O que você vai aprender a fazer: Discuta as melhores práticas de etiqueta no local de trabalho

Este módulo foca o trabalho em grupos e equipes. Boas maneiras ou etiqueta é um tema subjacente para iniciar a interação com o pé direito. Embora algumas das coisas discutidas nesta secção possam parecer conhecimento comum ou senso comum, pode ser útil ser lembrado de maneiras básicas. Além disso, há vários lembretes ou lições importantes sobre como trabalhar com outros e participar de eventos corporativos.

Interacção no local de trabalho

A primeira e talvez a mais duradoura impressão que se causa no local de trabalho começa com as boas maneiras: como se carrega e como se comporta. Há muitas questões culturais envolvidas na discussão de como se comportar no local de trabalho. Como no resto deste curso, estas lições são baseadas na cultura corporativa dos EUA. Se você está se envolvendo com indivíduos de diferentes países ou culturas, não deixe de estudar sobre os padrões culturais deles. Há amplos recursos disponíveis online para informações sobre etiqueta profissional para viagens internacionais.

Attire

à distância, as impressões iniciais começam com o traje. Você está vestido de forma apropriada para este local de trabalho? Para “vestir-se” muda o significado de um clube de sábado à noite para um local de culto para o local de trabalho. Na ausência de um uniforme ou de uma política de trajes corporativos diretos, veja o que o seu chefe e o chefe do seu chefe vestem no local de trabalho. Tente se vestir como essas pessoas, desde que seja apropriado para o trabalho que você realmente faz. No entanto, não exagere de uma forma que o faça não se encaixar. Se todos no seu local de trabalho vestem calças e camisas, não vista um fato de três peças!

Um pouco de sabedoria partilhada é vestir-se como o funcionário que você quer ser na sua próxima promoção. Há momentos em que você pode ser convidado a participar de um evento fora do local de trabalho habitual. Pode até ser um pouco social (tal como levar um cliente a comer fora). É melhor perguntar aos outros sobre o traje apropriado do que aparecer vestido incorretamente. Esta habilidade funciona em situações individuais e particularmente bem quando se está em grupo. Pense na sua roupa como mostrando respeito pela outra pessoa ou pessoas.

Linguagem corporal

A segunda impressão que você faz é com a linguagem corporal. A postura (uma forma de linguagem corporal) comunica muito sobre si. Você está de pé com os ombros para trás, mas não com os ombros rígidos? Você se levantou quando alguém novo entrou na sala? As suas pernas ou tornozelos estão cruzados? A sua cabeça está levantada, olhando para a outra pessoa? Se as respostas a estas perguntas forem “sim”, eles identificam alguém pronto para fazer o trabalho do dia, alguém que esteja confiante.

Na conversa, você deve estar sintonizado e copiar gentilmente a linguagem corporal dos outros com quem você está falando. Se a outra pessoa se inclina um pouco, você deve considerar fazer isso também. Se a outra pessoa estiver encostada à sua cadeira, você pode fazer o mesmo. Evite copiar ou apanhar os movimentos da outra pessoa, mas siga-a subtilmente com movimentos semelhantes. Isto é mais apropriado se a outra pessoa tiver uma posição ou poder organizacional.

Proximidade, ou o espaço ao redor dos indivíduos, é outro componente muito ligado culturalmente à linguagem corporal. Comece por respeitar os espaços de trabalho dos outros. Quer o seu colega de trabalho esteja num escritório ou num cubículo, faça uma pausa para obter permissão para entrar nesse espaço. Uma vez no intervalo de conversação de outra pessoa, ninguém vai produzir uma fita métrica para determinar o quão perto ou longe de alguém, mas existe algo como distância apropriada e respeito pelo espaço pessoal. Comece a uma distância onde você esteja confortável. Se você perceber que a pessoa está gentilmente dando apoio, então você está muito perto. Se a pessoa se mexer, se inclinar para ouvir, ou pedir repetidamente que você se repita, você pode estar muito distante. Se a pessoa com quem você está falando estiver sentada, tente sentar-se perto dela para estar no mesmo nível de conversação. Se isso não for possível, certifique-se de que você não fique tão perto para que eles sintam que você está olhando para eles. Se você estiver sentado e a pessoa com quem você está conversando estiver de pé, ofereça-lhe um lugar perto de você ou fique de pé para estar no nível deles.

