Exista un lucru pe care nu prea reușeam să îl înțeleg când am început să devin “adult”: de ce unii oameni întârziau întotdeauna la evenimente.

Știi despre ce vorbesc…

Dacă evenimentul începe la ora 20:00, trebuie să le spui să vină la ora 19:00 pentru ca ei să ajungă la timp.

Și uneori întârzierea le face rău. Ei întârzie la serviciu de prea multe ori și capătă o reputație de iresponsabili.

Sau chiar sunt concediați.

Peste toate acestea, există unele lucruri la care NU se poate întârzia, cum ar fi zborurile. E ca și cum ȘTII că s-ar putea să fie trafic și că cozile la TSA sunt lungi, de ce să nu pleci super devreme?

Știți că timpul este cea mai mare valoare a mea.

Nu încerc să strig pe nimeni, dar să am de-a face cu oameni care întârzie a fost o mare sursă de frustrare în ultima vreme în viața mea.

Așa că am decis să scriu acest articol de dragul meu, ca să pot înțelege ce se întâmplă cu oamenii care întârzie perpetuu. Este vorba despre faptul că îmi scarpin propria mâncărime încercând să înțeleg oamenii un pic mai mult.

Am făcut câteva cercetări, am vorbit cu câțiva prieteni care întârzie mereu și m-am gândit puțin la acest subiect.

Am ajuns la câteva realizări interesante.

Acest articol este despre întârziere, dar sunt sigur că puteți aplica multe dintre aceste principii în afaceri, sub forma managementului de proiect.

The Math of Lateness

Să folosim exemplul fictiv al lui John, care întârzie mereu.

În capul nostru, avem timpul “mediu” necesar pentru a face o activitate. De exemplu, în capul nostru, credem că ne ia 25 de minute să mergem cu mașina până la birou.

Problema este că unii oameni nu au o medie exactă în capul lor.

În medie, lui John îi ia 25 de minute să meargă cu mașina de acasă până la birou, dar în capul lui, el crede că îi ia doar 15 minute.

Atunci de ce avem aceste numere incorecte în capul nostru?

1. Confundarea mediei tale cu cea mai rapidă înregistrare dintotdeauna

Poate o dată ai ajuns la birou în 15 minute când a trebuit să mergi la serviciu într-o sâmbătă la ora 9 dimineața. Nu era trafic, așa că ați ajuns acolo mult mai repede decât în mod normal.

Aceasta a fost în cel mai bun caz.

Acum, de fiecare dată când credeți că vă ia 15 minute. În realitate, ajungeți acolo în 15 minute doar în aproximativ 5% din timp.

2. Nu stați jos și nu vă calculați media

Singurul mod de a capta timpul mediu este să îl măsurați efectiv. Folosiți funcția de cronometru de pe telefon, din momentul în care ieșiți pe ușă și până în momentul în care intrați în birou.

Cu cât faceți asta de mai multe ori, cu atât numărul dvs. va fi mai precis.

De asemenea, trebuie să ținem cont de deviația standard.

Deviația standard înseamnă cât de “împrăștiate” sunt numerele.

În medie, vă ia 25 de minute să ajungeți la birou.

Dar, la limita inferioară, ați putea ajunge acolo în 15 minute. La limita superioară, ți-ar putea lua 35 de minute. Poate că a fost trafic în acea dimineață.

De fiecare dată când plec de la aeroportul din Bangkok, ajung cu treizeci de minute mai devreme decât aș face-o în mod normal.

De ce? Pentru că linia lor de vize este întotdeauna lipsită de personal.

Ai luat metroul undeva? Îmi pare rău, dar s-ar putea să nu sosească la fiecare cinci minute, așa cum ar trebui.

Acestea sunt variabile pe care nu le poți controla, dar tot trebuie să le iei în context.

Câteva întrebări care să vă ajute (utile mai ales pentru planificarea proiectelor):

• Ce nu iau în calcul? Care sunt punctele mele oarbe?
• Ce poate merge prost?
• Care este efectul de domino? Sau consecințele de ordinul 1, de ordinul 2?

Cele mici se adună

Există lucruri mici pe care trebuie să le faci pentru a te pregăti înainte de a merge efectiv undeva. Cei mai mulți oameni nu includ aceste lucruri în calculele lor cu privire la cât timp va dura ceva.

Ei cred că acești pași folosesc zero resurse.
Câteva exemple:

• Încălțarea pantofilor – 1 minut
• Punerea hainelor pe tine – Variază
• Coborârea cu liftul – 1 minut
• Încărcarea genții pentru laptop – 1 minut
• Începerea și încălzirea mașinii – 5 minute

Acestea sunt aproape 9 minute pe care majoritatea oamenilor nu le iau în calcul.

Și iată ce e nasol: Acestea sunt variabile care pot ușor să meargă prost.

Coborârea cu liftul durează în mod normal un minut, dar ce se întâmplă dacă liftul nu funcționează?

Ce se întâmplă dacă mașina ta are puțin combustibil și trebuie să o alimentezi? Asta înseamnă 10 minute.

Toți am trecut prin situația în care nu ne găsim cheile. 5 minute în plus.

Vreau să port tricoul ăsta, dar este șifonat. Trebuie să petrec 10 minute pentru a o călca.

