Continuamos nosso curso de treinamento SAP MM e este tutorial fornecerá uma introdução e uma visão geral detalhada de um dos processos mais fundamentais em compras e no módulo SAP MM: Processo SAP Procure to Pay. Este processo também é conhecido como Processo de Suprimento Externo.

SAP Procure to Pay processo é necessário quando precisamos comprar materiais/serviços de um fornecedor externo para a nossa empresa. Esse processo inclui todas as tarefas empresariais que começam com uma requisição de compra (PR) e terminam com o pagamento ao fornecedor.

Os eventos que determinam o início desse processo estão relacionados a:

• Planeamento de necessidades de material (MRP) da Administração de depósitos para garantir estoque mínimo de material e quantidades de ferramentas no depósito.
• Materiais de Manutenção, ferramentas, recursos externos, serviços planejados para suprir todos os recursos necessários para administrar a Manutenção de forma adequada.
• Outras necessidades de suprimento provenientes de departamentos de uma empresa.

Para iniciar o processo, é necessário criar uma Requisição de Compra (PR), um documento que permita às pessoas que trabalham em vários departamentos de uma empresa especificar as mercadorias ou recursos que devem ser comprados. O processo termina quando o pagamento ao fornecedor é registrado. Aqui está uma síntese gráfica do processo de suprimento externo no SAP:

Visão geral do processo de Procure to Pay SAP

O Departamento de Compras pode satisfazer as necessidades de compras de outros departamentos de uma empresa emitindo:

• Um Pedido de Compra: neste caso é necessário primeiro um processo de RFQ (Request for Quotation).
• Um Contrato Aberto: neste caso, além do processo de RFQ, a tarefa de compras é finalizada por meio do Pedido referido ao Contrato Aberto.

O processo de RFQ é sempre executado pelo Departamento de Suprimentos antes da emissão de um contrato. Normalmente o objetivo final desta fase é selecionar um fornecedor entre vários deles, em relação às mercadorias ou serviços a serem adquiridos.

A Entrada de mercadorias permite que o depósito do departamento que pediu compras certifique a quantidade recebida de mercadorias, enquanto um Registro de serviços permite que certifiquem a aceitação dos serviços. Ambas as tarefas são executadas apenas em relação a um Pedido/Contrato de solicitação sobre contrato.

O seguinte subprocesso, cujo nome é Manuseio de faturas, contém as tarefas para corresponder a fatura à Solicitação sobre contrato ou ao Pedido. Ele também contém as tarefas necessárias para verificar os dados da fatura em relação aos dados da solicitação sobre contrato ou do pedido, tais como quantidade e valores por cada posição.

A última tarefa está relacionada ao registro do pagamento de um fornecedor.

Transações no processo SAP Procure to Pay

O processo SAP Procure to Pay utiliza as seguintes transações e documentos no SAP ERP.

Requisição de compra

Requisição de compra é um documento interno que é emitido/criado sempre que as mercadorias (estoque/não estoque) e/ou serviços são necessários. Vários tipos de documentos estarão disponíveis para serem usados. O sistema SAP verifica automaticamente vários parâmetros como disponibilidade de orçamento e requer um workflow de aprovação para a requisição baseado principalmente no seu valor e delegação interna de autoridades, bem como outros parâmetros técnicos (como categoria de item ou grupo de compras). A requisição criada no sistema também pode ser revista se necessário.

Como chamar essa transação

• Código de Transação SAP: ME51N

>

• Menu: Logística -> Gestão de Materiais -> Compras ->Requisição de Compra -> Criar

>

>

>

Pedido de Cotação (RFQ)

RFQ é necessário quando você não conhece o seu fornecedor e precisa de cotações de vários fornecedores para um material/serviço. É o conjunto completo do processo que é acionado após o recebimento de uma requisição de compra. As partidas individuais da requisição podem ser agrupadas no mesmo processo de solicitação de cotação. Uma vez recebidas as cotações dos fornecedores, o usuário atualiza os registros no sistema SAP, modificando o documento de solicitação de cotação para uma Cotação.

Como chamar essa transação

• Código de transação SAP: ME41

>

• Menu: Logística -> Gestão de Materiais -> Compras -> RFQ/Quotação -> Pedido de Cotação -> Criar

Abrir Contrato

Abrir Contrato é um acordo geral com o fornecedor para um determinado período de validade com a lista de preços acordada. Com referência ao mesmo contrato, várias solicitações sobre contrato podem ser geradas até que ele expire ou o valor pendente esteja disponível.

