¿Qué es una solicitud de trabajo?
Una solicitud de trabajo es un documento formal (digital o en papel) que describe el trabajo de mantenimiento que debe realizarse. Una solicitud de trabajo es la identificación del trabajo necesario, emitida por el cliente al departamento de mantenimiento.
Presentación
El departamento de mantenimiento es el hogar de los trabajadores que están capacitados para el mantenimiento de las instalaciones, terrenos, equipos, vehículos y otros activos. Son los cuidadores de la propiedad y, como resultado, apoyan una variedad de necesidades de los clientes. Estas necesidades pueden sumarse rápidamente al trabajo regular y programado, como la limpieza rutinaria y el mantenimiento preventivo. Para gestionar y validar todas las tareas, el mantenimiento debe operar con un flujo de trabajo claro.
5 elementos clave de una solicitud de trabajo:
- Parte solicitante: una persona individual o un departamento
- Asunto: pueden ser grifos con fugas, trabajos de carpintería, retirada de nieve, jardinería, renovación de la iluminación interior, cambio de herramientas y reparación de vehículos
- Prioridad: baja, media o alta; deben indicarse las fechas de vencimiento si se conocen
- Localización: área específica en las instalaciones y planta específica si hay varias
- Presupuesto: importante para la planificación del trabajo y las negociaciones, los registros contables y financieros, y la aprobación de la dirección
Cuanto más detallada sea una solicitud de trabajo, mejor. Las solicitudes de trabajo detalladas ayudan a los supervisores y gerentes de mantenimiento a convertir una solicitud de trabajo en una orden de trabajo con mayor rapidez.
3 tipos de solicitudes de trabajo
Las solicitudes de trabajo pueden clasificarse de varias maneras dependiendo del tipo de industria, el tamaño de la empresa y el tamaño del equipo de mantenimiento. A continuación se enumeran algunos tipos diferentes de solicitudes de mantenimiento.
Por tipo de solicitante
- Solicitud del inquilino: HVAC deja de funcionar, inodoro que funciona, reparación de paneles de yeso
- Solicitud del operario: máquina que deja de funcionar, altas tasas de desecho, fugas de fluidos
- Solicitud del empleado: reubicación de muebles, cambio de luces de la oficina, reparación de alfombras
Por tipo de establecimiento
- Solicitud de la escuela: mantenimiento de baños, aulas, laboratorios
- Solicitud de parque: césped, jardinería, reparación de rótulos
- Solicitud industrial: mantenimiento de altos hornos, calderas, cintas transportadoras de alimentos
Por tipo de prioridad
- Discrecional (importante pero no obligatorio): pintura de oficinas, traslado de muebles, mejora de cubículos
- No discrecional (obligatorio)
- Emergencia (asociada a la protección de vidas o a la prevención de la pérdida de activos costosos): derrames de productos químicos, cortes de electricidad, eliminación del hielo de las pasarelas
- Urgente (asociada a la puntualidad del trabajo necesario): restablecimiento del agua caliente en un lavabo, reparación del aire acondicionado, funcionamiento de los urinarios
- Rutina: actividades de mantenimiento preventivo, limpieza rutinaria, corte de césped
- No rutinario: además de los trabajos de emergencia y urgentes, también se incluyen los proyectos especiales planificados
Ejemplo de solicitud de trabajo
A través del software GMAO de UpKeep, el jefe de producción de la empresa de envasado de alimentos ABC envía una solicitud de trabajo a su equipo de mantenimiento con los siguientes detalles:
- Título de la solicitud de trabajo: Instalar nueva línea de envasado de alimentos
- Detalles: Se ha entregado una nueva línea de envasado con 12 palets. Se van a instalar en la misma sala de procesamiento que otras 8 líneas. Llevamos un mes de retraso en este proyecto y necesitamos capacidad adicional para cumplir con los requisitos de nuestros clientes. El objetivo es completar el montaje en una semana a partir de la recepción de este pedido. El presupuesto restante del proyecto es de 3.000 dólares.
- Prioridad: Alta
En este ejemplo, el director de producción está presionado para poner en marcha la nueva línea de envasado de la empresa en una semana. La solicitud de trabajo se envía a mantenimiento con el objetivo de que se convierta en una orden de trabajo. En los detalles se incluyen ciertos parámetros que deben ser considerados por mantenimiento antes de pasar al siguiente paso del flujo de trabajo.
La solicitud de trabajo permite al departamento de mantenimiento plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Podemos realizar el trabajo dentro del plazo solicitado?
- ¿Tenemos los recursos internos para completar la solicitud?
- Si no tenemos los recursos internos, ¿el presupuesto restante es suficiente para cubrir los costes de la subcontratación?
- ¿Tenemos las instrucciones de montaje?
- Si no podemos completarlo en el plazo solicitado, ¿cuándo podremos hacerlo?
En este escenario, el tipo de solicitud puede considerarse como una solicitud no rutinaria al tratarse de un proyecto especial. Dicho esto, es probable que la solicitud de trabajo se convierta en una orden de trabajo y se sigan el resto de pasos del flujo de trabajo.
Cómo las solicitudes de trabajo mejoran el mantenimiento
En lugar de que todo se convierta en una orden de trabajo, las solicitudes de trabajo sirven de “regulador” entre el trabajo deseado y el trabajo asignado. Todo debe pasar por un filtro, ya sea el supervisor, el gerente u otra persona. Mejora la priorización y la organización.
En nuestro ejemplo con la empacadora de alimentos ABC, el beneficio específico para el mantenimiento es que las expectativas quedan claras en la sección de detalles de la orden de trabajo. Estas vienen en forma de la razón de la urgencia, el plazo de finalización deseado y el presupuesto asignado. Si todos los parámetros pueden cumplirse, la persona de mantenimiento asignada aprobará la solicitud de trabajo y la convertirá en una orden de trabajo. Si no se pueden cumplir todos los parámetros, la persona de mantenimiento asignada tendrá que comunicar lo que se puede conseguir con el solicitante.