Um novo contratado é sempre um risco. Há a preocupação de que um novo empregado possa não ser um bom candidato ou tão qualificado para o trabalho como esperado. Pior, a nova contratação pode ser um risco significativo de segurança ou de responsabilidade civil. Uma má decisão de contratação pode afetar um empregador por um longo período de tempo. Ser deixado para limpar a bagunça de uma única contratação ruim pode ser distrativo, demorado e caro. E isto para não falar do tempo e das despesas associadas a encontrar e treinar um substituto. Um exame prévio adequado de um funcionário pode poupar a um empregador problemas, tempo e despesas significativas.
Não há como garantir que um candidato vai dar certo. É difícil determinar se um candidato é “o candidato certo” a partir de uma candidatura, uma carta de apresentação, um currículo e uma entrevista curta. As referências raramente acrescentam muita perspicácia porque os antigos empregadores normalmente só confirmam as datas de emprego, posição e deveres do candidato. Como resultado, os empregadores estão usando verificações de antecedentes pré-contratação, incluindo pesquisas
através de registros criminais, como uma fonte alternativa para as informações necessárias para escrutinar os candidatos.
As verificações de antecedentes provaram ser uma maneira fácil e econômica de conhecer os candidatos, evitar problemas antes que eles surjam, e minimizar o risco associado a uma nova contratação. As verificações de antecedentes podem ser realmente necessárias para alguns cargos (por exemplo, advogados, pessoal escolar e enfermeiros). Além disso, alguns empregadores verificam os antecedentes dos funcionários existentes para avaliar se devem ser retidos, promovidos ou reatribuídos. Consequentemente, a triagem de candidatos e empregados tornou-se comum.
Mas o fato de que “todos estão fazendo isso” não justifica a realização cega de checagem de antecedentes em todos os candidatos a emprego ou empregados atuais. Existem consequências legais para a realização inadequada de uma verificação de antecedentes. Assim, antes de conduzir uma checagem de antecedentes em um empregado atual ou potencial, você deve se familiarizar com as leis aplicáveis.
Federal FCRA
Employers que conduzem checagens de antecedentes em empregados ou potenciais empregados devem estar atentos aos requisitos impostos sob o Fair Credit Reporting Act (FCRA). Há empresas especializadas em
verificações de antecedentes de empregados com bom desempenho. Normalmente, é sábio usar uma dessas empresas quando se precisa de uma checagem de antecedentes. Elas têm experiência na realização de verificações de antecedentes, podem facilmente acessar recursos de pesquisa e informação apropriados e estão familiarizadas com as informações que os empregadores devem evitar. Além disso, as verificações de antecedentes internos comportam o risco de reclamações de discriminação.
No entanto, o uso de uma pessoa ou agência fora da sua empresa traz em jogo os requisitos do FCRA, que não se aplica quando você realiza uma verificação de antecedentes internos. Em outras palavras, se um empregado interno
conduz a verificação de antecedentes, o FCRA não se aplica.
Especificamente, o FCRA se aplica quando os empregadores obtêm “relatórios de consumidores” ou “relatórios de consumidores investigativos” de uma “agência de relatórios de consumidores”. A Federal Trade Commission (FTC), que é responsável pela aplicação
da FCRA, interpreta o termo “agência de informação ao consumidor” de forma ampla. De acordo com a FTC, os escritórios de advocacia e agências de triagem de emprego que coletam, reúnem ou avaliam informações (mesmo que sejam informações públicas)
e depois as fornecem a um empregador em troca de um benefício são consideradas agências de informação ao consumidor.
“Relatórios de consumidores” e “relatórios de consumidores investigativos” incluem relatórios obtidos de uma agência de relatórios de consumidores sobre o “caráter, reputação geral, características pessoais ou modo de vida” de uma pessoa,
que incluiria relatórios relacionados aos registros de condução da pessoa,
histórico de crédito, registros criminais e histórico de emprego. Observe que os registros de serviço militar são geralmente considerados confidenciais sob a Lei de Privacidade de 1974 e só podem ser divulgados em circunstâncias limitadas.
