Cu grămada de corespondență pe care o primim în fiecare zi (a devenit deosebit de nebună în ultima vreme cu toate broșurile primite de la colegiu pentru fiica mea cea mare!), poate scăpa de sub control destul de repede. Anul trecut am creat un centru de organizare a corespondenței de acasă și a fost uimitor pentru că m-a ajutat să stau la curent cu corespondența noastră, să plătesc facturile la timp și să elimin orice corespondență nedorită din casa noastră imediat ce intră. Este super simplu de creat și face o astfel de diferență în menținerea casei noastre mai dezordonată.

Așa că, dacă sunteți gata să arătați corespondenței dvs. cine este șeful și să renunțați odată pentru totdeauna la stivele de corespondență de pe blat, citiți mai departe, pentru că voi împărtăși toate sfaturile mele, de la diminuarea cantității de corespondență nedorită pe care o primiți în primul rând până la sortarea și organizarea teancului de corespondență care intră în fiecare zi! (postarea include link-uri de afiliere – declarația de dezvăluire completă disponibilă {aici})

Stop Getting Junk Mail & Know What’s Arriving

Înainte de a sări în a împărtăși stația mea de organizare a corespondenței de acasă, am vrut să împărtășesc câteva lucruri pe care le puteți face la început pentru a vă da un avans în a rămâne în partea de sus a corespondenței dvs.

1. Ieșiți de pe listele de corespondență inutile & reduceți poșta nedorită – pentru doar 2 dolari pentru o perioadă de zece ani, vă puteți înregistra pe site-ul pentru consumatori al Asociației de Marketing Direct (DMA) {AICI} prin intermediul unui proces pas cu pas în care alegeți ce corespondență doriți și ce nu doriți. Merită atât de mult!
2. Înscrieți-vă pentru plata electronică a facturilor și treceți-vă abonamentele la reviste în format digital. Îmi gestionez aproape toate facturile în mod electronic, dar trebuie să recunosc că îmi place foarte mult să stau cu o revistă pe hârtie decât să o citesc pe un ecran, așa că nu mi-am trecut abonamentele la reviste în format digital, dar am redus mult numărul de reviste la care sunt abonat.
3. Obțineți o previzualizare a corespondenței pe care o veți primi în ziua respectivă înregistrându-vă pentru Informed Delivery by USPS {DETALII}. Am avut câteva probleme cu furtul de corespondență în orașul nostru recent și este bine să știu ce sosește, astfel încât să știu imediat dacă îmi lipsește ceva. Pur și simplu primiți un e-mail zilnic care arată așa:

De asemenea, puteți utiliza Informed Delivery pentru a urmări pachetele USPS, pentru a lăsa instrucțiuni de livrare și pentru a reprograma livrările ratate (și totul este gratuit). Și, deși acest lucru este mai mult legat de colete decât de poștă, vă recomand, de asemenea, să vă înregistrați la FedEx {AICI} și UPS My Choice {AICI}. (de asemenea, gratuit!) pentru a prelua controlul asupra livrărilor FedEx și UPS. Odată înregistrat, sunteți notificat când un pachet FedEx sau UPS vine spre dvs. și când este așteptat să ajungă, puteți semna pentru un pachet online în loc să reprogramați o livrare și apoi să așteptați să semnați pentru el și puteți chiar să oferiți preferințe cu privire la locul unde doriți să vă fie plasate pachetele. Este deosebit de plăcut să ai aceste notificări atunci când ești în vacanță, astfel încât un pachet să nu stea în fața casei tale fără ca tu să știi despre el.

Creați o stație de organizare a corespondenței acasă

Înființarea unei stații de organizare a corespondenței este ieftină și ușor și rapid de făcut, dar face toată diferența în preluarea controlului asupra corespondenței tale. Aveți nevoie pur și simplu de un mic spațiu desemnat cu un distrugător de hârtie (cu excepția cazului în care nu folosiți niciodată unul, caz în care puteți sări peste el!), un mic organizator de dosare cu dosare și coșuri de gunoi și de reciclare. Al nostru este amenajat sub zona de birou încorporat din biroul nostru de acasă (după ce vă voi împărtăși detaliile despre al nostru, vă voi împărtăși câteva idei despre unde/cum să vă amenajați propria stație de organizare a corespondenței dacă nu aveți un spațiu similar în casă!) Poți să o spionezi?

