El “crashing” del proyecto (también conocido como “crashing the project schedule”, o “project time compression”) es una técnica de gestión de proyectos que se basa en añadir más recursos de los inicialmente previstos en un proyecto para acelerar los plazos del mismo. Por supuesto, añadir más recursos también significa aumentar los costes del proyecto, pero a veces es una buena estrategia de proyecto (se puede calcular el ROI de esa decisión en función de los riesgos del proyecto de no hacerlo). Hay muchas situaciones del proyecto en las que se puede decidir estrellar el calendario del proyecto, por ejemplo:

1. El proyecto se retrasa: si su proyecto se retrasa y hay penalizaciones del proyecto debido a los retrasos, puede decidir añadir más recursos al proyecto para volver a encarrilarlo. Los retrasos del proyecto por encima de la “ruta crítica” significan que no se cumplirá el plazo del proyecto.
2. Evitar un retraso en una fase próxima: los retrasos en los proyectos pueden repercutir no sólo en las penalizaciones del proyecto, sino que también pueden suponer más costes (recursos ya asignados para iniciar una nueva fase del proyecto, que podrán comenzar su trabajo). Por lo tanto, tal vez un pequeño coste adicional puede ser una mejor opción que ir a mayores sobrecostes.
3. El equipo del proyecto será trasladado a otro proyecto: imagina que estabas ejecutando un proyecto y de repente ganas otro proyecto. Probablemente entonces planeará trasladar sus recursos al nuevo proyecto. Por lo tanto, usted puede requerir un exceso de recursos en su proyecto actual con el fin de terminarlo antes.
4. Disponibilidad de recursos libres: si su empresa tiene recursos libres (es decir, sin asignación) pueden estar interesados en añadirlos a su proyecto y por lo tanto acelerarlo.
5. Recursos para la formación: a veces hay nuevos recursos en su empresa en un período de formación. En este caso pueden estar interesados en contribuir a tu proyecto en su proceso de formación, y esto también puede acelerar tu proyecto.
6. Hay bonos de tiempo: hay proyectos de infraestructura en los que el Cliente no quiere parar o impactar sobre el servicio al cliente debido a proyectos en curso. En ese tipo de proyectos podemos encontrar bonificaciones de tiempo que pueden compensar sus sobrecostes.

No siempre es posible chocar. Por ejemplo, en un ejemplo humorístico: si una mujer proporciona un bebé en nueve meses, el hecho de tener nueve mujeres no dará lugar a obtener un bebé en un solo mes. Esto también ocurre en los proyectos. Hay tareas que se pueden estrellar y otras que no.

Paso 1: Analizar el camino crítico

El primer paso es identificar cuáles son las tareas que si las acortamos, también acortaremos la finalización del proyecto. Estas tareas son las que están incluidas en el camino crítico. Aplicar el CPM (Critical Path Method) para calcular el camino crítico e identificar cuáles son esas tareas críticas.

Paso 2: Identificar todas las tareas que pueden acortarse con recursos adicionales

Trabajando conjuntamente con el responsable de cada tarea, identifique cuáles de las tareas incluidas en la ruta crítica pueden acortarse añadiendo recursos adicionales. Como en el ejemplo anterior sobre los bebés, habrá tareas que no puedan acortarse añadiendo más recursos, pero también habrá otras que puedan acortarse.

Paso 3: Calcular para cada tarea: compensación, ganancia, reducción de tiempo

Para cada tarea, hay que calcular cómo se va a reducir el tiempo del proyecto añadiendo más recursos. Por ejemplo, si añade un nuevo miembro del equipo, la compensación es que necesitará cinco días para la transferencia de conocimientos, y posteriormente ganará 30 días de proyecto. Así que, en este ejemplo, habrá conseguido una reducción de tiempo de 25 días.

Paso 4: Elegir el enfoque menos costoso

El objetivo del choque de proyectos es acortar la duración del cronograma por el menor coste incremental añadiendo recursos. Así que ahora vamos a poner el foco en los costes. ¿Cuánto costará cada reducción de tiempo? Imagínese que ha identificado 10 actividades que se pueden colapsar con una reducción de tiempo total de 100 horas. En caso de que sólo necesite reducir el proyecto en 30 horas, entonces debería colapsar las tareas con el menor coste adicional para el proyecto. La idea es conseguir el mayor nivel de eficiencia.

Paso 5: Proporcionar un presupuesto de crashing y líneas de base del proyecto actualizadas al patrocinador

Una vez que haya tomado la decisión final, es importante conseguir el presupuesto para ejecutar el crashing del proyecto y actualizar sus líneas de base del proyecto, especialmente el plan de calendario del proyecto, pero también el plan de presupuesto del proyecto y el plan de recursos del proyecto.

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