O Serviço de Alimentação e Nutrição (FNS) do USDA administra o programa através de doações em auxílio aos estados. O programa é administrado dentro da maioria dos estados por sua agência educacional designada, como o Departamento de Saúde de Nova York. Em certos estados, o programa é administrado por uma agência alternativa, tal como o Departamento de Saúde, família e/ou serviços sociais do estado. A critério do governador do estado, diferentes agências podem administrar os componentes de creche e creche de adultos do programa, como o Wildwood C.A.C.F.P no Colorado. No estado da Virgínia, o programa é administrado diretamente pelo Food and Nutrition Service Mid-Atlantic Regional Office (MARO).

Assistência federal real fornecida aos estados e suas agências designadas estão na forma de reembolso em dinheiro pelas refeições servidas, e qualquer outra doação pelo USDA para fornecer tais refeições. Os fundos do programa são fornecidos aos estados através de cartas de crédito emitidas sob o Sistema de Gestão Financeira da Agência FNS. Os estados, por sua vez, utilizam os fundos para reembolsar as instituições pelos custos das operações reais (por exemplo, fornecimento de refeições), bem como para apoiar as despesas administrativas do estado. Geralmente, o pedido de reembolso do Estado ao USDA é calculado determinando-se primeiro o número de refeições servidas (por categoria e tipo) e multiplicando-se o valor do serviço por uma taxa de pagamento por unidade, também conhecida como a “taxa de reembolso”. O “tipo” de refeição refere-se ao tipo de serviço de refeições para o qual a instituição busca reembolso, como cafés da manhã, almoços, lanches, suplementos e jantares servidos. A “categoria” refere-se ao tipo de necessidade econômica da criança ou adulto a quem uma refeição é servida, que pode ser categorizada como refeições “pagas”, “de preço reduzido” ou “grátis”.

Centros de creche, creche para adultos e fora do horário escolar podem cobrar uma única taxa para cobrir mensalidades, refeições e todos os outros serviços de creche para recuperar certos custos; no entanto, a grande maioria desses centros opera programas sem preço (grátis). No entanto, todas as instituições devem determinar a elegibilidade de crianças e adultos matriculados nesses centros (por exemplo, de baixa renda, deficientes mentais ou físicos, etc.) para refeições gratuitas ou a preço reduzido, porque tais determinações de elegibilidade afetam as taxas de reembolso das refeições servidas aos participantes. Crianças desabrigadas que residem em um abrigo de sem-teto participante são consideradas categoricamente elegíveis para as refeições servidas por esse abrigo. Programas de risco pós-escolar, abrigos de emergência e creches familiares são proibidos de cobrar separadamente pelas refeições.