Continuăm cursul nostru de instruire SAP MM și acest tutorial va oferi o introducere și o prezentare detaliată a unuia dintre cele mai fundamentale procese în achiziții și în modulul SAP MM: Procesul SAP Procure to Pay. Acest proces este, de asemenea, cunoscut sub numele de proces de achiziție externă.

Procesul SAP Procure to Pay este necesar atunci când trebuie să achiziționăm materiale/servicii de la un furnizor extern pentru compania noastră. Acest proces include toate sarcinile de afaceri pornind de la o cerere de achiziție (PR) și terminând cu plata către furnizor.

Evenimentele care determină începerea acestui proces sunt legate de:

• Planificarea necesarului de materiale (MRP) de la Warehouse Management pentru a asigura un stoc minim de materiale și cantități de unelte în depozit.
• Planurile de materiale, unelte, resurse externe, servicii de întreținere a instalațiilor pentru a procura toate resursele necesare pentru a gestiona în mod corespunzător întreținerea instalațiilor.
• Alte nevoi de achiziție care provin de la departamentele unei companii.

Pentru a începe procesul, este necesar să se creeze o cerere de achiziție (PR), un document care permite persoanelor care lucrează în diferite departamente ale unei companii să specifice bunurile sau resursele care trebuie achiziționate. Procesul se încheie atunci când se înregistrează plata către furnizor. Iată o prezentare grafică a procesului de achiziție externă în SAP:

Overview of SAP Procure to Pay Process

Departamentul de achiziții poate satisface cerințele de achiziție ale altor departamente ale unei companii prin emiterea:

• unei comenzi de achiziție: în acest caz este necesar mai întâi un proces RFQ (Request for Quotation).
• Un contract deschis: în acest caz, în plus față de procesul RFQ, sarcina de achiziție este finalizată prin intermediul ordinului de achiziție care face referire la contractul deschis.

Procesul RFQ este întotdeauna efectuat de către Departamentul de Achiziții înainte de emiterea unui contract. De obicei, scopul final al acestei etape este de a selecta un furnizor dintre mai mulți, în raport cu bunurile sau serviciile care urmează să fie achiziționate.

O recepție de bunuri permite depozitului departamentului care a comandat achizițiile să certifice cantitatea primită de bunuri, în timp ce o intrare de servicii îi permite să certifice acceptarea serviciilor. Ambele sarcini se execută numai în legătură cu un ordin de achiziție/ordin de eliberare a contractului.

Subprocesul următor, al cărui nume este Invoice Handling (Gestionarea facturilor), conține sarcinile de corelare a facturii cu ordinul de eliberare a contractului sau cu ordinul de achiziție. Acesta conține, de asemenea, sarcinile necesare pentru a verifica datele facturii în raport cu datele din Ordinul de eliberare a contractului sau din Ordinul de achiziție, cum ar fi cantitatea și valorile pentru fiecare poziție.

Ultima sarcină este legată de înregistrarea plății unui furnizor.

Transacțiuni în cadrul procesului SAP Procure to Pay

Procesul SAP Procure to Pay utilizează următoarele tranzacții și documente din SAP ERP.

Rechiziție de achiziție

Rechiziția de achiziție este un document intern care este emis/creat ori de câte ori sunt necesare bunuri (pe stoc/nu pe stoc) și/sau servicii. Vor fi disponibile mai multe tipuri de documente care vor putea fi utilizate. Sistemul SAP verifică în mod automat diverși parametri, cum ar fi disponibilitatea bugetului, și necesită un flux de lucru de aprobare pentru cererea de achiziție, în principal pe baza valorii acesteia și a delegării interne a autorităților, precum și a altor parametri tehnici (cum ar fi categoria de articol sau grupul de achiziții). Cererea creată în sistem poate fi, de asemenea, revizuită, dacă este necesar.

Cum se apelează această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: ME51N
• Meniu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Purchase Requition -> Create

Request for Quotation (RFQ)

RFQ este necesară atunci când nu vă cunoașteți furnizorul și aveți nevoie de oferte de la mai mulți furnizori pentru un material/serviciu. Este setul complet de procese care se declanșează odată ce a fost primită o cerere de cumpărare. Posturile din cererea de aprovizionare pot fi grupate în același proces RFQ. Odată ce se primesc ofertele de la furnizori, se păstrează înregistrările în sistemul SAP, schimbând astfel documentul RFQ într-o ofertă de preț.

Cum se numește această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: ME41
• Meniu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> RFQ/Quotation -> Request for Quotation -> Create

Open Contract

Contractul deschis este un acord general cu furnizorul pentru o anumită perioadă de valabilitate, cu o listă de prețuri convenită. Cu referire la același contract, pot fi generate mai multe ordine de eliberare a contractului până la expirarea acestuia sau până când este disponibilă o valoare restantă.