Apertos de mão

Apertos de mão são a base do negócio e dos cumprimentos profissionais. Eles são outra forma de começar bem – ou não. A sua reputação pode ser feita nesta segunda interacção. Alcance com sua mão direita para agarrar a mão direita da outra pessoa. Agarre com firmeza, mas não de forma a sugerir uma competição de força. Aperte as mãos para cima e para baixo suavemente três a quatro vezes. Enquanto você treme, olhe o outro indivíduo nos olhos e continue a conversa. É apropriado fazer um esforço para apertar a mão de todos os que estão no grupo ou na vizinhança imediata. Com uma sala de 100 pessoas, ninguém apertará a mão com todos, mas cumprimentem aqueles que estão perto de vocês ou aqueles que possam entrar naquela área. Se alguém estiver ferido ou doente, pode optar por não apertar a mão. Respeite seus desejos nisto e apenas ofereça um amigável, “É um prazer conhecê-lo”. Se você estiver resfriado, você pode optar por não apertar a mão, mas então você é obrigado a explicar porque, por exemplo, “Eu adoraria apertar a mão, mas estou superando um resfriado, e não gostaria de dar a você”

Eye Contact

Eye Contact é dramaticamente diferente entre culturas diferentes. Assim como o aperto de mão, é uma parte da linguagem corporal que pode ser tratada de forma deficiente. “Olhe para mim quando estou falando com você”, é uma frase que podemos ouvir de um pai ou professor. É verdade que devemos olhar para a outra pessoa em uma conversa e olhar nos seus olhos. O seu olhar é dirigido aos olhos da outra pessoa ou à ponte do seu nariz. Nos Estados Unidos, você deve olhar os outros nos olhos (topo do nariz) sem olhar com atenção: olhe ao redor ocasionalmente.

O contato visual é importante se você estiver falando na frente de um grupo e quando você faz parte de uma audiência. Como orador, você está a tentar envolver todos com o seu assunto. Como o público, você está mostrando ao orador que você está engajado e valoriza esta entrada. Novamente, não olhe atentamente, mas mantenha um olhar fixo.

Gesturas

Gesturas são outro componente da linguagem corporal. Em um ambiente de negócios, os gestos são um pouco contidos. Evite bater em outras pessoas ou itens que estejam perto de você. Use gestos apropriados para fazer o seu ponto de vista.

Fidgeting é outro gesto que pode ocorrer subconscientemente. Algumas pessoas tocam em lápis ou estalam elásticos. Seja qual for o seu hábito, evite-o.

Volume e Localização

Volume e localização da conversa são importantes. Quando estiver falando com outras pessoas, use um volume que seja audível para essas pessoas e somente para elas. Você quer evitar que os outros sejam forçados a ouvir sua conversa quando eles podem estar tentando ter suas próprias conversas. O seu volume será ajustado à situação da conversa. Evite telemóveis perto dos outros, pois o volume é frequentemente irritante. Se você precisar usar um celular, mude para um local com alguma privacidade. As conversas de negócios têm uma necessidade especial de segurança.

Nunca é apropriado, não importa o seu volume, discutir informações exclusivas da empresa fora de um espaço de trabalho seguro. Se você se encontra precisando sussurrar, então você está no lugar errado para ter essa conversa.

No entanto, apenas estar no prédio do escritório não faz nenhuma conversa justa. Se você correr para o seu chefe em um elevador ou no banheiro, você não deve tentar entrar em uma conversa sobre um tópico de negócios. Se a sua interação com um colega for coincidência, trate-a dessa maneira com conversa fiada. Se você tem assuntos urgentes para discutir, então use esse momento para perguntar como encontrar um tempo para ter a conversa completa.

Comunicação escrita

Comunicação escrita profissional é outro sinal de respeito pelos colegas de trabalho que importa para uma carreira de sucesso. Embora tenhamos abordado amplamente esses aspectos neste curso, este é um lembrete para não baixar a guarda. Faça sempre o seu melhor trabalho porque basta um ou dois e-mails ou memorandos descuidados para deixar a impressão de que é assim que você conduz todo o seu trabalho.

