5S este un instrument de îmbunătățire pentru organizarea și menținerea unui loc de muncă disciplinat și productiv. Acesta ajută la crearea unui mediu de lucru mai bun, reduce risipa, îmbunătățind în același timp eficiența, siguranța și calitatea. 5S reprezintă cinci practici simple care încep cu litera “S”. Este aplicat în mod obișnuit de unitățile de producție în liniile de producție, zonele de depozitare, zonele de întreținere și zonele de birouri. În prezent, este aplicat din ce în ce mai mult de o mare varietate de industrii, inclusiv în domeniul sănătății, al educației, al ospitalității și al comerțului cu amănuntul.

5S este o abordare japoneză a managementului care a fost inițial dezvoltată de Toyota ca parte a sistemului lor de producție lean. Reprezintă o componentă importantă a sistemului de producție lean și o condiție prealabilă pentru a impulsiona alte tehnici lean, cum ar fi TPM și Kaizen. Multe companii își încep călătoria de transformare lean cu 5S, deoarece este una dintre cele mai ușoare tehnici lean și expune unele dintre cele mai vizibile exemple de risipă. Mulți experți lean sunt de părere că trebuie să aveți succes cu 5S pentru a nu vă lupta cu celelalte tehnici lean în timpul implementării lean.

5S este o modalitate structurată de a crea și menține un mediu de lucru organizat, curat, sigur și de înaltă performanță. Nu se referă doar la aspect și la păstrarea locului ordonat, și nici nu este o tehnică de menaj. Este mai degrabă un mod de a elimina risipa, de a identifica oportunitățile de îmbunătățire și de a face un loc de muncă mai eficient și mai productiv. 5S ajută la a face deșeurile vizibile pentru toată lumea, astfel încât acestea să poată fi eliminate imediat. Cu 5S, puteți elimina sau reduce excesul de inventar, mișcarea irosită, așteptarea în timp ce căutați pentru a găsi obiectele necesare și faptul de a avea mai multe piese decât este necesar.

Cu 5S, risipa (sau muda) poate fi eliminată sau redusă

Toată lumea îi place să lucreze într-un mediu curat și bine organizat. Odată implementat pe deplin, 5S poate face ca zonele de lucru să fie mai curate, mai sigure și mai plăcute pentru a lucra. Un loc de muncă curat și ordonat duce la reducerea timpului pierdut căutând lucruri și, prin urmare, la reducerea frustrării. Acest lucru nu numai că va ușura munca tuturor, dar îi va face pe angajați să se simtă mai bine în legătură cu locul de muncă și va crea un sentiment de proprietate și motivație la locul de muncă. Aceasta va promova eficiența, va încuraja munca în echipă, va crea mândrie și va constitui un punct de plecare excelent pentru a implementa alte tehnici lean.

Un loc de muncă curat și ordonat este, de asemenea, esențial pentru operațiuni eficiente și pentru crearea unei bune funcționări. 5S va crea un mediu în care oamenii sunt sensibili la greșeli și anomalii. Angajații vor putea distinge dintr-o singură privire între condițiile normale și cele anormale. Ca urmare, problemele sunt identificate rapid, accidentele și greșelile sunt reduse la minimum, iar zonele de lucru sunt mai ușor de gestionat. 5S va crea, de asemenea, impresii pozitive asupra clienților, deoarece este de așteptat ca standardele afișate la locul de muncă să se reflecte asupra produselor și serviciilor furnizate. Acest lucru sporește încrederea clienților în marcă, îmbunătățește imaginea afacerii, făcând-o mai profitabilă și mai competitivă pe piață.

5S este uneori considerat ca un program de sine stătător care are nevoie de o justificare financiară. O problemă principală cu care ne confruntăm atunci când realizăm 5S este că economiile de costuri nu pot fi, de obicei, surprinse în majoritatea sistemelor de calcul al costurilor. Vor exista economii soft în ceea ce privește calitatea, siguranța și moralul, însă nu vor exista economii hard care să poată fi măsurate și urmărite. O modalitate de a justifica valoarea 5S este măsurarea reducerii deșeurilor. De exemplu, puteți măsura timpul petrecut căutând unelte sau timpul petrecut pentru a elibera spațiul de lucru. Asigurați-vă că aceste îmbunătățiri sunt documentate și susținute de date și analize, deoarece acest lucru vă va consolida argumentele pentru investiție.

