Un nou angajat este întotdeauna un risc. Există îngrijorarea că un nou angajat ar putea să nu se potrivească sau să nu fie atât de calificat pentru locul de muncă pe cât se aștepta. Mai rău, noul angajat ar putea reprezenta un risc semnificativ pentru siguranță sau responsabilitate. O decizie proastă de angajare poate supăra un angajator pentru o perioadă lungă de timp. Faptul de a fi lăsat să curețe mizeria provocată de o singură angajare greșită poate fi deranjant, consumator de timp și costisitor. Și asta ca să nu mai vorbim de timpul și cheltuielile asociate cu găsirea și formarea unui înlocuitor. Verificarea adecvată a unui angajat în avans poate salva un angajator de probleme, timp și cheltuieli semnificative.

Nu există nicio modalitate de a garanta că un candidat va funcționa. Este dificil de determinat dacă un candidat este “cel potrivit” dintr-o cerere, o scrisoare de intenție, un CV și un scurt interviu. Referințele rareori adaugă multe informații, deoarece foștii angajatori confirmă, de obicei, doar datele de angajare, poziția și sarcinile candidatului. Ca urmare, angajatorii folosesc verificările de antecedente înainte de angajare, inclusiv căutările
prin cazierul judiciar, ca o sursă alternativă de informații necesare pentru a examina minuțios candidații.

Verificările de antecedente s-au dovedit a fi o modalitate ușoară și eficientă din punct de vedere al costurilor de a cunoaște candidații, de a preveni problemele înainte ca acestea să apară și de a minimiza riscul asociat cu o nouă angajare. Verificarea antecedentelor poate fi de fapt necesară pentru anumite posturi (de exemplu, avocați, personal școlar și asistente medicale). În plus, unii angajatori efectuează verificări ale antecedentelor angajaților existenți pentru a evalua dacă trebuie să îi păstreze, să îi promoveze sau să îi redistribuie. În consecință, verificarea candidaților și a angajaților a devenit un lucru obișnuit.

Dar faptul că “toată lumea o face” nu justifică efectuarea orbește a verificărilor de antecedente pentru toți candidații la un loc de muncă sau pentru angajații actuali. Există consecințe juridice pentru efectuarea necorespunzătoare a unei verificări a antecedentelor. În consecință, înainte de a efectua o verificare a antecedentelor unui angajat actual sau potențial, ar trebui să vă familiarizați cu legile aplicabile.

Federal FCRA

Angajatorii care efectuează verificări ale antecedentelor angajaților sau potențialilor angajați trebuie să fie atenți la cerințele impuse de Fair Credit Reporting Act (FCRA). Există companii care sunt specializate în
efectuarea verificărilor de antecedente ale angajaților. De obicei, este înțelept să folosiți una dintre aceste companii atunci când aveți nevoie de o verificare a antecedentelor. Acestea au experiență în efectuarea verificărilor de antecedente, pot accesa cu ușurință resursele adecvate de căutare și informare și sunt familiarizate cu informațiile pe care angajatorii ar trebui să le evite. Mai mult, verificările interne ale antecedentelor comportă riscul unor reclamații pentru discriminare.

Cu toate acestea, utilizarea unei persoane sau a unei agenții din afara companiei dvs. aduce în joc cerințele FCRA, care nu se aplică atunci când efectuați o verificare internă a antecedentelor. Cu alte cuvinte, dacă un angajat intern
efectuează verificarea antecedentelor, FCRA nu se aplică.

În mod specific, FCRA se aplică atunci când angajatorii obțin “rapoarte de consum” sau “rapoarte de investigație ale consumatorilor” de la o “agenție de raportare a consumatorilor”. Comisia Federală pentru Comerț (FTC), care este responsabilă de aplicarea
FCRA, interpretează termenul “agenție de raportare a consumatorilor” în sens larg. Potrivit FTC, firmele de avocatură și agențiile de verificare a angajărilor care colectează, adună sau evaluează informații (chiar dacă sunt informații publice)
și apoi le furnizează unui angajator în schimbul unui beneficiu sunt considerate agenții de raportare a consumatorilor.

“Rapoartele consumatorilor” și “rapoartele de investigație ale consumatorilor” includ rapoarte obținute de la o agenție de raportare a consumatorilor cu privire la “caracterul, reputația generală, caracteristicile personale sau modul de viață” al unei persoane.
Acestea ar include rapoarte legate de istoricul de conducere al persoanei,
istoricul de credit, cazierul judiciar și istoricul de angajare. Rețineți că dosarele de serviciu militar sunt în general considerate confidențiale în conformitate cu Legea privind confidențialitatea din 1974 și pot fi divulgate numai în circumstanțe limitate.

