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Há uma coisa que eu não conseguia entender quando comecei a “adultar”: porque algumas pessoas estavam sempre atrasadas para os eventos.

Você sabe do que estou falando…

Se o evento começa às 20h, você precisa dizer a eles para aparecerem às 19h para que cheguem a tempo.

E às vezes o atraso os machuca. Eles chegam atrasados ao trabalho demasiadas vezes e ficam com a reputação de serem irresponsáveis.

Or eles até são despedidos.

Em cima disto, há algumas coisas pelas quais não se pode chegar atrasado, como os voos. É como se você soubesse que pode haver tráfego e que as linhas TSA são longas, porque não sair super cedo?

Vocês sabem que o tempo é meu maior valor.

Não estou tentando chamar ninguém, mas lidar com pessoas atrasadas tem sido uma grande fonte de frustração ultimamente na minha vida.

Então, decidi escrever este artigo para meu próprio bem, para que eu possa entender o que está acontecendo com as pessoas que estão perpetuamente atrasadas. Isto é o meu próprio arranhão tentando entender um pouco mais as pessoas.

Fiz alguma pesquisa, falei com alguns amigos que estão sempre atrasados, e fiz algumas reflexões sobre o assunto.

Cheguei a algumas realizações interessantes.

Este artigo é sobre atraso, mas tenho certeza que você pode aplicar muitos destes princípios aos negócios na forma de gerenciamento de projetos.

The Math of Lateness

Vamos usar o exemplo fictício do John, que está sempre atrasado.

Em nossas cabeças, temos o tempo “médio” que leva para fazer uma atividade. Por exemplo, em nossas cabeças, pensamos que leva 25 minutos para dirigir até o escritório.

O problema é que algumas pessoas não têm uma média precisa na cabeça.

Em média, John leva 25 minutos para dirigir de sua casa até o escritório, mas em sua cabeça, ele pensa que leva apenas 15 minutos.

Então, por que temos esses números incorretos em nossas cabeças?

1. Confundindo a sua média com o seu recorde mais rápido de sempre…

Talvez UM tempo você chegou ao escritório em 15 minutos quando teve que ir trabalhar em um sábado às 9 da manhã. Não havia trânsito, então você chegou lá muito mais rápido que o normal.

Isso foi no melhor cenário.

Agora toda vez que você acha que leva 15 minutos. Na realidade, você só chega lá em 15 minutos como 5% do tempo.

2. Not Sitting Down and Calculating Your Average

A única maneira de capturar o tempo médio é realmente medi-lo. Use a função de cronómetro no seu telefone desde o momento em que sai da sua porta até ao momento em que entra no seu escritório.

Quantas mais vezes o fizer, mais preciso será o seu número.

Tambem precisamos de ter em conta o desvio padrão.

Desvio padrão significa como os números são “espalhados”.

Em média você leva 25 minutos para chegar ao escritório.

Mas na parte baixa, você pode chegar lá em 15 minutos. Na parte alta, você pode levar 35 minutos. Talvez houvesse tráfego naquela manhã.

Quando estou saindo do aeroporto em Bangkok, chego trinta minutos antes do que normalmente chegaria.

Por quê? Porque a linha de vistos deles está sempre com pouco pessoal.

Vai de metro para algum lado? Desculpe, mas pode não chegar a cada cinco minutos como é suposto.

Estas são variáveis que você não pode controlar, mas você ainda tem que levá-las em contexto.

Algumas perguntas para ajudá-lo (especialmente úteis para o planejamento de projetos):

• O que eu não sou responsável por isso? Quais são os meus pontos mortos?
• O que pode correr mal?
• Qual é o efeito dominó? Ou a 1ª ordem, 2ª ordem consequências?

As Pequenas Coisas Adicionadas

Há pequenas coisas que precisas de fazer para te preparares antes de ires realmente a algum lado. A maioria das pessoas não inclui estas coisas nos seus cálculos de quanto tempo algo vai demorar.

Pensa que estes passos utilizam recursos zero.
Alguns exemplos:

• Pôr os sapatos – 1 minuto
• Pôr a roupa – Varia
• Descer o elevador – 1 minuto
• Grabbing your laptop bag – 1 minuto
• Começar o carro e aquecê-lo – 5 minutos

É quase 9 minutos que a maioria das pessoas não contabiliza.

E aqui está o que é uma porcaria: Estas são variáveis que podem facilmente correr mal.

Descer o elevador normalmente demora um minuto, mas e se o elevador não estiver a funcionar?

E se o seu carro estiver com pouco combustível e precisar de o encher? São 10 minutos.

Todos nós tivemos a situação em que não conseguimos encontrar as nossas chaves. Mais 5 minutos.

