Nota del editor: Si su declaración de impuestos sigue enterrada bajo un montón de papeles al lado de su ordenador, probablemente sea el momento de hacer un poco de organización. Para ayudar, vamos a compartir cuánto tiempo guardar las declaraciones de impuestos.

Si usted es como la mayoría de los estadounidenses, el papel se acumula en casa. Es posible que tenga pilas y pilas de periódicos viejos, extractos de tarjetas de crédito, impresiones al azar e incluso copias de sus registros de impuestos.

Entonces, ¿qué puede quedarse y qué debe irse? Si se pregunta cuánto tiempo debe conservar los registros de impuestos, la respuesta es bastante clara.

¿Cuánto tiempo debe conservar las declaraciones de impuestos

En la mayoría de los casos, debe planear conservar las declaraciones de impuestos junto con cualquier documento de apoyo durante un período de al menos tres años después de la fecha en que presentó o la fecha de vencimiento de su declaración de impuestos, lo que sea posterior.

¿Qué registros de impuestos debo conservar?

Debe conservar cada declaración de impuestos y los formularios de apoyo. Esto incluye los formularios W-2, 1099, el seguimiento de los gastos, los registros de kilometraje, los registros que respaldan las deducciones detalladas y otros documentos.

¿Por qué es importante conservar las declaraciones de impuestos durante tres años?

¿Hemos respondido ya a “cuánto tiempo hay que conservar los registros de impuestos”? Si no es así, aquí hay más información sobre por qué mantener las declaraciones de impuestos durante tres años es importante…

Mantener las declaraciones de impuestos durante el período de tiempo de tres años está vinculado a la ley de prescripción del IRS. De acuerdo con el estatuto, si usted no presenta una solicitud de reembolso a la que tiene derecho, por lo general tiene el último de tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, para presentar la reclamación. Del mismo modo, el IRS generalmente tiene sólo tres años a partir de la fecha de presentación o la fecha de vencimiento de la declaración (lo que sea posterior) para evaluar un impuesto adicional.

¿Existen excepciones a la regla de registro de impuestos?

En algunos casos, es posible que tenga que mantener sus registros más de tres años. Por ejemplo, usted debe planear para mantener los formularios de impuestos para las cuentas de jubilación, tales como IRAs, hasta siete años después de que la cuenta está completamente borrado. Si presenta una reclamación por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deudas incobrables, debe conservar los registros durante siete años. Además, si amortiza, deprecia o compra o vende una propiedad, debe conservar los registros de la propiedad hasta que expire el plazo de prescripción del año en que se deshaga de ella. Recuerde que la propiedad no es sólo el terreno o los edificios; incluye las existencias, el equipo de oficina y otros activos.

También es importante tener en cuenta que en algunos casos el plazo de prescripción es superior a tres años. Por ejemplo, si usted omite más del 25% de sus ingresos brutos en su declaración, el IRS tiene seis años en lugar de tres para evaluar un impuesto adicional. Además, si presenta una declaración fraudulenta o no la presenta (no recomendamos ninguna de las dos cosas), el plazo de prescripción nunca expira.

¿Cuándo deshacerse de los documentos fiscales?

Antes de emocionarse y tirar sus viejas declaraciones, compruebe que no necesita conservarlas para otros fines. Por ejemplo, ciertos acreedores e incluso algunas compañías de seguros pueden exigirle que conserve los registros durante más tiempo que el IRS. Si decide deshacerse de los documentos fiscales, asegúrese de destruirlos. Las declaraciones de impuestos contienen información sensible que los ladrones de identidad adoran.

¿Cuál es la mejor manera de guardar los documentos?

La mejor manera de almacenar copias impresas de los documentos fiscales es en una caja fuerte a prueba de incendios. Junto con sus documentos fiscales puede guardar otros documentos importantes como la escritura de su casa, la información de la hipoteca y el seguro, su testamento o documentos de fideicomiso y las contraseñas de las cuentas bancarias y de corretaje. También es una buena idea decirle a otra persona dónde guarda la llave de la caja fuerte (por ejemplo, un cónyuge u otro familiar de confianza). De este modo, si surge una emergencia, esa persona sabrá cómo acceder a cualquier documento que pueda necesitar para mantener tus asuntos en orden.

Por último, si planeas mantener tus registros durante mucho tiempo pero tampoco quieres que tu casa esté abarrotada de papel, considera escanear tus documentos y guardar una copia de seguridad de los archivos en un disco duro encriptado o en la nube. Hacienda acepta copias digitales de los documentos siempre que sean legibles. Este método ocupa mucho menos espacio y es más fácil de organizar que una pila de papeles.

La ayuda está en camino

Al principio de este post te preguntabas cuánto tiempo debes guardar las declaraciones de impuestos – y esperamos que hayas encontrado la respuesta.

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