Para obter e usar corretamente um relatório de consumidor ou um relatório investigativo de consumidor de uma agência de relatório de consumidor, um empregador deve notificar o empregado ou candidato que uma verificação de antecedentes será
performado. Antes que a verificação possa ser realizada, o empregado deve fornecer ao empregador a permissão por escrito adequada para obter o relatório. A “permissão adequada” requer que o empregador forneça ao empregado um formulário claro,
conspícuo, e um formulário de divulgação por escrito que seja totalmente separado de outros conteúdos que possam distrair. O empregado deve então dar ao empregador autorização por escrito para obter um relatório antes que o empregador o faça.
Se o empregador decidir tomar medidas adversas contra um candidato ou empregado com base, pelo menos em parte, nas informações de um relatório de consumo, ele deve cumprir requisitos adicionais. Especificamente, o empregador deve dar ao requerente ou empregado uma cópia do relatório e uma descrição dos seus direitos conforme enumerados pelo FTC. A FTC criou um “formulário de divulgação de ações pré-adverso” para este fim. O empregador deve fornecer ao requerente ou empregado um tempo razoável para corrigir
deficiências e depois informar o empregado quando a decisão de emprego for final.
A lei federal exige que os empregadores certifiquem que eles cumpriram a FCRA antes que as agências de informação ao consumidor possam conduzir, completar ou fornecer-lhes relatórios de consumo. Conseqüentemente, você deve fornecer a documentação apropriada a uma agência de informação ao consumidor antes de mantê-la para conduzir um relatório solicitado. Você também deve obter garantia da agência de informação ao consumidor de que ela cumprirá a lei
quando conduzir a investigação.
Existem riscos significativos para o não cumprimento da FCRA. Os empregadores podem ser atingidos com danos, penalidades e honorários advocatícios se não cumprirem com suas obrigações nos termos da lei.
A Lei de Procedimentos de Seleção de Emprego do Utah
A Lei de Procedimentos de Seleção de Emprego do Utah proíbe que o empregador solicite o número do Seguro Social, data de nascimento ou número da carteira de motorista de um candidato a emprego, a menos que a solicitação seja aplicável a todos os candidatos e será usada pelo empregador para obter um histórico de crédito sujeito ao FCRA ou para rever os registros internos para determinar se o candidato se candidatou anteriormente ao emprego ou se foi anteriormente empregado. Os empregadores podem usar essas informações para apenas um propósito: determinar se contratar um candidato a emprego.
Os empregadores devem manter uma política específica em relação à retenção, disposição, acesso e confidencialidade das informações coletadas sobre os candidatos a emprego e permitir que um candidato reveja a política antes de concordar em fornecer informações como parte do processo de contratação. Os empregadores não podem manter as informações coletadas sobre os candidatos a emprego por mais de dois anos.
Verificações de antecedentes criminais
Em muitos estados, incluindo Utah, é legal conduzir uma verificação de antecedentes criminais durante o processo de candidatura em quase todos os casos. Sob o FCRA, você deve notificar o candidato ou empregado que você pode usar informações de antecedentes criminais
convicção na tomada de decisões de emprego. Isso deve ser feito em um documento separado que forneça uma notificação conspícua. Se você não contratar um candidato ou tomar medidas adversas de emprego contra um empregado
por causa de informações em um relatório de antecedentes criminais, você deve mostrar a ela o relatório que levou à decisão ou ação adversa e fornecer informações que lhe permitam corrigir as informações que ela considera incorretas.
Se você perguntar sobre condenações criminais, você também deve ter cuidado para evitar a discriminação sob o Título VII da Lei de Direitos Civis de 1964. A Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) tipicamente não lhe dará autorização para recusar a contratação de um candidato devido a uma condenação anterior, a menos que você possa demonstrar que a decisão está relacionada com o trabalho e é consistente com a necessidade do negócio.