Como chamar essa transação

• Código de Transação SAP: ME31K

>

• Menu: Logística -> Gestão de Materiais -> Compras -> Contrato de Esboço -> Contrato -> Criar

>

Ordem de compra

Ordem de compra é um documento oficial acordado entre o cliente e o fornecedor para a intenção do cliente de comprar ou receber um/múltiplos materiais com preços acordados, prazos de entrega/datas de entrega, quantidades e especificações. O compromisso de orçamento é criado automaticamente. Tolerâncias para mercadorias e serviços não planejados podem ser previstas.

Como chamar esta transação

• Código de Transação SAP: ME21N

>

• Menu: Logística -> Gestão de Materiais -> Compras -> Pedido de Compra -> Criar -> ME21N – Fornecedor/Fornecedor Conhecido

Contrato de Ordem de Lançamento

Contrato de Ordem de Lançamento é um documento oficial acordado entre o cliente e o fornecedor sobre a intenção do cliente de comprar ou receber um/múltiplos materiais com preços acordados, prazos de entrega/datas de entrega, quantidades e especificações e é criado com referência a um Contrato Aberto. O compromisso de orçamento é criado automaticamente. Tolerâncias para mercadorias e serviços não planejados podem ser previstas.

Como chamar esta transação

• Código de Transação SAP: ME21N

>

• Menu: Logística -> Gestão de Materiais -> Compras -> Pedido de Compra ->Criar ME21N – Fornecedor/Centro fornecedor conhecido

Goods Receipt

Goods Receipt é a etapa do ciclo de aprovisionamento em que os bens efectivamente encomendados através de um Pedido/Contrato de Liberação são recebidos pela empresa e é verificada a qualidade / quantidade necessária. Se a qualidade da mercadoria atender aos critérios necessários, uma transação de Entrada de mercadorias é lançada no sistema SAP com referência ao Pedido / Solicitação sobre contrato. Esta transação tem duplo efeito de modificar a quantidade em estoque (para materiais entrados) e, ao mesmo tempo, a entrada no módulo financeiro também é passada para o débito do estoque contra as contas a pagar ao fornecedor.

Como chamar esta transação

• Código de transação SAP: MIGO

>

• Menu: Logística -9883> Gestão de materiais -9883> Gestão de estoques -9883> Movimento de mercadorias -9883> MIGO

Entrada de serviço

Entrada de serviço certifica que os serviços solicitados do Pedido/Contrato de solicitação de remessa foram realmente entregues/entregues. Uma confirmação com os parâmetros necessários é entrada na folha de registro de serviços que é então roteada através de um workflow para os níveis necessários para confirmação e aprovação final.

Como chamar esta transação

• Código de transação SAP: ML81N

>

• Menu: Logística -> Gestão de materiais -> Folha de registro de serviços -> ML81N Manter

>

Manuseio de faturas

O processo é acionado sempre que uma fatura de fornecedor recebida para as compras deve ser inserida no sistema SAP. A fatura entrada inicialmente é considerada como estando no status “Estacionada”, o que significa que nenhuma entrada financeira ou lançamento foi feito e os detalhes da fatura existem no sistema para manutenção de registros e outras aprovações. Nesta etapa, uma “verificação de 3 vias” no sistema SAP standard é acionada, na qual a fatura recebida é verificada automaticamente em relação ao pedido de referência e ao documento de entrada de mercadorias para a precisão do preço/quantidade. Qualquer discrepância observada aqui pode ser ajustada para desvios e montantes contestados. A fatura pode ser colocada em um status de bloqueio para pagamento. Assim que a fatura for aprovada através do workflow definido no sistema SAP, a fatura pode ser realmente lançada. Geralmente é feita pela pessoa responsável no departamento de Contas a pagar de uma empresa. O processo geralmente sobrepõe-se à funcionalidade conjunta nos módulos MM e FI.

Como chamar esta transação

• Código de Transação SAP: MIRO/MIR7

>

• Menu: Logística -> Gestão de Materiais -> Revisão de Factura Logística -> MIRO/MIR7 Digite a Factura

>

>

>

Pagamento

>

Se a factura for aprovada via workflow, a última etapa do ciclo de compras é o pagamento ao fornecedor. Isto é feito entrando uma transação no sistema SAP chamada “Execução de pagamento automático”, que geralmente é acionada periodicamente com base nas condições de pagamento/datas de vencimento, conforme mencionado no pedido. O resultado da execução do pagamento pode ser um cheque impresso via SAP para os fornecedores pretendidos ou os resultados da execução do pagamento podem ser exportados para sistemas externos para portal bancário online através do qual os pagamentos do fornecedor são transferidos eletronicamente.

–

Deu gostar deste tutorial do SAP MM? Tem alguma pergunta ou comentário? Gostaríamos de ouvir o seu feedback na secção de comentários abaixo. Seria uma grande ajuda para nós, e esperamos que seja algo que possamos abordar para você na melhoria dos nossos tutoriais grátis do SAP MM.