Ați pornit mica dvs. afacere pentru a face profit. Acum că ați reușit, este posibil să doriți să vă extindeți și mai mult activitatea. În 2017, 40% dintre întreprinderile mici au declarat că îmbunătățirea experienței și retenției clienților a fost principala lor strategie pentru creșterea veniturilor. Deși poate părea surprinzător, procesul corect al creanțelor le poate face pe amândouă.

Ce este procesul de creare a creanțelor

Probabil că ați mai împrumutat bani unui prieten ca un “îți sunt dator” (IOU). În afaceri, aceasta este, în esență, ceea ce reprezintă conturile de primit. Sunt bani datorați afacerii dvs. pe care clienții i-au cheltuit deja, pe credit.

De cele mai multe ori, aceste tranzacții IOU se desfășoară fără probleme, dar, fără pașii corecți în procesul conturilor de încasat (proces AR), acestea pot deveni rapid dezordonate.

Iată care sunt pașii din procesul conturilor de încasat care pot ajuta afacerea dvs. să aibă succes:

Pași în procesul conturilor de încasat

Stabilirea practicilor de creditare ca parte a procesului dvs. de RA

Extinderea creditului este riscantă. Pentru a vă ajuta să vă asigurați că aveți cele mai mari șanse de a fi plătit înapoi, veți dori să stabiliți un sistem de verificare a creditului ca parte a procesului dumneavoastră de creanțe. Acest lucru vă va permite să verificați creditul fiecărui client înainte ca acesta să se împrumute de la dumneavoastră. Astfel, puteți elimina clienții care nu sunt susceptibili să vă plătească pachetul. Este la fel de simplu ca și cum nu oferiți credit clienților cu un credit rău, și este o parte esențială a unui proces de clienți care se desfășoară fără probleme.

Pentru a stabili cu succes condițiile de creditare, va trebui să îndepliniți câteva sarcini. Unii dintre primii pași în procesul de creanțe includ:

• Deciderea asupra valorii creditului pe care doriți să îl acordați fiecărui client
• Alegerea perioadei de timp de plată pentru clienții dumneavoastră
• Deciderea dacă doriți să oferiți reduceri pentru plata anticipată și care ar fi acești termeni fi
• Alegeți o penalizare pentru plățile întârziate pe care le primiți de la clienți
• Identificați orice alte condiții specifice micii dvs. afaceri pe care doriți să le includeți

După ce ați stabilit condițiile de bază ale creditului dvs, veți dori, de asemenea, să luați în considerare:

• Cât timp a fost clientul dvs. cu afacerea dvs. Este posibil să doriți să oferiți clienților noi termene de plată mai scurte și să oferiți clienților mai vechi termene mai lungi. Recompensarea clienților care au rămas alături de dumneavoastră cu termene de plată mai lungi poate crește și mai mult loialitatea față de marcă.
• Istoricul de plată al clienților dumneavoastră. Pentru clienții care au plătit întotdeauna la timp, este posibil să doriți să fiți mai flexibil. De exemplu, să spunem că un client – care a plătit întotdeauna la timp – solicită termene de plată mai lungi. Deoarece aceștia nu au ratat niciodată o plată, este posibil să doriți să luați în considerare cererea lor.
• Concurenții dumneavoastră. Dacă concurenții din industria dvs. trimit facturi scadente în 20 de zile, atunci este posibil să doriți să faceți același lucru. Sau, dacă vă puteți permite, luați în considerare posibilitatea de a oferi o perioadă mai lungă de timp pentru ca clienții să plătească. Acest lucru vă poate oferi un avantaj competitiv.
• Fluxul dvs. de numerar. În anumite cazuri, reducerea termenelor vă va permite să vă recuperați banii mai repede. Acest lucru poate contribui la creșterea fluxului dvs. de numerar.

Deși aceste considerații pot suna grozav, o altă întrebare poate să vă ardă în minte: Cum verificați creditul clientului dumneavoastră?

Să urmați acești pași pentru a verifica scorul de credit al clientului dumneavoastră:

1. Obțineți o autorizație semnată de la clientul dumneavoastră pentru a efectua o verificare a creditului.
2. Asigurați-vă că aveți numele legal complet al acestuia, data nașterii și numărul de asigurare socială.
3. Utilizați Equifax, Experian și TransUnion pentru a trimite formulare de solicitare online.

