Si busca ahorrar costes en los envíos, eche un vistazo a los envíos entrantes. Dependiendo del sector y del tamaño de la empresa, un negocio puede gastar más del 40% de su presupuesto anual de flete en envíos entrantes, según el Grupo Aberdeen, una firma de investigación de Boston. Un programa de transporte de entrada más eficaz puede minimizar los retrasos, ahorrar dinero e incluso reducir la confusión.

El 75% de las empresas encuestadas por el Aberdeen Group afirman que la gestión del transporte de entrada es un punto clave. En un ejemplo, una empresa con más de 18 millones de dólares al año en costes de flete entrante informó de que estaba pagando facturas de más de 100 transportistas, a pesar de haber negociado condiciones preferentes con cinco transportistas y de haber estipulado su uso en cada pedido.

Las organizaciones de logística y cadena de suministro se enfrentan a tres retos principales cuando se trata de ganar ventaja en el gasto de transporte entrante.

3 retos de los envíos entrantes que los ejecutivos de logística deben abordar

Falta de visibilidad

Los ejecutivos de logística reciben constantemente peticiones de los grupos de operaciones, ventas, planificación, compras y contabilidad de información más precisa y oportuna sobre los envíos entrantes. En la actualidad, para identificar lo que está en tránsito, dónde está, cuándo llegará y cuánto costará, es necesario reunir información del papeleo interno, de los sitios web de los transportistas y de las llamadas telefónicas, un proceso que consume tiempo y es ineficiente. Y eso es para un solo envío. Un informe completo puede tardar horas o días en prepararse.

Además, los gestores de transporte que deben confiar en procesos predominantemente manuales para el seguimiento y localización de la carga, se encuentran con la respuesta de “llega cuando llega”. Esta falta de previsibilidad tiene efectos dominantes en toda la empresa, lo que provoca un exceso de inventario, obstáculos en las ventas y variaciones en el rendimiento de la cadena de suministro de la empresa. En la mayoría de las organizaciones, la falta de datos fiables, fácilmente accesibles y en tiempo real significa que deben solicitar a los proveedores los detalles del envío (nombre del transportista, número de seguimiento del transportista o conocimiento de embarque, etc.). Este es un proceso ineficaz y que requiere mucha mano de obra y, en última instancia, una forma costosa de gestionar los envíos entrantes.

Falta de control

La mayoría de las empresas han desarrollado planes y guías de enrutamiento cuidadosamente optimizados que especifican cómo deben enviar el material los usuarios y los proveedores. Sin embargo, tienen poco control sobre el cumplimiento de estas guías, a pesar de que pagan los gastos de transporte. Deben confiar en que sus proveedores y empleados ejecuten las instrucciones y guías de enrutamiento, sin ningún medio para hacer cumplir estos planes optimizados.

Esto es menos problemático con los gastos de envío de salida, ya que las empresas suelen tener un control directo sobre sus fletes de salida. Pero la mayoría de los términos de las órdenes de compra son “Ex Works’ (EXW), donde el comprador paga los costos de envío de entrada y asume el riesgo de la entrega de los bienes.

El comprador, en este escenario, depende del proveedor para seguir las instrucciones de ruta suministradas. Desgraciadamente, los proveedores no siguen sistemáticamente las instrucciones de ruta, debido a que se centran en el envío de productos a cientos de clientes diariamente.

La conclusión es que cuando un proveedor no se adhiere a la solicitud de envío (por ejemplo, la selección del transportista, la selección del nivel de servicio, la identificación del número de cuenta, las instrucciones especiales, las notificaciones, etc.), la empresa compradora soporta los gastos de transporte adicionales, así como los costes derivados de los retrasos en la recepción de los artículos comprados, las interrupciones de la cadena de suministro y la falta de visibilidad del envío. Costes que, por lo general, no pueden ser rastreados hasta el nivel de producto para realizar cálculos precisos del Coste de las Mercancías (COGS).

Además, una vez que los artículos están en ruta, el comprador no tiene medios para realizar cambios, ya sea reaccionando a eventos externos como un evento meteorológico, o la necesidad de dividir un envío para destinos de entrega separados.

Puede que pasen semanas o meses antes de que el aumento de los costes sea visible porque las facturas para el envío de entrada deben ser introducidas y pagadas antes de que las finanzas puedan generar un informe de gastos. Incluso entonces, lo único que se sabe es el coste total. Para desglosar los datos con más detalle hay que revisar el papeleo manualmente, entrar en los portales de envío de varios transportistas y recopilar la información de varias maneras para analizar el problema. Por lo tanto, a menos que surja una pregunta específica o que alguien haga un proyecto de análisis del gasto en envíos entrantes, los verdaderos costes de los envíos entrantes siguen siendo desconocidos.

Aumento de los costes de flete

Según el Aberdeen Research Group, de media, las empresas encuestadas experimentaron un aumento del 14.Según el Aberdeen Research Group, las empresas encuestadas experimentaron un aumento del 14,5% en las tarifas de carga de camiones, un aumento del 11,5% en las tarifas de LTL y de barco, y un aumento del 15,1% en las tarifas aéreas internacionales en los últimos dos años.

Claramente, las tarifas de envío externas están fuera del control del gestor logístico. Pero eso significa que la gestión cuidadosa del ecosistema de envíos entrantes es de mayor importancia. Además de aumentar la visibilidad y el control, como ya se ha comentado, los directores de logística se ven obligados a buscar otras áreas de ahorro:

• Reducción del tamaño de la plantilla
• Presupuesto de los servicios de TI
• Aumentar la centralización del envío

Sin embargo, estos cambios sólo pueden agravar el problema. Entonces, ¿cómo pueden los gestores de envíos controlar los costes externos con menos recursos internos?

• Realice un análisis exhaustivo de los datos de los envíos para ver dónde se ha perdido el dinero, de modo que sepa en qué debe centrarse
• Implemente un sistema sólido de gestión del transporte
• Trabaje con un proveedor de servicios logísticos que pueda ayudarle a desarrollar un programa personalizado de envíos entrantes y rutas, trabajando de forma individualizada con sus proveedores

Está claro que gestionar los envíos entrantes es un reto. Afortunadamente, ahora existen servicios prácticos y gestionados que permiten a las empresas gestionar los procesos, aumentar la visibilidad y obtener el control de sus costes de envíos entrantes. Una solución completa de servicios gestionados combina experiencia en logística compleja y con un sistema a la carta para la gestión logística. Pero hay que saber lo que se busca en cuanto a herramientas automatizadas, sistemas y servicios integrados a la hora de elegir un proveedor o de crear un programa de gestión de envíos entrantes en la empresa.