Termenul 5S este o abreviere a cinci cuvinte japoneze: seiri, seiton, seisou, seiketsu și shitsuke. Aceste cinci cuvinte sunt adesea traduse în engleză prin: sorting, setting in order, shining, standardizing, and sustaining. Sunt posibile și alte traduceri în limba engleză.

Sortarea este primul pas în 5S. Se referă la practica de a trece prin toate articolele de la locul de muncă și de a păstra doar ceea ce este de fapt necesar. Articolele care sunt în exces față de necesități trebuie fie depozitate în afara locului de muncă, fie aruncate. Ideea principală din spatele sortării este de a elibera zona de distracții pentru a ne concentra asupra a ceea ce va rămâne la locul de muncă. Acest lucru va duce la mai puțină dezordine și pierdere de timp, va elibera spațiu și va crea un loc de muncă mai raționalizat.

Câteva dintre strategiile utilizate în sortare sunt:

• Inspectați toate elementele de la locul de muncă, apoi definiți ce este necesar pentru a efectua munca. Păstrați numai ceea ce este necesar și eliminați tot restul.
• Îndepărtați obiectele care sunt inutilizabile, stricate, depășite, redundante sau folosite ocazional.
• Definiți standarde pentru eliminarea obiectelor inutile și pentru eliminarea deșeurilor.
• Nu uitați de fișierele de calculator și de e-mail-uri. Arhivați sau ștergeți fișierele care nu mai sunt necesare.

Ce să eliminați?

Un instrument foarte frecvent utilizat în faza de sortare este tehnica Red Tag. Acesta este un instrument de etichetare utilizat pentru a evidenția ceea ce este necesar într-o anumită zonă. Scopul este de a determina dacă cineva consideră că un element este necesar și în ce cantitate. Articolele sunt etichetate cu roșu pentru o perioadă limitată de timp, timp în care se evaluează utilizarea lor. După o săptămână sau două, obiectele care nu sunt folosite sau scoase din zonă ar trebui relocate sau eliminate, ceea ce duce la un loc de muncă mai puțin deranjant.

O etichetă roșie este un instrument de etichetare folosit în faza de sortare a programului 5S

Sortarea și punerea în ordine

Punerea în ordine se referă la practica de aranjare a elementelor necesare astfel încât oricine să le poată localiza și accesa cu ușurință. Ea definește unde și cum ar trebui să fie aranjate elementele pentru efectuarea lucrării. După ce ați eliminat toate elementele de care nu aveți nevoie, reveniți la elementele rămase și organizați-le astfel încât să fie ușor de găsit ceea ce este necesar. Ar trebui să fie evident dintr-o privire când un element nu se află la locul său desemnat. Acest lucru va avea ca rezultat un flux de lucru îmbunătățit și o reducere a timpului pierdut și a mișcării.

Câteva dintre strategiile folosite în această fază sunt:

• Căutați de la un sistem de depozitare închis la unul deschis.
• Asemnați poziții pentru toate echipamentele, uneltele, piesele și materialele.
• Organizați articolele în dulapuri modulare, containere de depozitare, sertare, rafturi și rafturi.
• Utilizați coduri de culori pentru a atribui uneltele pentru diferite departamente.
• Etichetați dulapuri, compartimente de depozitare, rafturi și rafturi.
• Scrieți și etichetați zonele de depozitare, zonele de stivuire și locațiile echipamentelor de siguranță.
• Indicați în mod clar nivelurile minime și maxime pentru a vedea exact câte articole din stoc au mai rămas dintr-o privire.

Indicați în mod clar nivelurile minime și maxime

Apoi urmează faza de strălucire. Shining are ca scop crearea unui loc de muncă curat, fără gunoaie, murdărie sau praf. Acest lucru va permite identificarea ușoară a anomaliilor, cum ar fi contaminarea repetată și deversările de ulei, înainte ca problema să se agraveze. Shining ajută, de asemenea, la crearea unui sentiment de proprietate asupra zonei de lucru, făcând-o mai sigură și mai plăcută pentru a lucra în ea.

Câteva dintre strategiile folosite în shining sunt:

• Eliminați toate formele de murdărie, contaminare și dezordine.
• Curățați temeinic, ștergeți praful, lustruiți și măturați.
• Curățați toate uneltele și echipamentele.
• Identificați și eliminați cauzele murdăriei.
• Identificați zona de depozitare a deșeurilor și curățați-o periodic.
• Stabiliți un program de lucru și atribuiți responsabilități.
• Nu uitați calculatoarele, mobilierul, dulapurile, coșurile de depozitare, posturile de lucru și panourile de afișaj.