Pentru a obține și utiliza în mod corespunzător fie un raport de consum, fie un raport de investigație al consumatorului de la o agenție de raportare a consumatorilor, un angajator trebuie să notifice angajatul sau solicitantul că va fi
efectuată o verificare a antecedentelor. Înainte ca verificarea să poată fi efectuată, angajatul trebuie să ofere angajatorului permisiunea scrisă adecvată de a obține raportul. “Permisiunea adecvată” presupune ca angajatorul să pună la dispoziția angajatului un formular de divulgare clar,
conspicuu și scris, care să fie complet separat de alt conținut care ar putea distrage atenția. Angajatul trebuie apoi să dea angajatorului autorizația scrisă de a obține un raport înainte ca angajatorul să facă acest lucru.

Dacă angajatorul decide să ia măsuri nefavorabile împotriva unui solicitant sau angajat pe baza, cel puțin în parte, a informațiilor dintr-un raport al consumatorului, acesta trebuie să respecte cerințe suplimentare. În mod specific, angajatorul trebuie
să ofere solicitantului sau angajatului o copie a raportului și o descriere a drepturilor sale, așa cum sunt enumerate de FTC. În acest scop, FTC a creat un “formular de dezvăluire înainte de acțiunea adversă”. Angajatorul trebuie să acorde solicitantului sau angajatului un interval de timp rezonabil pentru a corecta
deficiențele și apoi să informeze angajatul atunci când decizia de angajare este definitivă.

Legislația federală cere angajatorilor să certifice că s-au conformat cu FCRA înainte ca agențiile de raportare a consumatorilor să poată efectua, completa sau să le furnizeze rapoarte de consum. În consecință, ar trebui să furnizați
o agenție de raportare a consumatorilor cu documentația corespunzătoare înainte de a o reține pentru a efectua un raport solicitat. De asemenea, ar trebui să obțineți asigurări de la agenția de raportare a consumatorilor că aceasta va respecta legea
când va efectua investigația.

Există riscuri semnificative pentru nerespectarea FCRA. Angajatorii pot fi loviți de daune-interese, penalități și onorarii de avocați dacă nu reușesc să își îndeplinească obligațiile prevăzute de lege.

Legea privind procedurile de selecție a locurilor de muncă din Utah

Legea privind procedurile de selecție a locurilor de muncă din Utah interzice unui angajator să solicite numărul de asigurare socială, data nașterii sau numărul permisului de conducere al unui candidat la un loc de muncă, cu excepția cazului în care solicitarea este aplicabilă tuturor candidaților și va fi utilizată de către angajator pentru a obține un istoric de credit care face obiectul FCRA sau pentru a examina înregistrările interne pentru a determina dacă solicitantul a solicitat anterior un loc de muncă sau a fost angajat anterior. Angajatorii pot folosi aceste informații într-un singur scop: pentru a determina dacă să angajeze sau nu un candidat la un loc de muncă.

Angajatorii trebuie să mențină o politică specifică privind păstrarea, dispoziția, accesul și confidențialitatea informațiilor colectate despre candidații la un loc de muncă și să permită unui candidat să revizuiască politica înainte de a accepta să furnizeze informații ca parte a procesului de angajare. Angajatorii nu pot păstra informațiile colectate despre solicitanții de locuri de muncă mai mult de doi ani.

Verificări ale antecedentelor penale

În multe state, inclusiv Utah, este legal să se efectueze o verificare a antecedentelor penale în timpul procesului de aplicare în aproape toate cazurile. În conformitate cu FCRA, trebuie să notificați candidatul sau angajatul că este posibil să folosiți informații despre condamnări penale
în luarea deciziilor de angajare. Acest lucru ar trebui să se facă într-un document separat care să ofere o notificare vizibilă. Dacă nu angajați un candidat sau luați măsuri nefavorabile de angajare împotriva unui angajat
din cauza informațiilor dintr-un raport de cazier judiciar, trebuie să-i arătați raportul care a dus la decizia sau acțiunea nefavorabilă și să-i oferiți informații care să-i permită să corecteze informațiile pe care le consideră incorecte.

Dacă vă interesați de condamnările penale, trebuie să aveți grijă să evitați, de asemenea, discriminarea în temeiul titlului VII din Legea drepturilor civile din 1964. Comisia pentru egalitatea de șanse la angajare (EEOC) nu vă va
permite, de obicei, să refuzați angajarea unui candidat din cauza unei condamnări anterioare, cu excepția cazului în care puteți demonstra că decizia este legată de locul de muncă și în concordanță cu necesitățile de afaceri.

