Ce este o cerere de lucru?

O cerere de lucru este un document formal (digital sau pe hârtie) care descrie lucrările de întreținere care trebuie finalizate. O cerere de lucru este identificarea lucrărilor necesare, emisă de client către departamentul de întreținere.

Vizualizare generală

Departamentul de întreținere găzduiește lucrători care sunt calificați în întreținerea instalațiilor, a terenurilor, a echipamentelor, a vehiculelor și a altor bunuri. Aceștia sunt îngrijitorii proprietății și, ca urmare, susțin o varietate de nevoi ale clienților. Aceste nevoi se pot adăuga rapid la munca obișnuită, programată, cum ar fi curățenia de rutină și întreținerea preventivă. Pentru a gestiona și valida toate sarcinile, întreținerea trebuie să funcționeze cu un flux de lucru clar.

5 elemente cheie ale unei solicitări de lucrări:

1. Partea solicitantă: o persoană individuală sau un departament
2. Problemă: acestea pot include robinete care prezintă scurgeri, lucrări de tâmplărie, îndepărtarea zăpezii, amenajarea peisagistică, reînnoirea iluminatului interior, schimbarea sculelor și repararea vehiculelor
3. Prioritate: scăzută, medie sau ridicată; datele de scadență trebuie precizate dacă sunt cunoscute
4. Localizare: o anumită zonă din instalație și o anumită uzină dacă există mai multe
5. Buget: important pentru planificarea și negocierea lucrărilor, pentru înregistrările contabile și financiare și pentru aprobarea conducerii

Cu cât este mai detaliată o cerere de lucrări, cu atât mai bine. Cererile de lucru detaliate îi ajută pe supervizorii și managerii de întreținere să transforme mai repede o cerere de lucru într-o comandă de lucru.

3 tipuri de cereri de lucru

Cererile de lucru pot fi clasificate în mai multe moduri, în funcție de tipul de industrie, dimensiunea afacerii și mărimea echipei de întreținere. Câteva tipuri diferite de cereri de întreținere sunt enumerate mai jos.

Pe tip de solicitant

• Solicitare a chiriașului: HVAC nu mai funcționează, toaletă care curge, reparații de gips-carton
• Solicitare a operatorului: mașină nu mai funcționează, rata mare de rebuturi, scurgeri de lichide
• Solicitare a angajatului: mutarea mobilierului, schimbarea luminilor din birou, reparații de covoare

Pe tip de unitate

• Solicitare a școlii: întreținere toalete, săli de clasă, laboratoare
• Solicitare parc: gazon, amenajare peisagistică, reparații panouri
• Solicitare industrială: întreținere furnale, cazane, benzi transportoare pentru alimente

Pe tipuri de priorități

• Discreționar (important, dar nu obligatoriu): zugrăvirea birourilor, mutarea mobilierului, modernizarea cabinetelor
• Nu discreționar (obligatoriu)
  • Urgență (asociată cu protejarea vieților sau prevenirea pierderii unor bunuri costisitoare): deversări de substanțe chimice, pene de curent, îndepărtarea gheții de pe alei
  • Urgent (asociat cu promptitudinea lucrărilor necesare): restabilirea apei calde într-o toaletă, repararea aerului condiționat, funcționarea urinarelor
  • Rutine: activități de întreținere preventivă, curățenie de rutină, tunsul gazonului
  • Nu de rutină: în plus față de lucrările urgente și de urgență, aceasta include și proiectele speciale planificate

Exemplu de cerere de lucru

Prin intermediul software-ului CMMS de la UpKeep, managerul de producție al ambalatorului de alimente ABC trimite o cerere de lucru echipei sale de întreținere cu următoarele detalii:

• Titlu cerere de lucru: Instalarea unei noi linii de ambalare a alimentelor
• Detalii: Noua linie de ambalare a fost livrată cu 12 paleți. Acestea urmează să fie instalate în aceeași sală de procesare cu alte 8 linii. Suntem cu o lună în urmă cu acest proiect și avem nevoie de capacitate suplimentară pentru a livra cerințele clienților noștri. Scopul este de a finaliza asamblarea la o săptămână de la primirea acestei cereri. Bugetul rămas pentru proiect este de 3.000 de dolari.
• Prioritate: Înaltă

În acest exemplu, managerul de producție se află sub presiune pentru a pune în funcțiune noua linie de ambalare a companiei în termen de o săptămână. Cererea de lucru este transmisă la întreținere cu scopul de a obține transformarea ei într-o comandă de lucru. Anumiți parametri sunt incluși în detalii, iar aceștia trebuie să fie luați în considerare de către întreținere înainte de a trece la următoarea etapă a fluxului de lucru.

Solicitarea de lucru permite departamentului de întreținere să pună următoarele întrebări:

• Putem efectua lucrarea în termenul solicitat?
• Dispunem de resursele interne pentru a finaliza cererea?
• Dacă nu dispunem de resursele interne, bugetul rămas este suficient pentru a acoperi costurile de externalizare?
• Dispunem de instrucțiunile de asamblare?
• Dacă nu putem finaliza în termenul solicitat, când o putem face?

În acest scenariu, tipul de solicitare poate fi considerat o solicitare non-rutinieră, deoarece este un proiect special. Acestea fiind spuse, este probabil ca cererea de lucru să fie transformată într-o comandă de lucru și să urmeze restul etapelor din fluxul de lucru.

Cum îmbunătățesc cererile de lucru întreținerea

În loc ca totul să fie transformat într-o comandă de lucru, cererile de lucru servesc drept “regulator” între munca dorită și munca atribuită. Totul trebuie să treacă printr-un filtru, fie că acesta este supraveghetorul, managerul sau altcineva. Aceasta îmbunătățește prioritizarea și organizarea.

În exemplul nostru cu Food Packer ABC, beneficiul specific pentru întreținere este că așteptările sunt clarificate în secțiunea de detalii a ordinului de lucru. Acestea se prezintă sub forma motivului urgenței, a termenului de finalizare dorit și a bugetului alocat. Dacă toți parametrii pot fi respectați, persoana de întreținere desemnată va aproba cererea de lucru și o va converti într-o comandă de lucru. Dacă nu pot fi îndepliniți toți parametrii, atunci persoana de întreținere desemnată va trebui să comunice solicitantului ceea ce este realizabil.

.