Scroll & Click/ Tap to Shop the Look of Our Home Office:

Am avut o otomană împinsă sub biroul nostru încorporat, dar nu a fost folosită din ziua în care ne-am mutat, așa că crearea acestei stații de organizare a corespondenței a fost la fel de simplă ca și cum am pune acel spațiu nefolosit la lucru:

Scroll & Click/Tap pentru a cumpăra accesoriile de pe raftul meu:

Primul lucru pe care l-am făcut a fost să eliberez de pe birou tot ceea ce nu avea nevoie să fie acolo. Unul dintre lucrurile pe care le-am mutat a fost {punctul nostru Echo} care obișnuia să stea acolo – am găsit {un cuier de montare pe perete cu priză {AICI} făcut special pentru a vă lua punctul Echo de pe tejghea/desktop – îl ador!!! Vine, de asemenea, în alb și vă permite să alegeți între a agăța Echo dot-ul pe orizontală sau pe verticală

Pentru organizatorul meu de corespondență de pe birou am folosit un organizator de dosare din acril transparent găsit {AICI} cu dosare cu model găsite {AICI} deasupra biroului:

Apoi sub birou am două coșuri de gunoi subțiri de culoare gri găsite {AICI}. (verificați și {aceste coșuri asemănătoare în albastru marin}) etichetate pentru “gunoi” și “reciclare” cu un creion de cretă cumpărat {AICI}:

Se așează de o parte și de alta a distrugătorului nostru de hârtie (îl avem pe al nostru de ani de zile, așa că nu mai este disponibil, dar {acest distrugător de hârtie} este o opțiune foarte bine cotată și la un preț bun).

Nu aveți un loc în casă asemănător cu acesta? Un dulap ar fi un alt loc grozav pentru a amenaja o zonă de sortare a corespondenței, cu un distrugător și o pubelă de reciclare pe podeaua dulapului, iar organizatorul de dosare atașat pe partea interioară a ușii dulapului (organizatorul transparent de dosare pe care l-am folosit eu are găuri în partea din spate pentru a-l agăța!) O altă opțiune este să înființați o stație similară în bucătărie, lângă coșurile de gunoi și de reciclare care se află deja acolo – așezați organizatorul de dosare într-un sertar sau atârnați-l pe partea interioară a ușii de la cămară și adăugați un alt dosar pentru tot ceea ce trebuie mărunțit, de care să vă ocupați pe măsură ce dosarul se umple!

Cum organizez/sortez corespondența primită

Am organizatorul meu de dosare umplut cu șase din {aceste dosare} cu {aceste etichete imprimate}:

În fiecare zi (este atât de ușor când intri în obiceiul de a o face zilnic în loc să o lași să se acumuleze) îmi iau doar câteva minute pentru a lua teancul de corespondență și a o sorta în aceste dosare:

1. Dosar – tot ceea ce vreau să păstrez pe termen lung și nu vreau doar să scanez (cum ar fi documentele cu semnături) merge în acest dosar. Odată ce începe să se umple (de obicei de 1-2 ori/lună), le arhivez pe toate odată.
2. Scan – 90% din lucrurile pe care vreau să le păstrez pe termen lung, le scanez în laptop. Am acest mic scaner mobil găsit {AICI} care stă pe biroul nostru de birou într-o tavă (împreună cu super drăguțul ghiveci de birou găsit {AICI} – al meu este cel mic):

Este super ușor de utilizat – după ce descărcați software-ul pe computer/laptop atunci când îl primiți pentru prima dată, este la fel de simplu ca și cum ați conecta cele două cu un cablu USB, deschideți programul pe care l-ați descărcat, alegeți dosarul în care doriți ca scanarea să ajungă și apoi introduceți fiecare foaie prin față pentru a o scana:

Îmi place că pot face totul în timp ce stau în fața laptopului meu, fără să mă întorc și să merg înainte și înapoi, așa cum trebuia să fac cu scanerul imprimantei noastre. După ce totul este scanat, distrug tot ce conține informații personale. Cu siguranță un must-have! Aștept până când am mai multe hârtii în dosarul de scanare pentru a face scanarea – nu mă încurc cu el zilnic.

3. Pay – toate facturile pe hârtie care trebuie plătite merg în acest dosar. Am alerte în calendarul meu electronic (folosesc aplicația Google Calendar) pentru a plăti toate facturile din dosar plus cele pe care le-am primit în format electronic pe 1 și 15 ale fiecărei luni.

