A maior parte do tempo a diferença entre os termos Custo e Despesa é ignorada e são utilizados de forma intercambiável. Entretanto, a diferença é significativa do ponto de vista contábil e sendo um contador, é bom se mantivermos esses dois termos separados para causar menor confusão e comunicação mais clara de informações financeiras.
Custo pode ser definido como o valor monetário da utilidade (ou benefício) que ainda deve ser derivado dos recursos usados pela empresa para obter receitas.
Em palavras simples, é o benefício que esperamos ter no futuro do(s) ativo(s), usando esse(s) ativo(s) para fins comerciais ou vendendo esse ativo em uma transação de venda de armas.
Despesa pode ser definida como o valor monetário da utilidade que já expirou por causa do uso dos recursos em atividades comerciais direcionadas à geração de renda.
Em palavras simples, é o valor monetário do benefício usado no(s) ativo(s). Assim, basicamente é a consideração que temos pago na geração de renda.
Alguns estudantes ainda podem estar confusos sobre a relação de custo e despesa. Vamos entender isso com um exemplo.
Uma empresa comprou uma última peça de maquinaria no valor de 100.000. Espera-se que ela seja útil para os próximos cinco anos e será usada para processar matéria-prima em produtos acabados.
O valor do ativo no exemplo é 100.000 que é basicamente a representação monetária da utilidade total que ela tem, ou seja, contamos o benefício total que ela pode nos proporcionar em forma de dinheiro e este é o valor total dos benefícios que estamos esperando recuperar nos próximos cinco anos. Agora, se usarmos este ativo, então a cada ano o valor de 20.000 (100.000 / 5) de utilidade irá expirar e ao final do primeiro ano de uso deixaremos com apenas 80.000 da utilidade total no ativo.
Então, basicamente Despesas é o valor do custo que expirou e Custo é o valor da despesa que ainda não expirou.
Devido ao mesmo motivo, iremos reportar apenas 80.000 no Demonstrativo da Posição Financeira (Balanço), pois este é o benefício no ativo que nos resta para os próximos quatro anos. E 20.000 serão transferidos para a Demonstração de Resultados como uma despesa a ser comparada com as receitas geradas pela organização para calcular as receitas reais obtidas.
Da discussão acima podemos entender como é importante fazer a comparação custo versus despesa, uma vez que os custos são reportados na Demonstração de Resultados como o valor dos ativos, enquanto as despesas são reportadas na Demonstração de Resultados. E entendemos que estes termos têm suas implicações contábeis e diferenças nos tratamentos contábeis.