Ați prins ideea.

Stuff. Merge. Wrong.

Trebuie să ții cont de asta.

Câțiva oameni urăsc sentimentul de a ajunge mai devreme

Amicul meu a menționat un motiv important pentru care el întârzie mereu: se simte ciudat să fie primul care ajunge.

Amice, eu întârzii mereu pentru că urăsc sentimentul de a fi primul acolo. Dacă sunt acolo primul și nu mai este nimeni altcineva, mă simt ca și cum aș fi putut face altceva cu timpul meu. În plus, e doar un sentiment ciudat să fiu singur într-un restaurant. Cred că este modul meu de a nu face față anxietății sociale de a fi singur. Încă un lucru. Simt că dacă sunt acolo de unul singur mai devreme, iar apoi vine tot grupul de 10 persoane, am impresia că mă judecă ca și cum aș avea prea mult timp liber.

Pot să mă identific cu asta. Obișnuiam să am o teamă de a merge singură la film sau de a mânca singură la un restaurant. Tipul ăsta trebuie să fie un ratat pentru că nu găsește pe nimeni cu care să facă activități!

Ai mai simțit vreodată asta?

Există un singur lucru pe care îl poți face, și anume să nu dai doi bani pe ceea ce crede altcineva.

Iată care este adevărul: nimănui nu-i pasă. Toată lumea este ocupată cu viețile lor și cu propriile gânduri. Nimeni nu este atent. Totul este în capul tău.

Cultură

Cu doi ani în urmă, prietena mea trebuia să meargă la plajă cu familia ei.

Era ora 15:00, iar eu i-am dat Facetimed pentru a vedea o priveliște a plajei. În schimb, am văzut o sufragerie haotică.

Familia ei încă se pregătea pentru plajă. Trebuiau să plece la 9 dimineața… cum de nu erau gata șase ore mai târziu?

Nu puteam înțelege.

Au ajuns să petreacă o zi întreagă pregătindu-se, doar pentru a petrece o oră la plajă! A fost cel mai ineficient lucru pe care l-am văzut în viața mea.

De ce nu și-au făcut bagajele cu o seară înainte, astfel încât să poată petrece mai mult timp la plajă?

Acest lucru se reduce la valori și perspectivă.

Prietena mea mi-a explicat că este vorba despre sentimentul de control.

Când ești la serviciu, trebuie să urmezi programul altcuiva. Trebuie să te prezinți la muncă la o anumită oră. Poți să iei prânzul doar la o anumită oră.

Dar dacă este weekend, s-ar putea să vrei să simți că ai mai mult control asupra propriului tău timp.

Pentru unii oameni, dacă te ții prea aproape de un calendar sau de un program, ai impresia că renunți la controlul asupra vieții tale.

Pentru mine, este complet opus.

Să mă țin de un program și să planific din timp înseamnă că îmi folosesc timpul în cel mai eficient mod posibil. Timpul pe care îl economisesc fiind disciplinat îmi oferă libertatea de a mă juca jocuri video sau de a merge la sală fără să mă simt vinovat. Asta înseamnă control pentru mine.

După ce am ajuns să o cunosc mai bine pe ea și familia ei, mi-am dat seama că unele culturi au pur și simplu un punct de vedere diferit asupra timpului.

În unele culturi, este lipsit de respect să ajungi târziu. În alte culturi, este complet acceptabil să apari cu câteva ore întârziere.

Să spui să ne întâlnim la ora 15:00 este mai mult o sugestie decât ora reală la care ar trebui să te întâlnești.

Îmi pot simți deja agitația dacă vom merge vreodată într-o călătorie de familie împreună.

Făcând față întârzierilor

Cum te descurci cu oamenii care au tendința de a întârzia?

Puteți stabili standarde în comunicare:

“Hei X, doar confirmam că suntem încă de acord pentru o cafea la ora 15:00 astăzi. Doar ca să știi că voi fi acolo în jurul orei 15:00 exact. Am vrut să te anunț pentru că am o altă întâlnire la ora 16:00. Anunță-mă dacă se schimbă ceva sau dacă întârzii, mulțumesc. Aștept cu nerăbdare să te văd!”

În continuare, îmi place să călătoresc cu un set de căști. Dacă stau acolo timp de 15 minute, pot cel puțin să ascult o carte audio și să fiu productiv.

Și, în cele din urmă, învăț doar să mă las mai mult în voia curentului. Apreciez un pic mai multă spontaneitate.

Târzierea nu este intenționat lipsită de respect

Cu câțiva ani în urmă, dacă cineva întârzia, aș fi presupus că era intenționat și că era lipsit de respect.

De-a lungul timpului, am depus multă muncă pentru a înțelege mai mult oamenii. Majoritatea oamenilor nu au intenția de a te supăra – există doar o mulțime de factori dedesubt care contribuie la acest comportament.

Ar trebui să încerci să fii punctual? Da, atunci când este posibil. Cred că este cel mai bun mod de a-ți folosi timpul. Dar înțeleg, de asemenea, că există și alți factori care contribuie.

Acum, dacă mă scuzați, calendarul meu spune că este timpul pentru următoarea mea sarcină. 😉

Imagine ilustrată de rangizzz