4. To Do – tot ceea ce trebuie să acționez merge în acest dosar.

5. Revizuire – orice corespondență care implică ceva îndelungat pe care trebuie să o citesc înainte de a mă gândi ce să fac cu ea sau orice catalog pe care vreau să îl examinez mai târziu merge în fișierul Revizuire. Scot ambele fișiere, To Do și Review, în același timp, cel puțin o dată pe săptămână și mă ocup de mare parte sau de tot ceea ce se află în ele. Când găsesc în cataloage lucruri pe care mă gândesc să le cumpăr sau la care fac referire într-o postare pe blog, fac o fotografie a paginii catalogului cu telefonul meu și o încarc pe una dintre planșele mele secrete de pe Pinterest (în aplicația Pinterest, trebuie doar să faceți clic pe “+” în colțul din dreapta sus și apoi pe “pin”), astfel încât să pot apoi să termin cu catalogul și să îl reciclez. (Dacă nu mă urmăriți încă pe Pinterest, mă puteți găsi {aici}!)

6. Jeff – tot ce vine pentru soțul meu care nu este corespondență nedorită intră aici. El o verifică și o golește în fiecare weekend.

Toată corespondența care este gunoi sau pe care am avut ocazia să o răsfoiesc și de care nu am nevoie merge fie la Reciclare, fie la Coșul de gunoi (lucruri precum plasticul înfășurat în jurul unor broșuri & cataloage), fie la distrugător (cereri de carduri de credit, etc.). Întregul proces durează mai puțin de cinci minute și te lasă cu biroul și blaturile complet goale. Am căpătat obiceiul de a organiza fluxul de corespondență în acest fel în timpul reamenajării bucătăriei noastre, când terenul meu obișnuit de aruncare a corespondenței de pe blatul din bucătărie era indisponibil și a fost un schimbător de joc. Acum este un obicei de zi cu zi la care nu mă gândesc de două ori.

Oh și încă un lucru – știți că îmi place ca lucrurile să arate frumos, așa că s-ar putea să vă întrebați dacă urăsc să am distrugătorul și coșurile de gunoi sub biroul nostru încorporat în loc de otomanul drăguț care obișnuia să fie acolo. Într-o lume perfectă, aș avea centrul meu de organizare a corespondenței de acasă ascuns unde nimeni nu l-ar vedea, dar totuși într-o locație convenabilă, dar acea lume perfectă nu există în casa mea. 🙂 Sincer, nu este atât de evident atunci când vezi camera în ansamblu, așa că nu mă deranjează:

Dar am păstrat mica “fustă de birou” pe care am făcut-o cu câțiva ani în urmă pentru a ascunde cablurile (mai multe detalii în {acest post}) și dacă avem o petrecere sau vreau ca casa mea să arate deosebit de frumos pentru un motiv oarecare, pot pur și simplu să o pun direct înăuntru:

Sper că ați găsit un sfat sau două care să vă ajute să fiți un pic mai organizați! Aveți și alte sfaturi de împărtășit pentru a vă ocupa de corespondență sau vă luptați cu alte domenii de organizare pe care ați dori să le vedeți abordate pe blog? Dish it!

XO,

Culoare de vopsea: Benjamin Moore Nightfall (finisaj Regal Select Matte)

Mobilier: Birou (care este de fapt o masă) – nu mai este disponibil, dar {acest birou} este foarte asemănător | Scaun – nu mai este disponibil, dar {acesta} este asemănător | Covor de iută – nu mai este disponibil, dar {acest covor} este asemănător | Piele de vacă – {această piele de vacă} arată asemănător

Iluminat: Plafonieră semi-închisă din alamă

Accesorii pentru bibliotecă: Ceas de alamă (mediu) | Rama de lemn | Oglindă Sunburst | Coral asemănător | Cutii de depozitare gri | Suport de carte din piatră | Cutie neagră & cu dungi albe | Ghiveci cu dungi gri | Sistem Orbi wifi | Mânere de bibliotecă Pearl | Alte accesorii nu mai sunt disponibile

Centru de organizare a corespondenței: Suport de dosare transparent cu etaje | Dosare decorative | Etichete pentru dosare | Distrugător similar | Coșuri de gunoi gri subțiri (etichetate cu {aceste creioane colorate})

Accesorii pentru birou: Ghiveci de masă cu bază încrucișată | Scanner portabil |

.