Divizați locul de muncă în zone și desemnați persoane care să se ocupe de fiecare zonă

Menținerea curățeniei și a ordinii la locul de muncă este o adevărată provocare și poate fi realizată numai dacă se stabilesc și se respectă standardele. Standardizarea înseamnă a face lucrurile corecte, corect, tot timpul. Este comunicarea și menținerea standardelor și așteptărilor la întregul loc de muncă. Pe măsură ce învățați mai multe, actualizați și modificați standardele pentru a face practicile 5S mai simple și mai ușoare.

Câteva dintre strategiile utilizate în standardizare sunt:

• Stabiliți proceduri și programe pentru a asigura consecvența implementării primelor trei practici “S”.
• Dezvoltați o structură de lucru care să susțină noile practici.
• Asigurați-vă că toată lumea își cunoaște responsabilitățile de a efectua sortarea, organizarea și curățarea.
• Utilizați fotografii și controale vizuale pentru a ajuta ca totul să rămână așa cum ar trebui să fie.
• Revizuiți în mod regulat stadiul implementării 5S folosind liste de verificare a auditului.
• Utilizați fișe de verificare a curățării/lubrifierii mașinilor.

Filele de verificare a curățării/lubrifierii mașinilor

După ce primele patru faze au fost implementate, trebuie să vă concentrați acum pe Susținerea a ceea ce a fost realizat. Susținerea este aplicarea disciplinată a primelor patru practici “S” pentru ca programul 5S să aibă succes. Este, de departe, partea cea mai dificil de implementat. Multe companii s-au trezit cu zone murdare dezordonate după ce au încercat să implementeze 5S.

5S are tendința de a eșua atunci când există o lipsă de implicare de la vârf și când conducerea nu se concentrează în mod continuu asupra lui. Conducerea trebuie să se implice și să se angajeze personal pentru a asigura succesul programelor. Aceștia trebuie să stabilească o cultură în care excelența 5S este așteptată și nu se tolerează nimic mai puțin. Trebuie să existe o planificare, o formare, o monitorizare și un sistem formal de responsabilitate adecvate pentru ca programul să asigure continuarea cu succes a acestuia.

Susținerea este interacțiunea eficientă a Oamenilor, Proceselor și Sistemelor

Câteva dintre strategiile implementate pentru a susține câștigurile includ:

• Utilizați postere și semne 5S pentru a reaminti beneficiile.
• Asigurați-vă că toată lumea este implicată și responsabilizată.
• Faceți-l parte din sănătate și siguranță.
• Faceți-l parte din întâlnirea zilnică Gemba.
• Asigurați-vă că toate standardele definite sunt urmărite.
• Comunicați rezultatele auditului.
• Monitorizați rezultatele prin măsurători și analize adecvate.
• Răsplătiți și recunoașteți eforturile și realizările.

Cum se implementează 5S

Cea mai bună abordare este să începeți cu o zonă de lucru pilot și să o folosiți ca model pentru restul companiei. Începeți cu ceea ce este cel mai simplu sau găsiți o problemă pentru care 5S joacă un rol cheie în rezolvarea ei.

Pasii următori descriu modul de implementare a 5S într-o zonă:

• Înființați o echipă 5S și numiți un lider de echipă pentru acea zonă.
• Observați zona și evaluați situația actuală.
• Colectați date și faceți fotografii “înainte”.
• Brainstorming cu echipa pentru a identifica oportunitățile de îmbunătățire.
• Stabiliți un plan de îmbunătățire care detaliază activitățile, responsabilitățile și termenele.
• Implementați planul de îmbunătățire a zonei. Dedicați timpul corespunzător fiecărui “S”.
• Auditați zona și faceți fotografii “după”.
• Elaborarea și implementarea unui plan de control pentru a susține îmbunătățirea.
• După ce ați creat un bun exemplu și ați demonstrat un succes, puteți crea un plan pentru a progresa zonă cu zonă.

Progresul și eficacitatea programului trebuie evaluate periodic. Acest lucru poate fi realizat cu ajutorul listei de verificare a auditului 5S, care va contribui la asigurarea respectării standardelor 5S. Aceasta va permite observatorului să abordeze mai bine lacunele de conformitate și oferă o oportunitate de îmbunătățire continuă. Este important ca managementul de vârf și supraveghetorii să participe, de asemenea, la aceste evaluări. Un audit eficient ar trebui să se încheie, de asemenea, cu o listă de acțiuni de îmbunătățire.

Rezultatele auditului pot fi împărtășite folosind panouri de informare

Tabloane conexe

.