Când scrieți instrucțiuni, evitați limbajul persuasiv și adoptați o abordare bazată pe sarcini. Păstrați redactarea concisă și clară și concentrați-vă pe abilitarea utilizatorului de a îndeplini cu succes sarcina.

În general, urmați aceste linii directoare:

Concisețe și claritate

Păstrați propozițiile scurte și ușor de înțeles. Folosiți terminologia comună ori de câte ori este posibil. Evitați folosirea expresiilor, argoului, jargonului, poreclelor, abrevierilor și acronimelor. Dacă folosiți terminologie care ar putea fi nouă sau derutantă, definiți clar fiecare termen atunci când apare pentru prima dată în instrucțiuni.

Audiența

Este important să vă cunoașteți audiența atunci când scrieți instrucțiuni, astfel încât să includeți toate informațiile necesare și să excludeți informațiile inutile. Cunoașterea audienței vă permite să faceți presupuneri rezonabile și bine informate, pe baza pregătirii probabile a audienței, a experienței și a familiarității acesteia cu subiectul. De exemplu, dacă scrieți instrucțiuni pentru un grup de persoane în vârstă de la filiala locală a bibliotecii publice, s-ar putea să nu fie sigur să presupuneți că aceștia sunt familiarizați cu elementele de bază ale deschiderii unei anumite aplicații software. Cu toate acestea, dacă scrieți instrucțiuni pentru un grup de dezvoltatori de software din cadrul unei organizații profesionale, ar putea fi sigur să presupuneți că aceștia sunt familiarizați cu elementele de bază ale deschiderii unei aplicații software specifice.

Când decideți ce informații să includeți și să excludeți din instrucțiuni, este important să identificați în mod clar cine este publicul dumneavoastră și care este nivelul probabil de competență al acestuia în ceea ce privește subiectul instrucțiunilor și informațiile de bază aferente.

Dacă este probabil ca un public să aibă o gamă largă de experiență și cunoștințe care include diferite niveluri de familiaritate și expertiză, puteți utiliza diverse tehnici pentru a menține fiecare set de instrucțiuni concis și concentrat pe o singură sarcină, furnizând în același timp informațiile necesare. De exemplu, puteți crea instrucțiuni separate pentru informațiile prealabile și puteți oferi publicului dumneavoastră mijloacele de a accesa rapid și ușor instrucțiunile separate (prin intermediul hiperlegăturilor, anexelor etc.).

Grafica

Imaginile vorbesc mai tare decât cuvintele. Adăugarea de grafice pentru a vă transmite gândurile poate fi mai eficientă decât cuvintele în sine. Instrucțiunile care sunt bine ilustrate și care însoțesc instrucțiunile dvs. scrise au, de obicei, un mare succes. Adaugă un nivel suplimentar de înțelegere și permite cititorului să le parcurgă sau să le rezolve în cazul în care apar probleme. Imaginile adaugă o dimensiune suplimentară care va permite cititorului dumneavoastră să vizualizeze produsul final. De asemenea, atunci când folosiți grafice, trebuie să țineți cont de acei cursanți vizuali și să adaptați grafica.

Deși imaginile sunt minunate, trebuie să fiți atenți să nu includeți fotografii sau ilustrații care sunt confuze sau care nu sunt asociate cu instrucțiunile scrise propriu-zise. Dacă asociați o imagine slabă cu instrucțiunile dumneavoastră, s-ar putea să provocați stres cititorului sau să introduceți confuzie atunci când încearcă să descifreze ceea ce vreți să spuneți.

De asemenea, atunci când faceți fotografii, asigurați-vă că zona este bine luminată și că imaginile sunt clare și luminoase. Imaginile întunecate sau neclare sunt adesea dificil de urmărit. Aveți grijă să fotografiați subiectul în aceeași orientare de fiecare dată pentru a evita confuzia și luați în considerare utilizarea unui trepied.

Dimensiunile sunt, de asemenea, importante atunci când folosiți imagini în instrucțiuni. O imagine care este prea mică pentru a fi văzută este la fel de inutilă ca o imagine neclară.

Pentru a fi puternice și ușor de înțeles, textul și graficul pentru fiecare pas trebuie să se coreleze în mod clar cu acel pas al instrucțiunilor.

Formatul

Amintiți-vă că cititorii vor executa de fapt sarcina pe măsură ce citesc instrucțiunile. Așadar, nu ar trebui să folosiți blocuri solide de text mic, greu de descifrat. Asigurați-vă că creați un design și o punere în pagină de instrucțiuni care să permită o citire ușoară și să adauge calitate estetică. Păstrarea unei pagini simple, dar cu o ierarhie definită, va ajuta cititorul să completeze pașii instrucțiunilor.

Când vă proiectați pagina, o ierarhie solidă este importantă pentru scanabilitate. Utilizarea titlurilor bold, a caracterelor italice și a cifrelor romane va ajuta cititorul să își găsească locul cu ușurință și ajută la aspectul vizual general.

Ordine

Este important ca instrucțiunile dumneavoastră să fie planificate într-o progresie logică. Asigurați-vă că enunțați clar problema pe prima pagină. Urmați problemele dvs. cu un set de pași specifici care să detalieze modul de rezolvare a problemei propuse. Instrucțiunile tehnice trebuie să decurgă într-un tipar logic. De exemplu, atunci când asamblați o masă, nu ar fi bine dacă ați da ultimele retușuri înainte de a avea toate șuruburile la locul lor. Așa cum am mai spus, trebuie să existe și grafice clare acolo unde este necesar pentru a clarifica acțiunea. Nu uitați, o imagine face cât o mie de cuvinte.

Testarea și verificarea

Știm cu toții că instrucțiunile sunt greu de scris și că uneori sună bine pe hârtie, dar când încercați efectiv să le puneți în aplicare, s-ar putea să descoperiți că formularea dumneavoastră nu are sens pentru ceilalți. Amintiți-vă că ceea ce ar putea fi comun sau evident pentru dvs. ar putea să-i deruteze pe cititorii dvs., deci cunoașteți-vă publicul. Pe lângă faptul că vă testați instrucțiunile pe dumneavoastră, puneți pe cineva care nu știe nimic despre produsul dumneavoastră să le testeze. Acest lucru se numește studiu de utilizabilitate. Luați notițe despre ce a funcționat și ce nu a funcționat și apoi revizuiți-vă instrucțiunile în consecință. Pe termen lung, cu cât mai multe persoane vă testează instrucțiunile, cu atât mai eficient va fi setul final.

.