Realmente creo que he probado casi todos los consejos, trucos, hacks y aplicaciones de productividad y de listas de tareas. Tratando de hacer que un día parezca más un día y medio. En el pasado, definitivamente caí en la creencia social de que más es mejor. Pero, independientemente del enfoque que le demos a nuestros días, la realidad es que sólo hay 24 horas.

Así que, en lugar de atiborrar lo más posible cualquier día, ahora creo que mejor es mejor. Eso significa a menudo que menos es mejor. Entonces, ¿cómo hacer menos pero mejor y aumentar realmente la eficiencia y la eficacia?

Entre el bloqueo del tiempo…

¿Qué es el bloqueo del tiempo del calendario?

El bloqueo de tiempo es un proceso que consiste en tomar las tareas de su lista de tareas pendientes y programarlas intencionadamente en su calendario durante un periodo de tiempo determinado.

Su lista de tareas pendientes es tan simple como eso: una lista de cosas. Incluso si su lista de tareas pendientes está en orden de prioridad, no hay tiempo asociado a las tareas. El bloqueo de tiempo toma sus prioridades y las pone en un formato de calendario. Después de todo…

• “Lo que se programa se hace”. – Daniel Pink

FastCompany¹ y Forbes² han pregonado los beneficios del bloqueo del tiempo. Hay un par de principios contra los que el bloqueo del tiempo ayuda a protegerse:

1. Efecto Zeigarnik³: “La gente recuerda mejor las tareas no completadas o interrumpidas que las completadas” – Al tener todo programado, no tienes que usar tanta capacidad mental para pensar constantemente en las tareas no completadas.
2. Ley de Parkinson4: “El trabajo se expande de manera que llena el tiempo disponible para su realización” – Lo mismo ocurre aquí. Programar las tareas te permite ponerles una hora de inicio y de finalización para que no se eternicen constantemente.

Inspiración de los más famosos maestros del bloqueo del tiempo

Aquí tienes la rutina diaria de Benjamin Franklin extraída de su autobiografía:

Mira otros 25 ejemplos de rutinas diarias de creativos famosos. Aquí tienes un adelanto:

7 consejos profesionales de bloqueo del tiempo en el calendario

1. Identifique sus roles de vida: Usted sólo puede tener tantos roles de la vida, por lo que es importante identificar quién eres y quién no eres. Puedes usar la teoría de los cuatro quemadores para ayudarte aquí. Diga “no” a todo lo que pueda.

2. Defina lo que es importante: Una vez que hayas identificado tus roles en la vida, puedes identificar lo que es importante para ti y esos roles. Aplique aquí el esencialismo. “¿Qué es importante ahora? Después de un momento de reflexión me di cuenta de que hasta que no supiera lo que era importante ahora, ¡lo importante ahora era averiguar lo que era importante ahora!” – Greg McKeown, autor de Essentialism

3. Comprende tu energía y cuándo es mejor usarla: El nuevo libro de Daniel Pink, When, es toda una nueva categoría de libros de autoayuda (no es un libro de cómo hacerlo, es un libro de cuándo hacerlo). Consulta mi resumen de When aquí. Se trata de estructurar tu día en torno a tu tipo, tus tareas y tu tiempo.

4. Una sola tarea para hacer más: Cada vez hay más investigaciones que demuestran que la realización de una sola tarea, el trabajo en profundidad y la entrada en estados de flujo permiten ser mucho más productivos.

5. Planifica los descansos y crea un margen en tu agenda: Nadie puede ir productivamente de tarea en tarea sin tomarse un descanso o tener un tiempo de inactividad. Daniel Pink habla del poder o de las pausas reparadoras, y la creación de un margen fue uno de mis mayores aprendizajes del libro Chasing Slow de Erin Loechner.

6. Bloquea el tiempo en el fin de semana para la semana siguiente: ¡Bloqueo el tiempo para bloquear el tiempo! Mi momento preferido para hacerlo es los domingos por la noche antes de irme a la cama.

7. Prueba Google Calendar para tu bloqueo de tiempo: Aquí hay una captura de pantalla de mi calendario real para algunos días de esta semana (con detalles personales eliminados). Hay tiempo bloqueado para desayunar, trabajar por la mañana, hacer ejercicio, almorzar, trabajar por la tarde, cenar, hacer cosas en casa, llamar a mi familia, salir con mi mujer y mis perros, leer, prepararme para ir a la cama, dormir, citas personales, citas de mantenimiento del hogar, etc. Utilizo diferentes colores que coordinan con el tipo de tarea (dormir, comer, trabajar, hacer ejercicio, etc.).

Intenta bloquear el tiempo y sigue con ello

Lo que probablemente te darás cuenta la primera vez que intentes bloquear el tiempo de tu día o semana es que te quedas sin espacio en el calendario muy rápidamente. O bien subestima la cantidad de tiempo que realmente tarda en hacer algo.

Con el tiempo le cogerá el tranquillo y se convertirá en una persona más precisa a la hora de prever el tiempo y construirá una rutina basada en la consistencia.

El bloqueo del tiempo también le permite ver dónde tiene dificultades y se desvía a lo largo del día. ¿Cuáles son las áreas o los momentos del día en los que te das cuenta de que entras en Facebook o te diriges a sitios de compras? El bloqueo del tiempo te da una nueva perspectiva del tiempo y de cómo lo utilizas para poder llevar a cabo tus cosas más importantes.

“El bloqueo del tiempo es una de las mejores formas de convertir las buenas intenciones en acción”. – Paul Minors

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