Facturarea clienților și procesul de afaceri al conturilor de încasat

Modul în care vă gestionați facturile vă poate ajuta sau inhiba procesul de încasare a creanțelor, iar totul se reduce la comunicare. Comunicarea este esențială în orice relație. Aceasta include relația pe care o aveți cu clienții dumneavoastră. Factura dvs. servește ca principală platformă de comunicare între dvs. și clientul dvs. Această factură le comunică cerințele tranzacției dumneavoastră direct acestora. Acestea fiind spuse, țineți cont de faptul că factura dvs. nu este un document legal.

Ca parte a procesului AR, fiecare factură pe care o produceți ar trebui să prezinte produsele sau serviciile dvs. vândute. De asemenea, ar trebui să includeți costul acelor produse sau servicii, precum și data scadentă a plății. După ce aveți aceste componente, veți dori să continuați să vă îmbunătățiți facturile prin:

• Asigurați-vă că informațiile dvs. sunt cât se poate de clare. Vreți să evitați formulările sau limbajul confuz.
• Asigurându-vă că informațiile dvs. sunt complete. Verificați de două ori dacă nu ați uitat părți importante din factură.
• Asigurându-vă că nu aveți condiții de plată neclare. Acordați atenție condițiilor de plată de pe factură. Orice confuzie în acest sens poate determina clienții să vă contacteze cu întrebări. Cu cât se întâmplă mai mult acest lucru, cu atât mai multe plăți întârziate veți primi.
• Utilizarea tipului corect de numerotare. Stabilirea unui sistem de numerotare a facturilor este esențială. Doriți să vă puteți urmări cu ușurință facturile. Fiecare factură ar trebui să aibă un număr unic pentru a permite o urmărire și o identificare mai ușoară.
• Revizuirea frecventă a facturilor dumneavoastră. Verificați întotdeauna facturile dvs. pentru probleme de gramatică sau de calcule. Precizia este o necesitate.
• Asigurându-vă că faceți un follow-up. Vreți să vă asigurați că urmăriți la momentul potrivit. Nu trebuie să vă hărțuiți clienții, dar dacă au întârziat cu o plată, nu vă fie teamă să trimiteți un follow-up sau să dați un telefon.
• Folosiți un software pentru facturare sau facturare online. Software-ul vă poate ajuta să faceți facturi coerente și precise pentru fiecare tranzacție. De exemplu, QuickBooks vă poate ajuta să faceți facturarea mai ușor.

Tracking Accounts Receivable

Nu ați lăsa un client să părăsească mica dvs. afacere fără să plătească, nu-i așa? Pierderea urmăririi conturilor dvs. de creanțe este, în esență, acest lucru. Pierdeți plățile.

După cum sugerează termenul “conturi de încasat”, a sta în fruntea conturilor dvs. este o parte importantă a procesului de afaceri al conturilor de încasat. Pentru facturile care nu au fost încă plătite, veți dori să completați un registru de creanțe. Aceasta este o listă de facturi care sunt scadente, cu o sumă totală în partea de jos. Totalul ar trebui să fie în concordanță cu totalul creanțelor raportate în bilanțul dumneavoastră.

De asemenea, puteți utiliza un software pentru a ține evidența creanțelor dumneavoastră. De exemplu, QuickBooks are opțiunea de a produce rapoarte de vechime. Aceste rapoarte vă arată când o factură este scadentă și care este suma de plată. Există, de asemenea, o varietate de alte aplicații de contabilitate și evidență contabilă pe care le puteți analiza. Printre cele mai populare se numără FreeAgent, Nutcache și Sage Business Cloud Accounting.

Dacă nu sunteți pregătit să investiți în aplicații de contabilitate sau de ținere a evidenței contabile, puteți utiliza, de asemenea, anumite șabloane de urmărire. De exemplu, foaia de calcul de urmărire a facturilor din Microsoft Excel este o opțiune bună.

Contabilizarea conturilor de încasat

Conturile dvs. de încasat sunt componente esențiale pentru situațiile dvs. financiare. Acest lucru înseamnă că va trebui să le înregistrați și să le contabilizați corect în cadrul procesului de conturi de încasat. . Pentru a face acest lucru, veți dori să vă asigurați că vă documentați conturile de creanțe prin intermediul facturilor – care ar trebui să descrie bunurile sau serviciile pe care le-ați furnizat clientului, suma care vă este datorată și când trebuie plătită această sumă.