Ar trebui să luați în considerare trei factori înainte de a stabili dacă să angajați pe cineva în lumina unei condamnări penale:

1. Natura și gravitatea infracțiunii;
2. Timp care a trecut de la infracțiune și/sau de la terminarea pedepsei; și
3. Natura postului căutat.

De exemplu, o condamnare pentru fraudă, furt sau delapidare este probabil suficient de legată de auditul fiscal încât refuzul de a angaja un candidat pe baza uneia dintre aceste condamnări nu ar încălca Title VII.

Trebuie să furnizați o notificare unui candidat eliminat din procesul de angajare din cauza unei condamnări penale pentru a-i permite să demonstreze de ce condamnarea penală nu ar trebui să fie luată în considerare. În cele din urmă, nu uitați că o persoană care are o condamnare penală ștearsă în conformitate cu legislația din Utah (sau cu legislația din multe alte state) poate răspunde în mod legal la orice anchetă ca și cum arestul sau condamnarea penală nu ar fi avut loc.

Înregistrări medicale

În general, înregistrările medicale sunt confidențiale și nu pot fi obținute ca parte a unei verificări a antecedentelor. Cel puțin, FCRA cere unui angajator să obțină permisiunea specifică de a obține dosare medicale. În multe state (cum ar fi California), fișele medicale sunt strict confidențiale și nu pot face parte dintr-o verificare a antecedentelor. În consecință, nu ar trebui să întrebați candidații despre afecțiuni medicale sau dizabilități în timpul procesului de solicitare și angajare. În majoritatea cazurilor, nu trebuie să luați decizii de angajare pe baza informațiilor medicale.

În plus, Legea privind americanii cu dizabilități (ADA) limitează întrebările la informații legate de capacitatea candidatului de a îndeplini sarcinile esențiale ale postului. În conformitate cu ADA, un angajator poate pune întrebări legate de dizabilități sau poate solicita o examinare fizică sau medicală a unui candidat numai după ce a făcut o ofertă de muncă condiționată și atunci când ancheta este relevantă pentru postul respectiv. Un angajator poate decide să nu angajeze persoana numai dacă aceasta nu este capabilă să îndeplinească funcțiile esențiale ale postului din cauza unei afecțiuni medicale, cu sau fără amenajări rezonabile.

În conformitate cu Legea privind nediscriminarea informațiilor genetice (GINA), un angajator cu 15 sau mai mulți angajați nu trebuie să solicite, să ceară sau să achiziționeze informații genetice, inclusiv informații privind istoricul familial, ale niciunui candidat
sau angajat, cu excepția unor cazuri foarte rare. În special, conform reglementărilor aplicabile, solicitarea de informații include efectuarea de căutări pe internet sau ascultarea conversațiilor cu terți care pot avea ca rezultat obținerea de informații genetice sau despre istoricul familial. Mai mult, GINA interzice utilizarea informațiilor genetice, inclusiv a informațiilor privind istoricul familial, atunci când se iau decizii care afectează termenii, condițiile sau privilegiile de angajare sau care au ca rezultat orice acțiune negativă de angajare împotriva unui candidat sau angajat.

În anumite circumstanțe, o verificare a antecedentelor poate include istoricul de compensare a lucrătorilor. Trebuie să vă asigurați că respectați toate legile aplicabile dacă solicitați astfel de informații. Istoricul de compensații pentru lucrători al unei persoane este, de obicei, o chestiune de evidență publică, dar nu puteți folosi aceste informații pentru a discrimina un candidat la un loc de muncă. ADA vă interzice să vă interesați de istoricul de accidente de muncă al unui candidat pe o cerere de angajare sau în timpul unui interviu. Puteți să puneți astfel de întrebări și să efectuați o verificare a antecedentelor privind accidentele de muncă numai după ce ați făcut o ofertă de angajare condiționată.

Utilizarea discriminatorie a rapoartelor privind antecedentele

Dacă folosiți informații privind verificarea antecedentelor, trebuie să respectați legile federale și de stat care sunt concepute pentru a proteja solicitanții de locuri de muncă și angajații împotriva discriminării. Este ilegal să verificați antecedentele unei persoane
dacă decizia de a face acest lucru se bazează pe rasa, culoarea, etnia, vârsta (40 de ani sau mai mult), sexul, religia, originea națională sau informațiile genetice (inclusiv istoricul familial). De exemplu, efectuarea de verificări ale antecedentelor penale sau financiare numai asupra candidaților sau angajaților de o anumită rasă este discriminatorie.

Puteți contacta autorul la [email protected] sau 801-323-5933.

.