Você iniciou seu pequeno negócio para ter lucro. Agora que você tem, você pode querer expandir ainda mais a sua operação. Em 2017, 40% das pequenas empresas disseram que melhorar a experiência e retenção de clientes era a sua melhor estratégia para aumentar o crescimento da receita. Embora possa parecer surpreendente, o processo certo de contas a receber pode fazer ambos.

O que é o processo de contas a receber

Você provavelmente já emprestou dinheiro a um amigo antes como um “Eu lhe devo” (IOU). Nos negócios, isto é essencialmente o que são as contas a receber. São dinheiro devido ao seu negócio que os clientes já gastaram, em crédito.

A maior parte do tempo estas transacções IOU correm sem problemas mas, sem os passos certos no processo de contas a receber (processo AR), podem ficar confusas rapidamente.

Aqui estão os passos no processo de contas a receber que podem ajudar o seu negócio a ter sucesso:

Passos no processo de contas a receber

Estabelecer práticas de crédito como parte do seu processo de RA

Aprorrogar o crédito é arriscado. Para ajudar a garantir que você tenha a maior chance de ser pago de volta, você vai querer estabelecer um sistema de verificação de crédito como parte do seu processo de contas a receber. Isso permitirá que você examine o crédito de cada cliente antes que ele tome emprestado de você. Você pode então eliminar os clientes que provavelmente não lhe pagarão o pacote. É tão simples como não oferecer crédito a clientes com crédito ruim, e é uma parte crítica de um processo de AR que funciona sem problemas.

Para estabelecer com sucesso seus termos de crédito, você precisará completar algumas tarefas. Algumas das primeiras etapas do processo de contas a receber incluem:

• Decidindo sobre o montante de crédito que você quer estender a cada cliente
• Selecionar o período de tempo de pagamento para seus clientes
• Decidindo se você quer oferecer descontos de pagamento antecipado e quais seriam essas condições be
• Picking a penalty for late payments that you receive from customers
• Identificando quaisquer outras condições específicas do seu pequeno negócio que você queira incluir

Após você ter estabelecido as suas condições básicas de crédito, que também vais querer considerar:

• Há quanto tempo o seu cliente está no seu negócio. Você pode querer oferecer aos novos clientes prazos mais curtos para pagamento e oferecer aos clientes mais antigos prazos mais longos. Recompensar os clientes que ficaram ao seu lado com prazos de pagamento mais longos pode aumentar ainda mais a fidelidade à marca.
• O histórico de pagamento dos seus clientes. Para os clientes que sempre pagaram a tempo, você pode querer ser mais flexível. Por exemplo, digamos que um cliente – que sempre pagou a tempo – solicita prazos de pagamento mais longos. Como eles nunca falharam um pagamento, você pode querer considerar o pedido deles.
• Os seus concorrentes. Se os concorrentes da sua indústria estão a enviar facturas que são devidas dentro de 20 dias, então você pode querer fazer o mesmo. Ou, se você puder pagar, considere oferecer um período de tempo maior para que os clientes paguem. Isto pode dar-lhe uma vantagem competitiva.
• O seu fluxo de caixa. Em certos casos, a redução dos seus termos permitir-lhe-á recuperar o dinheiro mais rapidamente. Isto pode ajudar a aumentar seu fluxo de caixa.

Embora estas considerações possam soar bem, outra pergunta pode estar queimando na parte de trás de sua mente: Como verificar o crédito do seu cliente?

Seguir estes passos para verificar a pontuação de crédito do seu cliente:

>

1. Abrir uma autorização assinada pelo seu cliente para executar uma verificação de crédito.
2. Abrir que tem o nome legal completo, data de nascimento e número de Segurança Social.
3. Utilize Equifax, Experian e TransUnion para enviar formulários de solicitação on-line.

Facturação de Clientes e o Processo de Negócios de Contas a Receber

Como você lida com as suas facturas pode ajudar ou inibir o seu processo de contas a receber, e tudo se resume à comunicação. A comunicação é a chave em qualquer relacionamento. Isto inclui a relação que você tem com os seus clientes. A sua factura serve como a principal plataforma de comunicação entre si e o seu cliente. Esta factura comunica as suas necessidades de transacção directamente a eles. Dito isto, tenha em mente que sua fatura não é um documento legal.