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Tenham tempo

Outra impressão importante que você faz nos outros envolve pontualidade. Em algumas culturas, é apropriado e aceitável chegar atrasado a uma reunião. Isto não é verdade nos Estados Unidos, onde dizemos “tempo é dinheiro”. Pessoas em posição de poder podem manter os subordinados à espera. Embora você possa não apreciar isso, muitas vezes terá que aceitar uma espera pelo chefe. Se a espera se tornar muito longa (mais de quinze minutos), pode ser apropriado deixar a palavra que você precisa remarcar e partir. Deixe que a cultura da sua empresa, a importância da reunião e a consulta com os outros envolvidos direcionem como você lida com esta situação.

Eventos da empresa

Eventos da empresa podem ser divertidos, emocionantes e descontraídos. Às vezes os funcionários são recompensados com grandes diversões em privado ou em um local público. Os clientes são em algum momento hospedados por funcionários em eventos esportivos. Em muitas situações, o álcool é servido; no entanto, lembre-se que estes eventos continuam a ser uma exigência do local de trabalho e não uma experiência pessoal. Eles merecem o mesmo nível de profissionalismo que seu comportamento no local de trabalho.

As diretrizes abaixo são sugestões, não regras rígidas para cada evento que você participa ao longo de sua carreira. Quando em dúvida, erra ou o lado de maior formalidade ou respeito, especialmente quando se envolve com clientes ou pessoas acima de você na hierarquia da empresa. Comporte-se de forma a demonstrar que você está qualificado para sua posição atual e para posições bem acima desse nível.

Para cada evento da empresa, certifique-se de compreender o propósito do evento e prepare-se adequadamente.

Eventos externos

Alguns eventos incluem indivíduos de fora da empresa. Estes incluem eventos desportivos, noites no teatro, refeições especiais, ou outras actividades. Quando a sua empresa está a organizar o evento, é da sua responsabilidade conhecer e cumprimentar outros que tenham sido convidados. Para eventos significativos, as empresas geralmente designam membros da empresa para receber indivíduos específicos da outra organização. Os funcionários podem precisar pesquisar seus convidados específicos para reconhecê-los e participar de uma conversa apropriada. Os convidados precisam estar abertos para conhecer muitos dos funcionários da empresa anfitriã. Todos devem levar cartões de visita para fazer uma introdução e para uso em conversas de acompanhamento a serem agendadas posteriormente.

Conversação

Conversação em eventos sociais empresariais não está exclusivamente relacionada a negócios. No entanto, é preciso ter cuidado para não se tornar excessivamente pessoal. O ambiente social ajuda a estabelecer um encontro pessoal, mas continua a ser uma relação profissional. O empregado de uma empresa de hospedagem interagindo com um convidado deve trabalhar para compartilhar responsabilidades de conversa, com um leve foco no convidado falando mais do que o empregado. Como com um hóspede que você pode hospedar em sua casa, quando a sua empresa é a anfitriã, você é responsável pelo conforto do hóspede, o que pode incluir guardar casacos, apontar pontos turísticos e amenidades, ou liderar a conversa com perguntas interessantes. Como convidado, você deve esperar ser bem tratado, mas evite aproveitar.

Sem uma agenda atribuída, perguntas como as seguintes podem iniciar a conversa ou preencher os campos:

• Deixar que você sempre viveu em ?
• O que o levou a trabalhar para ?
• Tem alguma viagem planeada num futuro próximo?

Para eventos específicos, como um passeio teatral ou um evento desportivo, faça um pouco de trabalho de casa antes do tempo para que possa demonstrar compreensão do evento. “Sim, as provas de tempo na Indy 500 são realizadas para os quatro fins-de-semana seguintes para estabelecer a ordem da prova.” Ou, “esta actuação é um remake do sucesso de 1964 com o mesmo nome. Naquela época, Jack Cassidy jogou à frente e ganhou um Tony.”

Se um evento social está sentado, então não se esqueça de se envolver igualmente com aqueles sentados à sua esquerda, direita, e possivelmente do outro lado da mesa. Preste atenção aos convidados e não aos seus colegas de trabalho. Você pode visitar com seus colegas de trabalho no escritório.