Eu quero usar esta camisa, mas está enrugada. Preciso de passar 10 minutos a engomar.

Tens o ponto.

Tudo. Vai. Errado.

Precisas de explicar isso.

As pessoas odeiam a sensação de chegar cedo

O meu amigo mencionou uma grande razão para ele estar sempre atrasado: ele sente-se estranho sendo o primeiro a chegar.

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Pau, eu estou sempre atrasado porque odeio a sensação de ser o primeiro a chegar. Se eu estou lá primeiro e ninguém mais está, sinto que poderia ter feito algo mais com o meu tempo. Além disso, é apenas uma sensação estranha estar num restaurante sozinho. Acho que é a minha maneira de não lidar com a ansiedade social de estar sozinha. Só mais uma coisa. Sinto que se estou lá sozinha cedo, e depois vem todo o grupo de 10 pessoas, parece que estão me julgando como se eu tivesse muito tempo nas minhas mãos.

Eu posso me relacionar com isso. Eu costumava ter medo de ir ao cinema sozinho ou comer sozinho em um restaurante. Este gajo deve ser um falhado porque não consegue encontrar ninguém com quem fazer actividades!

Deves sentir-te assim antes?

Só há uma coisa que podes fazer, e que é não te importares com o que outra pessoa pensa.

Aqui está a verdade: ninguém se importa. Todos estão ocupados com as suas vidas e os seus próprios pensamentos. Ninguém está a prestar atenção. Está tudo na tua cabeça.

Cultura

Há dois anos atrás, a minha namorada devia ter ido à praia com a família.

Eram 3 da tarde, e eu a avistei para ver uma vista para a praia. Em vez disso, vi uma sala caótica.

A sua família ainda estava se preparando para a praia. Deviam sair às 9 da manhã…como não estavam prontos seis horas depois?

Não conseguia entender.

Acabaram por passar um dia inteiro a preparar-se, só para passar uma hora na praia! Isso foi a coisa mais ineficiente que já vi na minha vida.

Por que não embalar a noite anterior para poderem passar mais tempo na praia?

Isto resume-se a valores e perspectivas.

A minha namorada explicou-me que se trata da sensação de controlo.

Quando estás no trabalho, tens de seguir o horário de outra pessoa. Você tem que aparecer para trabalhar em uma determinada hora. Você só pode almoçar a uma determinada hora.

Mas se for fim de semana, você pode querer sentir que tem mais controle sobre seu próprio tempo.

Para algumas pessoas, ficar muito perto de um calendário ou de um horário parece que você está desistindo do controle em sua vida.

Para mim, é o oposto completo.

Cingir-se a um horário e planejar com antecedência significa que eu estou usando meu tempo da maneira mais eficiente possível. O tempo que poupo de ser disciplinado dá-me a liberdade de jogar videojogos ou de ir para o ginásio sem culpa. Isso é controle para mim.

Após conhecer mais ela e sua família, percebi que algumas culturas só têm um ponto de vista diferente no tempo.

Em algumas culturas, é desrespeitoso aparecer tarde. Em outras culturas, é completamente aceitável aparecer algumas horas atrasado.

Dizer que vamos nos encontrar às 15h é mais uma sugestão do que a hora em que você deveria se encontrar.

Eu já posso sentir minha agitação se alguma vez formos juntos em uma viagem em família.

Lidando com o atraso

Então como você lida com pessoas que tendem a se atrasar?

Você pode estabelecer padrões na comunicação:

“Ei X, apenas confirmando que ainda estamos prontos para o café às 15h de hoje. Só para que saibas, vou lá estar por volta das 15h exactamente. Queria avisar-te porque tenho outra reunião às 16:00. Avisa-me se algo mudar ou se estiveres atrasado, obrigado. Estou ansioso por te ver!”

Próximo, gosto de viajar com um conjunto de auscultadores. Se eu estiver sentado lá por 15 minutos, posso pelo menos ouvir um audiolivro e ser produtivo.

E finalmente, estou aprendendo apenas a ir com o fluxo mais. Aprecio um pouco mais de espontaneidade.

Aletura não é intencionalmente desrespeitosa

Alguns anos atrás, se alguém se atrasasse, eu assumiria que era intencional e que estava sendo desrespeitoso.

Acima do tempo, eu coloquei muito trabalho para entender mais as pessoas. A maioria das pessoas não tem a intenção de perturbá-lo – há apenas muitos fatores abaixo que contribuem para o comportamento.

Você deveria tentar ser pontual? Sim, quando possível. Eu acho que é a melhor maneira de usar o seu tempo. Mas também entendo que há outros fatores que contribuem para isso.

Agora, se me dão licença, meu calendário diz que é hora da minha próxima tarefa. 😉

Fatured Image by rangizzz