Editor’s Note: Se a sua declaração de impostos ainda estiver enterrada sob uma pilha de papéis ao lado do seu computador, provavelmente é hora de fazer um pouco de organização. Para ajudar, vamos compartilhar quanto tempo para manter a declaração de impostos.

Se você é como a maioria dos americanos, o papel se acumula em casa. Você pode ter pilhas sobre pilhas de jornais antigos, extratos de cartão de crédito, impressões aleatórias e até cópias de seus registros fiscais.

Então, o que pode ficar e o que deve ir? Se você está se perguntando por quanto tempo deve manter registros de impostos, a resposta é bem clara.

Quanto tempo devo manter as declarações de impostos

Na maioria dos casos, você deve planejar manter as declarações de impostos junto com quaisquer documentos de apoio por um período de pelo menos três anos após a data de arquivamento ou a data de vencimento da sua declaração de impostos, o que for mais tarde.

Que registros de impostos devo manter?

Você deve manter todas as declarações de impostos e formulários de apoio. Isto inclui W-2s, 1099s, rastreamento de despesas, registros de milhas, registros de suporte a deduções detalhadas e outros documentos.

Por que é importante manter a declaração de impostos por três anos?

Precisamos de responder “por quanto tempo você mantém os registros de impostos” ainda? Se não, aqui estão mais informações sobre a importância de manter declarações de impostos por três anos…

A manutenção de declarações de impostos pelo período de três anos está vinculada ao estatuto de limitações do IRS. De acordo com a lei, se você não apresentar um pedido de reembolso ao qual tem direito, geralmente tem o último de três anos a partir da data em que apresentou a declaração original ou dois anos a partir da data em que pagou o imposto, para apresentar o pedido. Da mesma forma, a Receita Federal geralmente tem apenas três anos a partir da data da declaração ou da data de vencimento da declaração (o que for mais tarde) para avaliar um imposto adicional.

Exceções à regra de registro de imposto?

Em alguns casos, você pode precisar pendurar em seus registros por mais de três anos. Por exemplo, você deve planejar manter formulários de impostos para contas de aposentadoria como IRAs até sete anos depois que a conta for completamente liquidada. Se você apresentar uma reclamação por perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas ruins, você deve manter os registros por sete anos. Além disso, se você amortizar, depreciar ou comprar ou vender propriedade, você deve manter registros de propriedade até que o estatuto de limitações expire para o ano em que você dispõe da propriedade. Lembre-se, a propriedade não é apenas terra ou edifícios; inclui estoque, equipamento de escritório e outros bens.

Também é importante notar que em alguns casos o estatuto de limitações é superior a três anos. Por exemplo, se você omitir mais de 25% do seu rendimento bruto da sua declaração, o IRS tem seis anos, em vez de três, para avaliar um imposto adicional. Além disso, se você apresentar uma declaração fraudulenta ou não apresentar nenhuma (também não recomendamos), a prescrição nunca expira.

Quando se livrar dos documentos fiscais?

Antes de ficar demasiado excitado e deitar fora as suas antigas declarações, verifique para ter a certeza que não precisa de as guardar para outros fins. Por exemplo, certos credores e até algumas companhias de seguros podem exigir que você mantenha os registros por mais tempo do que o IRS. Se você decidir se livrar de documentos fiscais, certifique-se de rasgá-los. As declarações fiscais contêm informações sensíveis que os ladrões de identidade adoram.

Qual é a melhor maneira de armazenar documentos?

A melhor maneira de armazenar cópias impressas de documentos fiscais é em um cofre à prova de fogo. Junto com seus registros fiscais você pode manter outros documentos importantes como a escritura da sua casa, informações sobre hipotecas e seguros, seus documentos de vontade ou de confiança, e senhas de contas bancárias e de corretagem. Também é uma boa idéia dizer a outra pessoa onde você guarda a chave do cofre (por exemplo, um cônjuge ou outro membro da família de confiança). Desta forma, se surgir uma emergência, essa pessoa saberá como aceder a quaisquer documentos de que possa necessitar para manter os seus assuntos em ordem.

Finalmente, se planeia manter os seus registos durante muito tempo mas também não quer que a sua casa fique cheia de papel, considere digitalizar os seus documentos e manter um backup dos ficheiros num disco rígido encriptado ou na nuvem. O IRS aceita cópias digitais de documentos, desde que sejam legíveis. Este método ocupa muito menos espaço e é mais fácil de organizar do que uma pilha de papéis.

Ajuda está a caminho

No início deste post você estava a pensar quanto tempo deveria manter as declarações de impostos – e esperançosamente encontrou a resposta.

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