Uma das minhas coisas favoritas que fiz em pouco tempo foi actualizar o meu fluxo de trabalho. Primeiro, algum fundo.

Uma das minhas ideias favoritas de “Getting Things Done” é a de um ficheiro de cócegas. Comecei com um sistema de arquivo físico de 43 pastas (31 para cada dia do mês, e 12 para cada mês do ano). O arquivo de tickler é útil porque você pode facilmente se lembrar mais tarde de coisas que você quer fazer, mas agora não é o melhor momento para fazê-las. Por exemplo, se eu quiser enviar um e-mail a um conselheiro no dia 8 para ver como correu um semestre de Economia nesse dia, eu próprio escreveria um lembrete num pedaço de papel e colocá-lo-ia na pasta “8”. Se eu lesse um artigo numa revista sobre uma ideia de turma que quero tentar no próximo ano, colocá-lo-ia na pasta “Maio”, já que vou começar a pensar em planear as aulas do próximo ano, no mês de Maio. Se eu tiver um amigo cujo aniversário seja no dia 16 de abril, eu escreveria um lembrete e o colocaria na pasta “Abril”. No dia 1 de abril, eu então vou para a pasta “April” e distribuo o conteúdo adequadamente para as pastas “1” a “31” (o lembrete de aniversário do meu amigo iria para a pasta “16”).

A beleza é que só tenho de me lembrar de duas coisas: cada dia, preciso de verificar a pasta apropriada “1” até “31”, e preciso de verificar a pasta correcta do mês no primeiro do mês. Na verdade, eu poderia colocar um lembrete para checar a pasta do mês na pasta “1”, então na verdade só preciso lembrar de checar a pasta a cada dia. Isto torna-se um hábito rapidamente: Chego ao escritório (um escritório em casa, agora mesmo), ligo o meu computador, e verifico o arquivo tickler.

Isto tem sido óptimo, e o arquivo tickler transformou a minha vida. Eu não tinha mais que salientar que eu ia esquecer de fazer alguma coisa. A desvantagem é que eu passava 5-10 minutos a cada manhã copiando as notas de papel do arquivo tickler para minha lista de afazeres.

A solução: use Python para criar um arquivo de tickler eletrônico! Eu uso um arquivo de texto para minha lista de tarefas, e isso me permite atualizar minha lista de tarefas com uma combinação de scripts Python e cron jobs.

Aqui está o que eu fiz: Eu criei 43 scripts Python e 43 cron jobs correspondentes (31 para os dias do mês, e 12 para cada mês do ano). Aqui está um exemplo para o 17º dia do mês:

Nota que tenho XPERMANENTE e PERMANENTE, já que há coisas que vou querer fazer a cada 17º dia (como pagar a conta do cartão de crédito). Para as coisas não permanentes, basta ir ao primeiro item, e clicar em d-f-X para apagar tudo até e incluindo o X (que depois volto a digitar – usei um X maiúsculo porque quase nunca o utilizo para mais nada, por isso parece ser um bom marcador para indicar quando devo parar de apagar).

Posso também facilmente mover itens da minha lista de tarefas para o ficheiro do tickler se quiser adiá-lo. Eu simplesmente corto o item na lista de tarefas (shift-D in vim), abro um arquivo de tickler digitando “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py,” e colando o item no arquivo. Então eu não preciso me preocupar com isso até o 17th!

I am lentamente (mês a mês) movendo todas as minhas notas de papel no arquivo físico do tickler para o eletrônico. Estou a poupar muito tempo (talvez 30-60 minutos por semana) apenas por ter estes lembretes disponíveis para mim. Eu ainda mantenho meu arquivo físico de tickler, já que muitas vezes há documentos físicos que eu quero lembrar para mais tarde (é um lugar para guardar os documentos até eu precisar), mas estou usando-o muito menos agora.