Există două metode de contabilitate care trebuie luate în considerare atunci când vă contabilizați creanțele. Acestea sunt:

1. Contabilitatea pe bază de numerar. În acest tip de contabilitate, veniturile dvs. sunt considerate venituri atunci când sunt primite în numerar. Cheltuielile dvs. sunt considerate cheltuieli atunci când le plătiți. Pentru contabilitatea în funcție de numerar, vă urmăriți creanțele separat de venituri. Veniturile dumneavoastră nu sunt înregistrate până când nu se încasează banii.
2. Contabilitatea pe bază de angajamente. În acest tip de contabilitate, veniturile dvs. sunt considerate venituri atunci când vânzarea este efectuată. În mod similar, cheltuielile dvs. sunt considerate cheltuieli atunci când se înregistrează un cost. Creanțele dumneavoastră sunt înregistrate în acest sistem. Există riscul ca clientul să nu vă plătească. Dacă nu plătește, mai târziu, puteți imputa aceste pierderi la cheltuieli.

Evoluția procesului de contabilitate a creanțelor

Conturile dumneavoastră de încasat pot fi documentate manual în șabloane sau prin alte metode preferate. Va trebui să creați manual bunurile sau serviciile pe care le-ați furnizat clientului, suma care vă este datorată și când această sumă trebuie să fie

• Care factură
• Care comandă de vânzare
• Care confirmare de primire a clientului
• Toate documentele de expediere

Cu cât câștigați mai mulți clienți, cu atât acest lucru poate deveni mai dezorganizat. Această dezorganizare poate apoi să perturbe veniturile globale ale micii tale afaceri. Atunci când veniturile dvs. sunt perturbate, creșterea micii dvs. afaceri poate fi împiedicată.

În loc să urmați această cale manuală pentru procesul dvs. de contabilitate, poate doriți să luați în considerare utilizarea programelor de contabilitate. Puteți trece treptat la aceste programe, sau le puteți implementa imediat.

Alte instrumente pe care le puteți folosi includ:

• Wave. Acesta este un program de contabilitate bazat pe cloud care a fost conceput pentru antreprenori și întreprinderi cu mai puțin de 10 angajați. Wave este compatibil cu sistemele de operare Mac, Windows și Linux.
• Invoice Ninja. Acesta este un program de contabilitate conceput pentru liber-profesioniști și antreprenori online. Este 100% gratuit și este găzduit în cloud, deci poate fi accesat oriunde.
• FreshBooks. Acesta este un program de contabilitate care este folosit în 120 de țări de peste 500.000 de utilizatori. Țineți cont de faptul că acest program nu este gratuit, dar vă puteți familiariza cu un trial de 30 de zile.
• Zoho Books. Acesta este un program de contabilitate bazat pe cloud care se concentrează pe facturare și este excelent pentru întreprinderile mici. Este util în special pentru întreprinderile mici care sunt deținute și operate de o singură persoană.
• Xero. Acest software de contabilitate vă poate ajuta cu facturarea și urmărirea. De asemenea, se ocupă de salarizare, conexiuni bancare, reconciliere bancară și multe altele.

Optimizarea procesului dvs. de încasare a creanțelor

Procesul dvs. de încasare a creanțelor vă ajută să vă mențineți afacerea mică funcționând eficient. Cu toate acestea, veți dori să îl optimizați periodic pentru a-l menține la zi.

Pentru a vă optimiza cu succes procesul conturilor de încasat, veți dori să identificați ceea ce funcționează și ceea ce nu funcționează. De acolo, puteți face ajustări care să ofere soluții la orice probleme identificate. Acest lucru vă va ajuta să economisiți bani și să evitați să suferiți pierderi. De asemenea, vă va ajuta să reduceți datoriile și să creșteți creșterea în timp.

Pentru a vă optimiza procesul de clienți, luați în considerare acești pași:

1. Discutați din timp condițiile de plată cu fiecare client.
2. Utilizați plățile electronice la începutul procesului.
3. Păstrați datele clienților dvs. exacte și actualizate.
4. Cercetați întotdeauna modalități de a spori și îmbunătăți procesul de colectare. O modalitate de a face acest lucru este utilizarea facturării electronice.