Você deve considerar três fatores antes de determinar se deve contratar alguém à luz de uma condenação criminal:
- A natureza e gravidade da ofensa;
- O tempo decorrido desde a ofensa e/ou conclusão da sentença; e
- A natureza do emprego que está sendo procurado.
Por exemplo, uma condenação por fraude, roubo ou desvio de fundos está provavelmente suficientemente ligada a uma auditoria fiscal que recusar-se a contratar um candidato com base numa dessas condenações não seria uma falta do Título VII.
Você deve avisar um candidato selecionado fora do processo de contratação por causa de uma condenação criminal para que ele possa demonstrar porque a condenação criminal não deve ser considerada. Finalmente, lembre-se que uma pessoa que tem uma condenação criminal expulsa nos termos da lei de Utah (ou da lei de muitos outros estados) pode responder legalmente a qualquer inquérito como se a prisão ou condenação criminal não tivesse ocorrido.
Arquivos médicos
De um modo geral, os registos médicos são confidenciais e não podem ser obtidos como parte de uma verificação de antecedentes. No mínimo, a FCRA requer que o empregador obtenha permissão específica para obter os registros médicos. Em muitos estados (como a Califórnia), os registros médicos são estritamente confidenciais e não podem fazer parte de uma verificação de antecedentes. Consequentemente, você não deve perguntar aos candidatos sobre condições médicas ou deficiências durante o processo de candidatura e contratação. Na maioria dos casos, você não deve tomar decisões de emprego com base em informações médicas.
Mais ainda, a Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA) limita as consultas às informações relacionadas com a capacidade do candidato para desempenhar as funções essenciais do trabalho. Sob a ADA, um empregador pode fazer perguntas relacionadas à deficiência ou exigir um exame físico ou médico de um candidato somente depois de ter feito uma oferta de emprego condicional e quando a consulta for relevante para o cargo. Um empregador pode decidir não contratar a pessoa somente se ela for incapaz de desempenhar as funções essenciais do trabalho devido a uma condição médica com ou sem acomodação razoável.
De acordo com a Lei de Não Discriminação de Informações Genéticas (GINA), um empregador com 15 ou mais empregados não deve solicitar, requerer ou comprar as informações genéticas, incluindo informações do histórico familiar, de qualquer candidato
ou empregado, exceto em casos muito raros. Notavelmente, de acordo com os regulamentos aplicáveis, solicitar informações inclui realizar pesquisas na Internet ou escutar conversas de terceiros que possam resultar na obtenção de informações genéticas ou sobre o histórico familiar. Além disso, a GINA proíbe o uso de informações genéticas, incluindo informações do histórico familiar, ao tomar qualquer decisão que afete os termos, condições ou privilégios de emprego ou resulte em qualquer ação adversa contra um candidato ou empregado.
Em determinadas circunstâncias, uma verificação de antecedentes pode incluir o histórico de remuneração dos trabalhadores. Você deve assegurar-se de que cumpre com todas as leis aplicáveis se você buscar tais informações. O histórico de remuneração de um trabalhador é normalmente uma questão de registro público, mas você não pode usar a informação para discriminar um candidato a um emprego. A ADA proíbe que você informe o histórico profissional de um candidato em uma candidatura a um emprego ou durante uma entrevista. Você pode fazer tais perguntas e conduzir uma verificação do histórico profissional somente depois de ter feito uma oferta de emprego condicional.
O uso não-discriminatório de relatórios de antecedentes
Se você usar a informação de verificação de antecedentes, você deve cumprir as leis federais e estaduais que são projetadas para proteger os candidatos a emprego e empregados contra discriminação. É ilegal verificar os antecedentes de alguém
se a decisão de o fazer é baseada na sua raça, cor, etnia, idade (40 ou mais), sexo, religião, origem nacional ou informação genética (incluindo histórico familiar). Por exemplo, a verificação do histórico criminal ou financeiro apenas em candidatos ou funcionários de uma determinada raça é discriminatória.
Pode contactar o autor em [email protected] ou 801-323-5933.