Introduções

Quando cada pessoa entra em uma conversa, apresente o novo membro aos que estão no grupo. As apresentações são mais do que: “Susan, esta é Renan. Renan, esta é a Susan”. Dê a cada pessoa uma maneira de entrar na conversa. “Susan, este é o Renan. Ele é o chefe de vendas da costa oeste. Renan, esta é a Susan, ela acabou de se juntar a nós depois de se formar na faculdade, no Missouri.” Enquanto a organização anfitriã deve assumir a liderança nas apresentações, isso não deve atrasá-lo como anfitrião ou convidado.

Talvez uma das situações mais embaraçosas é quando você é o que entra numa área onde todos parecem já estar envolvidos com os outros. Pode ser tentador passar tempo admirando o buffet, o bar ou a arte. Lembre-se, esta é uma ocasião social, então você deve ser social. Encontre um grupo provável, ponha a mão de fora e diga: “Olá, eu sou Susan da ABCo. Dás-me o teu nome?” Ou: “Parece que não conheço ninguém aqui, podes ajudar-me a pôr um fim a isso?” Desde que você pareça amigável e passe os momentos iniciais da conversa escutando atentamente, você deve estar bem.

Se a sua empresa é a organização de hospedagem, não deixe de procurar por convidados que parecem estar estranhamente sozinhos e convidá-los para o seu grupo de conversação. Você não é obrigado a essa pessoa durante todo o evento, mas ofereça a ela uma maneira de se engajar. Assim como você pode se cansar de uma pessoa, também pode essa pessoa de você. Permita a desculpa gentil de querer cumprimentar outra pessoa ou reabastecer uma bebida para liberar os dois da conversa. Se a vossa partida se prolongar pela outra, então apresentem essa pessoa a um novo grupo antes de se mudarem. Estes são eventos sociais com a intenção de estabelecer mais relacionamentos.

O básico

As sugestões que se seguem são provavelmente bem conhecidas por todos, mas ocasionalmente ignoramo-las à medida que nos tornamos absorvidos pelas nossas próprias necessidades.

• Deixe o seu telemóvel no carro ou em silêncio. Não verifique o seu telemóvel por qualquer razão até que esteja completamente sozinho e fora de vista. Como anfitrião ou hóspede, o telemóvel indica a todos os outros que tem a sua atenção noutro lugar.
• Não mastigue pastilha elástica.

Diversidade das mesas

Existem guias online extensivos sobre a educação à mesa. Esta lista é um resumo dos itens maiores que o ajudam a fazer uma primeira impressão adequada.

• Põe o teu guardanapo no colo uma vez sentado. Se você estiver em um evento hospedado, espere que o anfitrião ou a anfitriã coloque seu guardanapo. Ao terminar a refeição, dobre casualmente o seu guardanapo e coloque-o sobre a mesa. Nunca coloque o guardanapo em um prato usado ou devolva-o à mesa enquanto outros estiverem comendo.
• Comece com os utensílios de jantar do lado de fora do local e trabalhe seu caminho para dentro. Por exemplo, o garfo de salada menor está longe à esquerda. O garfo principal do jantar é à direita do garfo da salada. O garfo da sobremesa é à direita do garfo do jantar ou mais próximo do seu prato.
• Pedidos que a sua empresa estaria disposta a pagar ou itens que pareçam semelhantes aos da empresa de hospedagem. Um jantar de negócios não é uma oportunidade para você se satisfazer.
• Tecer sua primeira mordida somente depois que todos forem servidos. Se este evento for realizado, não comece a comer até que o anfitrião ou a anfitriã coloque seu garfo no prato ou dê uma dentada.
• Passe a comida à sua direita. Se você estiver começando este prato, ofereça-o à esquerda e depois tome sua porção antes de passar.
• Passe outros para passar itens para você, ao invés de chegar na frente de qualquer um.
• Pão está rasgado, não cortado.
• Nunca fale com comida na boca. Dê pequenas dentadas para que a pausa da pergunta para responder seja pequena.
• Focalize menos na comida e mais nos convidados. As segundas porções devem ser tomadas apenas quando oferecidas. Seu principal objetivo é desenvolver relacionamentos; aproveite a comida, mas lembre-se onde seu foco deve estar.
• Não se sinta obrigado a comer comida que não lhe interessa. Entretanto, você deve evitar anunciar o que não gosta. Aprecie o esforço em seu nome mesmo que não aprecie a comida.
• Se o evento for um coquetel com aperitivos, você pode se encontrar de pé enquanto tenta equilibrar uma bebida, um prato, e seu guardanapo e utensílios enquanto também aperta a mão de pessoas que você encontra. Tenha em mente a sua situação alimentar ao escolher alimentos, por exemplo, salte a fatia de carne que tem de cortar, por mais deliciosa que pareça. Acredite ou não, existem recursos online para o ajudar a descobrir este equilíbrio.