Sunt clienții dvs. motivați să plătească mai repede?

Motivarea clienților dvs. pentru a vă plăti afacerea este unul dintre cei mai importanți pași ai procesului de colectare a creanțelor. Clienții dvs. au o mulțime de facturi de plătit. Oferindu-le un pic de motivație pentru a vă plăti factura mai repede nu va face rău.

Iată câteva sfaturi pentru a vă motiva clienții să plătească mai repede:

• Adăugați o taxă de întârziere. Riscul unei taxe de întârziere îi încurajează pe clienții dvs. să plătească cât mai repede posibil și să nu își asume riscul de a rata data scadentă.
• Oferiți recompense pentru plata anticipată. Acestea sunt adesea abordate direct pe factură. De exemplu, dacă oferiți o reducere de 2% pentru plata în 20 de zile în loc de 30, veți scrie “2/20 net 30.”
• Folosiți politici de credit. Puteți pune în aplicare politici care să interzică preluarea unei comenzi de la un client dacă acesta și-a depășit limita de credit. De asemenea, puteți pune în aplicare o politică care să interzică expedierea articolelor dacă un client are facturi restante. Aceste politici pot încuraja clienții să rămână la zi cu plățile lor.

Cum să colectați creanțele mai repede

Business-urile, în special cele mici ca a dumneavoastră, se schimbă și evoluează mereu pentru a se adapta pieței lor. Acest lucru înseamnă că, chiar dacă procesul dvs. de colectare a creanțelor merge fără probleme în acest moment, probabil că există modalități prin care îl puteți îmbunătăți.

Câteva modalități de a îmbunătăți partea de colectare a procesului dvs. de afaceri de colectare a creanțelor includ:

• Utilizarea de software. Diferite programe de contabilitate pot genera rapoarte de îmbătrânire a conturilor de creanțe. Acestea vă permit să vedeți starea de plată a fiecărui client. De asemenea, software-ul dvs. de contabilitate vă va alerta dacă facturile sunt scadente.
• Trimiterea facturilor imediat. Nu doriți să pierdeți timp trimițând facturile clienților dumneavoastră. Cu cât aceștia primesc mai repede factura, cu atât mai repede vă pot trimite plata.
• Urmărirea plăților. Nu trebuie să vă hărțuiți clienții, dar dacă aceștia întârzie, o urmărire poate fi în ordine.
• Utilizarea plăților electronice. Stabilirea acestora din timp poate crea un sistem de plată mai eficient. Cu cât este mai ușor pentru clienți să vă plătească, cu atât mai repede îi vor trimite mai repede. Opțiunile de plată electronică includ PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay și multe altele.
• Luând în considerare planurile de plată. Acestea pot fi o opțiune bună pentru clienții care întârzie să plătească ceea ce datorează.
• Angajarea unui avocat de colectare. În cazul în care plățile întârziate devin frecvente pentru mica dvs. afacere, luați în considerare angajarea unui avocat de colectare. Acești avocați vă pot ajuta să colectați plățile, să vă ocupați de hârtii și chiar să vă reprezinte în instanță, dacă este necesar.
• Acceptarea de depozite în avans. Aceasta poate fi o strategie utilă pentru a vă ajuta să vă asigurați că mica dvs. afacere este plătită. De fapt, majoritatea întreprinderilor mici de retail fac deja acest lucru. De exemplu, atunci când achiziționați un articol de pe Amazon sau de pe un alt magazin online, contul dvs. este debitat cu mult înainte de a primi articolul.

În timp ce evaluați procesul dvs. de afaceri pentru gestionarea creanțelor, analizați cu atenție procedura dvs. generală. Este nevoie doar de câteva ajustări ușoare pentru a îmbunătăți eficiența micii dvs. afaceri. De acolo, puteți continua să vă optimizați procesul de gestionare a creanțelor și să vă încurajați clienții să plătească mai repede. Nu uitați că, cu cât clienții dvs. plătesc mai repede, cu atât mai repede vă puteți colecta creanțele. Acest lucru duce la o creștere mai mare din punct de vedere financiar pe termen lung.