Como parte de seu processo AR, cada fatura que você produz deve descrever seus produtos ou serviços vendidos. Você também deve incluir o custo desses produtos ou serviços, assim como a data de vencimento do pagamento. Depois de ter estes componentes, você vai querer continuar melhorando suas faturas até:

• Assegurando que suas informações sejam o mais claras possível. Pretende evitar a confusão de palavras ou linguagem.
• Certificando-se de que a sua informação está completa. Verifique duas vezes se não esqueceu partes importantes da factura.
• Certificando-se de que não tem termos de pagamento pouco claros. Preste atenção às suas condições de pagamento na sua factura. Qualquer confusão sobre isto pode fazer com que os clientes se aproximem com perguntas. Quanto mais isso acontecer, mais atrasos nos pagamentos você receberá.
• Usando o tipo certo de numeração. Estabelecer um sistema de numeração de facturas é essencial. Você quer ser capaz de rastrear suas faturas facilmente. Cada fatura deve ter um número único para permitir um rastreamento e identificação mais fácil.
• Revisar suas faturas com freqüência. Verifique sempre as suas facturas para problemas com a gramática ou cálculos. A precisão é uma obrigação.
• Assegurando-se de que você acompanha. Você quer ter certeza de que você faz o acompanhamento no momento certo. Você não precisa assediar seus clientes, mas se eles se atrasarem no pagamento, não tenha medo de enviar um acompanhamento ou fazer uma chamada.
• Usar software para faturamento ou faturamento online. O software pode ajudá-lo a fazer facturas consistentes e precisas para cada transacção. Por exemplo, o QuickBooks pode ajudá-lo a facilitar a facturação.

Tracking Accounts Receivable

Você não deixaria um cliente sair do seu pequeno negócio sem pagar, certo? Perder o rasto das suas contas a receber é essencialmente isso. Você está perdendo pagamentos.

Como o termo “contas a receber” sugere, ficar em cima das suas contas a receber é uma parte importante do processo de negócios de contas a receber. Para faturas que ainda não foram pagas, você vai querer preencher um livro de contabilidade de contas a receber. Esta é uma lista de facturas que são devidas com um montante total na parte inferior. O total deve estar de acordo com o total das contas a receber reportadas no seu balanço.

Você também pode usar um software para manter o controle das suas contas a receber. Por exemplo, o QuickBooks tem a opção de produzir relatórios de envelhecimento. Estes relatórios mostram-lhe quando uma factura está atrasada e quanto é o pagamento. Há também uma variedade de outras aplicações de contabilidade e escrituração contabilística que pode consultar. Algumas populares incluem FreeAgent, Nutcache e Sage Business Cloud Accounting.

Se você não está pronto para investir em aplicações de contabilidade ou contabilidade, você também pode usar certos modelos de rastreamento. Por exemplo, a planilha de rastreamento de faturas do Microsoft Excel é uma boa opção.

Contabilidade para Contas a Receber

As suas contas a receber são componentes essenciais para as suas demonstrações financeiras. Isto significa que você precisará registrá-los e contabilizá-los corretamente no seu processo de contas a receber. . Para isso, você vai querer ter certeza de documentar suas contas a receber através de suas faturas – que devem descrever os bens ou serviços que você forneceu ao cliente, o valor que lhe é devido e quando esse valor precisa ser pago.

Existem dois métodos de contabilidade a serem considerados na contabilização de suas contas a receber. São eles:

1. Contabilidade com base na caixa. Neste tipo de contabilidade, a sua receita é considerada receita quando o dinheiro é recebido. Suas despesas são consideradas despesas quando você paga por elas. Para a contabilidade baseada em caixa, você rastreia suas contas a receber separadamente da receita. Sua receita não é registrada até que o dinheiro seja recebido.
2. Contabilidade de base de caixa. Neste tipo de contabilidade, a sua receita é considerada receita quando a venda é feita. Da mesma forma, suas despesas são consideradas despesas quando um custo é incorrido. Suas contas a receber são registradas sob este sistema. Há um risco que o cliente pode não lhe pagar. Se eles não pagarem, mais tarde você pode cobrar essas perdas em despesas.

A Evolução do Processo de Contas a Receber

As suas contas a receber podem ser documentadas à mão em modelos ou outros métodos preferidos. Você precisará criar manualmente bens ou serviços que você forneceu ao cliente, o valor que lhe é devido, e quando esse valor precisa ser

• Cada fatura
• Cada ordem de venda
• Cada confirmação do cliente
• Todos os documentos de expedição

Quantos mais clientes você ganhar, mais desorganizado isto pode se tornar. Esta desorganização pode então perturbar a receita global da sua pequena empresa. Quando a sua receita é interrompida, o crescimento da sua pequena empresa pode ser prejudicado.

Em vez de seguir esta rota manual para o seu processo de contas a receber, você pode querer considerar o uso de programas de contabilidade. Você pode mudar gradualmente para esses programas, ou pode implementá-los imediatamente.

Outras ferramentas que você pode usar incluem:

• Wave. Este é um programa de contabilidade baseado em nuvem que foi projetado para empreiteiros e empresas com menos de 10 funcionários. Wave é compatível com os sistemas operacionais Mac, Windows e Linux.
• Invoice Ninja. Este é um programa de contabilidade concebido para freelancers e empresários online. Ele é 100% gratuito e hospedado na nuvem, por isso pode ser acessado em qualquer lugar.
• FreshBooks. Este é um programa de contabilidade que é usado em 120 países por mais de 500.000 usuários. Tenha em mente que este programa não é gratuito, mas você pode se familiarizar com um teste de 30 dias.
• Zoho Books. Este é um software de contabilidade baseado em nuvem que se concentra na facturação, e é óptimo para pequenas empresas. É especialmente útil para pequenas empresas que pertencem e são operadas por uma pessoa.
• Xero. Este software de contabilidade pode ajudá-lo com a facturação e o seguimento. Ele também faz folha de pagamento, conexões bancárias, reconciliação bancária, e mais.