Cum se apelează această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: ME31K
• Meniu: Logistică -> Managementul materialelor -> Achiziții -> Acord-cadru -> Contract -> Contract -> Contract -> Contract -.> Creare

Ordine de cumpărare

Ordinea de cumpărare este un document oficial convenit de la client către furnizor pentru intenția clientului de a cumpăra sau de a primi unul/multe materiale cu prețuri convenite, termenele de execuție/datele de livrare, cantitățile și specificațiile convenite. Angajamentul bugetar este creat automat. Se pot prevedea toleranțe pentru bunuri și servicii neplanificate.

Cum se apelează această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: ME21N
• Meniu: Logistică -> Managementul materialelor -> Achiziții -> Comandă de achiziție -> Creare -> Creare -.> ME21N – Furnizor/instalație de aprovizionare cunoscută

Contract Release Order

Contract Release Order este un document oficial convenit de la client către furnizor privind intenția clientului de a cumpăra sau de a primi unul/multe materiale cu prețuri convenite, termene de execuție/date de livrare, cantități și specificații și este creat cu referire la un contract deschis. Angajamentul bugetar este creat automat. Se pot prevedea toleranțe pentru bunuri și servicii neplanificate.

Cum se apelează această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: ME21N
• Meniu: Logistică -> Managementul materialelor -> Achiziții -> Comandă de achiziție -> Comandă de achiziție -> Achiziții -.> Create ME21N – Vendor/Supplying Plant Known

Goods Receipt

Goods Receipt este etapa din ciclul de achiziție în care bunurile efective comandate prin intermediul unui ordin de achiziție/ordin de eliberare a contractului sunt primite de către companie și se verifică calitatea/cantitatea necesară. În cazul în care calitatea mărfurilor îndeplinește criteriile necesare, o tranzacție de recepție a mărfurilor este înregistrată în sistemul SAP cu referire la comanda de achiziție/ordinul de eliberare a contractului. Această tranzacție are dublul efect de modificare a cantității de stoc (pentru materialele intrate) și, în același timp, se trece și înregistrarea în modulul financiar pentru debitarea stocului în contul datoriilor către furnizor.

Cum se apelează această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: MIGO
• Meniu: Logistic -> Managementul materialelor -> Managementul stocurilor -> Mișcarea mărfurilor -> MIGO

Înregistrarea serviciilor

Înregistrarea serviciilor certifică faptul că serviciile solicitate din comanda de achiziție/ordinul de eliberare a contractului au fost efectiv livrate/prestate. O confirmare cu parametrii necesari este introdusă pe fișa de intrare a serviciilor, care este apoi direcționată printr-un flux de lucru către nivelurile necesare pentru confirmare și aprobarea finală.

Cum se numește această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: ML81N
• Meniu: Logistic -> Material Management -> Service Entry Sheet -> ML81N Maintain

Invoice Handling

Procesul este declanșat ori de câte ori o factură primită de la furnizor pentru achiziții trebuie introdusă în sistemul SAP. Factura introdusă inițial este considerată ca fiind în starea “Parked”, ceea ce înseamnă că nu s-a efectuat nicio intrare sau contabilizare financiară și că detaliile facturii există în sistem pentru a fi înregistrate și aprobate ulterior. În acest stadiu se declanșează o “verificare în trei direcții” în sistemul SAP standard, în cadrul căreia factura primită este verificată automat în raport cu comanda de achiziție de referință și cu documentul de primire a mărfii, pentru a verifica exactitatea prețului/cantității. Orice discrepanță observată aici poate fi ajustată pentru diferențe și sume în litigiu. Factura poate fi trecută pe un statut de blocare pentru plată. Odată ce factura este aprobată prin intermediul fluxului de lucru definit în sistemul SAP, factura poate fi efectiv înregistrată. De obicei, acest lucru este realizat de către persoana responsabilă din cadrul departamentului de conturi de plată al unei companii. Procesul se suprapune, de obicei, funcționalității comune din modulele MM și FI.

Cum se numește această tranzacție

• Cod tranzacție SAP: MIRO/MIR7
• Meniu: Logistic -> Material Management -> Logistic Invoice Verification -> MIRO/MIR7 Enter Invoice

Payment

Dacă factura este aprobată prin fluxul de lucru, ultima etapă din ciclul de achiziții este plata către furnizor. Acest lucru se realizează prin introducerea unei tranzacții în sistemul SAP numită “Rularea automată a plății”, care, de obicei, este declanșată periodic pe baza termenelor de plată / datelor scadente menționate în comanda de achiziție. Rezultatul execuției de plată poate fi un cec tipărit prin SAP pentru vânzătorii destinați sau rezultatele execuției de plată pot fi exportate în sisteme externe pentru portalul bancar online prin care plățile furnizorilor sunt transferate electronic.

–

V-a plăcut acest tutorial SAP MM? Aveți întrebări sau comentarii? Ne-ar plăcea să auzim reacțiile dumneavoastră în secțiunea de comentarii de mai jos. Ar fi de mare ajutor pentru noi și sperăm că este ceva ce putem aborda pentru dvs. în îmbunătățirea tutorialelor noastre gratuite SAP MM.

.