bónus de tempo que podem compensar os seus custos excessivos.

Nem é sempre possível travar. Por exemplo, num exemplo humorístico: se uma mulher fornece um bebé em nove meses, ter nove mulheres não resultará em ter um bebé em apenas um mês. Isto também acontece em projetos. Há tarefas que não podem ser quebradas e outras que não podem.

Passo 1: Analisar o caminho crítico

O primeiro passo é identificar quais são as tarefas que, se as encurtamos, também encurtamos a conclusão do projeto. Estas tarefas são aquelas que estão incluídas no caminho crítico. Aplique o CPM (Critical Path Method) para calcular o caminho crítico e identificar quais são essas tarefas críticas.

Passo 2: Identifique todas as tarefas que podem ser encurtadas com recursos adicionais

Trabalhe junto com o responsável por cada tarefa, identifique quais das tarefas incluídas no caminho crítico podem ser encurtadas com a adição de recursos adicionais. Como o exemplo fornecido acima sobre os bebês, haverá tarefas que não podem ser encurtadas com a adição de mais recursos, mas também haverá outras que podem ser encurtadas.

Passo 3: Calcular para cada tarefa: trade-off, ganho, redução de tempo

Para cada tarefa, você precisa calcular como você vai reduzir o tempo do projeto com a adição de mais recursos. Por exemplo, se você adicionar um novo membro da equipe, o trade-off é que você precisará de cinco dias para a transferência de conhecimento, e mais tarde você ganhará 30 dias de projeto. Então, neste exemplo você conseguiu uma redução de tempo de 25 dias.

Passo 4: Escolha a abordagem menos dispendiosa

O objetivo do colapso do projeto é encurtar a duração do cronograma pelo menor custo incremental, adicionando recursos. Então agora vamos colocar o foco nos custos. Quanto custará cada vez a redução de custos? Imagine que você identificou 10 atividades que podem ser interrompidas com uma redução total de tempo de 100 horas. No caso de você só precisar reduzir o projeto em 30 horas, então você deve realizar as tarefas com o menor custo adicional para o projeto. A idéia é obter o mais alto nível de eficiência.

Passo 5: Forneça um orçamento do crashing e linhas de base atualizadas do projeto para o patrocinador

Após você ter tomado a decisão final, é importante obter o orçamento para executar o crashing do projeto e atualizar as linhas de base do projeto, especialmente o plano de cronograma do projeto, mas também o plano de orçamento e o plano de recursos do projeto.

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