Optimizar o processo de contas a receber

O processo de contas a receber ajuda a manter o seu pequeno negócio funcionando eficientemente. Entretanto, você vai querer otimizá-lo periodicamente para mantê-lo em dia.

Para otimizar com sucesso seu processo de contas a receber, você vai querer identificar o que está funcionando e o que não está. A partir daí, você pode fazer ajustes que oferecem soluções para qualquer problema identificado. Isto irá ajudá-lo a poupar dinheiro e evitar perdas. Também o ajudará a reduzir a dívida e aumentar o crescimento ao longo do tempo.

Para optimizar o seu processo AR, considere estes passos:

1. Discuta antecipadamente os termos de pagamento com cada cliente.
2. Utilize pagamentos electrónicos no início do processo.
3. Mantenha os dados dos seus clientes exactos e actualizados.
4. Procure sempre formas de melhorar e melhorar o seu processo de cobrança. Uma maneira de fazer isso é usando a cobrança eletrônica.

Are seus clientes motivados a pagar mais rápido?

Motivar seus clientes a pagar seu negócio é um dos passos mais importantes do processo de contas a receber. Os seus clientes têm muitas contas a pagar. Fornecer-lhes um pouco de motivação para pagar a sua factura mais rapidamente não vai fazer mal.

Aqui estão algumas dicas para motivar os seus clientes a pagar mais rapidamente:

• Adicionar uma taxa de atraso. O risco de uma taxa de atraso encoraja seus clientes a pagar o mais rápido possível e não correr o risco de perder a data de vencimento.
• Ofereça recompensas por pagar mais cedo. Estes são frequentemente abordados directamente na factura. Por exemplo, se você estiver oferecendo um desconto de 2% por pagar em 20 dias ao invés de 30, você escreveria “2/20 líquido 30”
• Usar políticas de crédito. Você pode colocar em vigor políticas que proíbam receber uma encomenda de um cliente se este tiver excedido o seu limite de crédito. Você também pode colocar em vigor uma política que proíbe o envio de itens se um cliente tiver qualquer fatura vencida. Essas políticas podem encorajar os clientes a se manterem atualizados sobre seus pagamentos.

Como cobrar contas a receber mais rapidamente

As empresas, especialmente pequenas empresas como a sua, estão sempre mudando e evoluindo para se adequar ao mercado delas. Isto significa que mesmo que o seu processo de contas a receber esteja a decorrer sem problemas neste momento, existem provavelmente formas de o melhorar.

Algumas formas de melhorar a peça de cobrança do seu processo de contas a receber incluem:

• O uso de software. Diferentes softwares de contabilidade podem gerar relatórios de envelhecimento de contas a receber. Estes permitem que você veja o status de pagamento de cada cliente. Seu software de contabilidade também irá alertá-lo se as faturas estiverem vencidas.
• Enviando suas faturas imediatamente. Você não quer perder tempo a enviar as facturas aos seus clientes. Quanto mais cedo eles receberem a factura, mais rapidamente poderão receber o pagamento.
• Acompanhamento dos pagamentos. Você não precisa de maltratar os seus clientes, mas se eles estiverem atrasados, um acompanhamento pode estar em ordem.
• Usando pagamentos electrónicos. Configurando esses pagamentos antecipadamente pode criar um sistema de pagamento mais eficiente. Quanto mais fácil for para os clientes pagarem-lhe, mais rápido eles os enviarão. Opções de pagamento eletrônico incluem PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay, e mais.
• Considerando planos de pagamento. Estas podem ser uma boa opção para clientes que estão atrasados no pagamento do que devem.
• Contratando um advogado de cobrança. Se os atrasos nos pagamentos estão se tornando comuns para o seu pequeno negócio, considere a contratação de um advogado de cobrança. Estes advogados podem ajudá-lo a cobrar os pagamentos, tratar da papelada e até representá-lo em tribunal, se necessário.
• Aceitar depósitos adiantados. Esta pode ser uma estratégia útil para ajudar a garantir que o seu pequeno negócio seja pago. Na verdade, a maioria das pequenas empresas de varejo já fazem isso. Por exemplo, quando você compra um item na Amazon ou outra loja online, sua conta é cobrada bem antes de você receber o item.

Ao avaliar seu processo de negócios de contas a receber para lidar com contas a receber, observe atentamente o seu procedimento geral. Tudo o que é necessário são alguns ajustes fáceis para melhorar a eficiência da sua pequena empresa. A partir daí, você pode continuar a otimizar seu processo de contas a receber e incentivar seus clientes a pagar mais rápido. Lembre-se que quanto mais rápido os seus clientes pagarem, mais rápido você poderá cobrar as suas contas a receber. Isto leva a mais crescimento financeiro a longo prazo.