Álcool e Marijuana

Não é invulgar encontrar álcool a ser servido em eventos sociais de negócios. Com as mudanças nas leis de alguns estados, é possível que a maconha possa em breve aparecer nesses eventos. Se você normalmente não usa nenhum deles, não se sinta obrigado a usá-los em um evento de negócios e definitivamente não escolha um evento de negócios para experimentá-los pela primeira vez. Recuse gentilmente e evite oferecer desculpas, razões ou ridicularização. Você pode simplesmente dizer “Não, obrigado” ou pedir uma alternativa, como chá.

Se você quiser aceitar uma oferta, então faça isso. No entanto, lembre-se que o objetivo desta interação social é construir relacionamentos, não iniciar uma grande festa. Observe cuidadosamente a sua entrada e certifique-se de limitar a sua entrada a menos do que o anfitrião e muito, muito menos do que o limite legal.

Como a empresa anfitriã, você certamente tem uma quantidade de responsabilidade para qualquer convidado que se entrega no evento. Esteja atento aos funcionários ou convidados que possam ter se excedido. Embora possa ser uma conversa difícil, é melhor manter os convidados a salvo do que deixá-los sair sob a influência. Se o evento for realizado com um provedor externo, talvez o gerente dessa preocupação tenha uma maneira de lidar com clientes embriagados. Peça ajuda. Nunca se ofereça para levar mais ninguém para casa, a menos que esteja completamente sóbrio. Como convidado ou anfitrião, é muito mais sensato contratar transporte de terceiros.

Eventos internos

Alguns eventos são apenas para o pessoal da empresa ou para o pessoal da empresa e alguns indivíduos selecionados com um relacionamento próximo com a empresa. Tal como os eventos externos, estes podem ter lugar em eventos desportivos, no teatro ou em outros locais externos. Mesmo quando a empresa diz que você é convidado como uma apreciação pelos seus esforços, isso não significa que você deve exagerar em qualquer parte do evento. Este continua a ser um evento de trabalho profissional. Nesses eventos, é sua responsabilidade conhecer e cumprimentar os outros que foram convidados. Tente se ramificar e se envolver com pessoas que não são seus amigos de trabalho habituais. Com eventos realmente grandes, cartões de visita podem ser úteis para ter.

Conversação

Conversação em eventos internos é semelhante a conversas em eventos externos. Não está exclusivamente relacionada a negócios. No entanto, é preciso ter cuidado para não se tornar excessivamente pessoal. O ambiente social ajuda a estabelecer uma relação pessoal, mas continua a ser uma relação profissional. Tenha a sua parte na criação de conversas interessantes e ajude-os a seguir em frente. Use iniciadores de conversas similares como recomendado acima.

Engage igualmente com aqueles que você gosta, bem como com os seus colegas de trabalho menos preferidos. Você pode visitar colegas de trabalho próximos no escritório.

Introduções

Em algumas grandes empresas, nem todos se conhecem uns aos outros. Aproveite esta oportunidade para conhecer novos colegas. Participe das apresentações como discutido acima.

Se os eventos sociais internos ou externos podem nos fazer sentir sozinhos em uma multidão. Procure indivíduos que pareçam perdidos ou isolados e convide-os para as actividades. Se você estiver se sentindo perdido ou isolado, encontre um grupo de discussão para entrar.

O Básico

O Básico discutido acima aplica-se igualmente aos eventos sociais internos. Uma palavra de precaução diz respeito ao álcool e à maconha (quando legal). Pode ser tentador sentir que é bom beber um pouco mais ou fumar um pouco mais, uma vez que a organização interna é “familiar”. Não é correto ceder excessivamente em qualquer evento da empresa. Este continua sendo um encontro profissional. A sua carreira tem precedência. Adicionalmente, a sua empresa pode ter responsabilidade legal pelos seus convidados.