Hvis du ønsker at spare omkostninger til forsendelse, skal du kigge på indgående forsendelse. Afhængigt af branche og virksomhedsstørrelse kan en virksomhed bruge mere end 40 % af sit årlige fragtbudget på indgående forsendelse, ifølge Aberdeen Group, et forskningsfirma i Boston. Et mere effektivt program for indgående fragt kan minimere forsinkelser, spare penge og endda mindske forvirringen.

75 % af de virksomheder, som Aberdeen Group har undersøgt, rapporterer, at styring af indgående fragt er et vigtigt fokuspunkt. I et eksempel rapporterede en virksomhed med over 18 mio. dollars om året i indgående fragtomkostninger, at den betalte fakturaer fra over 100 transportører – på trods af at den havde forhandlet foretrukne vilkår med fem transportører og bestemt deres brug på hver ordre.

Logistik- og forsyningskædeorganisationer står over for tre primære udfordringer, når det drejer sig om at få overhånd på udgifterne til indgående fragt.

3 udfordringer i forbindelse med indgående forsendelse, som logistikchefer skal tage fat på

Mangel på synlighed

Logistikchefer bliver konstant bedt om mere præcise og rettidige oplysninger om indgående forsendelser af drifts-, salgs-, planlægnings-, indkøbs- og regnskabsgrupper. I dag kræver det at identificere, hvad der er under transport, hvor det er, hvornår det ankommer, og hvor meget det vil koste, at man samler oplysninger fra interne papirer, transportørers websteder og telefonopkald – en tidskrævende og ineffektiv proces. Og det er kun for én forsendelse. Det kan tage timer eller dage at udarbejde en omfattende rapport.

Dertil kommer, at transportledere, der er nødt til at benytte sig af overvejende manuelle processer til at spore og spore fragten, må svare, at “det kommer her, når det kommer her”. Denne mangel på forudsigelighed har en række virkninger i hele virksomheden, hvilket fører til overskydende lagerbeholdning, salgshindringer og variationer i virksomhedens præstation af deres forsyningskæde. I de fleste virksomheder betyder manglen på pålidelige, let tilgængelige data i realtid, at de må henvende sig til leverandørerne for at få oplysninger om forsendelsen (transportørens navn, transportørens sporingsnummer eller konnossement osv.). Dette er en ineffektiv og arbejdskrævende proces og i sidste ende en dyr måde at håndtere indgående forsendelse på.

Mangel på kontrol

De fleste virksomheder har udviklet omhyggeligt optimerede planer og rutevejledninger, der specificerer, hvordan brugere og leverandører skal sende materiale. De har imidlertid kun ringe kontrol med, om disse vejledninger bliver fulgt, selv om de betaler fragtomkostningerne. De må stole på, at deres leverandører og medarbejdere udfører rutevejledninger og retningslinjer, uden at de har nogen midler til at håndhæve disse optimerede planer.

Dette er et mindre problem med udgifter til udgående forsendelse, da virksomhederne typisk har direkte kontrol over deres udgående fragt. Men de fleste indkøbsordrebetingelser er “Ex Works” (EXW), hvor køberen betaler de indgående forsendelsesomkostninger og påtager sig risikoen for levering af varerne.

Køberen er i dette scenario afhængig af, at leverandøren følger de leverede rutevejledninger. Desværre følger leverandørerne ikke konsekvent vejledningsinstruktionerne på grund af deres fokus på at sende produkter til hundredvis af kunder på daglig basis.

Det afgørende er, at når en leverandør ikke overholder forsendelsesanmodningen (f.eks. valg af transportør, valg af serviceniveau, identifikation af kontonummer, særlige instruktioner, meddelelser osv.), bærer den købende virksomhed de ekstra fragtudgifter samt de omkostninger, der følger af forsinkelser i modtagelsen af købte varer, afbrydelser i forsyningskæden og manglende synlighed i forsendelsen. Omkostninger, der normalt ikke kan spores tilbage til produktniveauet for at opnå nøjagtige beregninger af varekostprisen (COGS).

Dertil kommer, at når varer først er undervejs, har køberen ingen mulighed for at foretage ændringer, hvad enten det drejer sig om at reagere på eksterne begivenheder som f.eks. en vejrbegivenhed eller behovet for at opdele en forsendelse til forskellige leveringsdestinationer.

Det kan tage uger eller måneder, før de øgede omkostninger er synlige, fordi fakturaerne for den indgående forsendelse skal indtastes og betales, før finansafdelingen kan generere en udgiftsrapport. Selv da er det eneste, man kender, de samlede omkostninger. For at opdele dataene mere detaljeret kræver det, at man manuelt gennemgår papirarbejdet, logger ind på flere transportørers forsendelsesportaler og sammensætter oplysningerne på forskellige måder for at analysere problemet. Så medmindre der opstår et specifikt spørgsmål, eller nogen laver et projekt med at analysere udgifterne til indgående forsendelse, er de sande omkostninger ved indgående forsendelse fortsat ukendte.

Stigning i fragtomkostningerne

I henhold til Aberdeen Research Group oplevede de adspurgte virksomheder i gennemsnit en stigning på 14.5 % i priserne for lastbiler, en stigning på 11,5 % i LTL- og skibspriser og en stigning på 15,1 % i internationale flypriser i løbet af de sidste to år.

Det er klart, at eksterne forsendelsespriser ligger uden for logistikchefens kontrol. Men det betyder, at en omhyggelig styring af det indgående forsendelsesøkosystem er af større betydning. Ud over at øge synlighed og kontrol som diskuteret ovenfor er logistikcheferne tvunget til at se på andre besparelsesområder:

• Reduktioner i personalestørrelse
• Mindre budget for IT-tjenester
• Øget centralisering af forsendelsen

Disse ændringer kan dog kun forværre problemet. Så hvordan kan forsendelsesledere kontrollere eksterne omkostninger med færre interne ressourcer?

• Før en grundig analyse af fragtdata for at se, hvor der er gået penge tabt, så du ved, hvor du skal fokusere
• Implementer et robust transportstyringssystem
• Arbejd med en logistikleverandør, der kan hjælpe med at udvikle et brugerdefineret program for indgående forsendelse og ruteplanlægning og arbejde en til en med dine leverandører

Det er klart, at styring af indgående forsendelse er en udfordring. Heldigvis findes der nu praktiske, administrerede tjenester, der gør det muligt for virksomheder at styre processer, øge synligheden og få kontrol over deres omkostninger til indgående forsendelser. En komplet managed service-løsning kombinerer ekspertise inden for kompleks logistik og med et on-demand-system til logistikstyring. Men du skal vide, hvad du leder efter, når det drejer sig om automatiserede værktøjer, systemer og integrerede tjenester, når du vælger en leverandør eller opbygger et program til styring af indgående fragt internt.