En nyansat er altid en risiko. Der er bekymring for, at en ny medarbejder måske ikke passer godt ind eller ikke er så kvalificeret til jobbet som forventet. Værre er det, at den nyansatte kan udgøre en betydelig sikkerheds- eller ansvarsrisiko. En dårlig ansættelsesbeslutning kan irritere en arbejdsgiver i lang tid. Det kan være distraherende, tidskrævende og dyrt at skulle rydde op efter en enkelt dårlig ansættelse. Og det er for slet ikke at tale om den tid og de udgifter, der er forbundet med at finde og oplære en afløser. Hvis man undersøger en medarbejder korrekt på forhånd, kan man spare arbejdsgiveren for problemer, tid og betydelige udgifter.
Der er ingen måde at garantere, at en kandidat vil fungere godt. Det er svært at afgøre, om en ansøger er “den rigtige” ud fra en ansøgning, et følgebrev, et CV og en kort samtale. Referencer tilføjer sjældent meget indsigt, fordi tidligere arbejdsgivere typisk kun vil bekræfte ansøgerens ansættelsesdatoer, stilling og opgaver. Derfor bruger arbejdsgiverne baggrundstjek før ansættelsen, herunder søgninger
i strafferegistre, som en alternativ kilde til de oplysninger, der er nødvendige for at undersøge kandidaterne nøje.
Baggrundstjek har vist sig at være en nem og omkostningseffektiv måde at lære kandidaterne at kende på, afværge problemer, før de opstår, og minimere den risiko, der er forbundet med en nyansættelse. Baggrundskontrol kan faktisk være påkrævet for nogle stillinger (f.eks. advokater, skolepersonale og sygeplejersker). Desuden foretager nogle arbejdsgivere baggrundskontrol af eksisterende medarbejdere for at vurdere, om de skal beholdes, forfremmes eller omplaceres. Derfor er det blevet almindeligt at screene ansøgere og ansatte.
Men det faktum, at “alle gør det”, berettiger ikke til blindt at foretage baggrundskontrol af alle jobansøgere eller nuværende ansatte. Der er juridiske konsekvenser ved ukorrekt gennemførelse af en baggrundskontrol. Inden du foretager en baggrundskontrol af en nuværende eller potentiel medarbejder, bør du derfor gøre dig bekendt med de gældende love.
Federal FCRA
Arbejdsgivere, der foretager baggrundskontrol af medarbejdere eller potentielle medarbejdere, skal være opmærksomme på de krav, der stilles i henhold til Fair Credit Reporting Act (FCRA). Der findes virksomheder, der har specialiseret sig i
udførelse af baggrundstjek af medarbejdere. Typisk er det klogt at bruge en af disse virksomheder, når du har brug for en baggrundskontrol. De har erfaring med at udføre baggrundstjek, kan nemt få adgang til passende søge- og informationsressourcer og er bekendt med oplysninger, som arbejdsgivere bør undgå. Endvidere indebærer interne baggrundstjek en risiko for diskriminationskrav.
Det at bruge en person eller et bureau uden for din virksomhed bringer imidlertid kravene i FCRA i spil, hvilket ikke gælder, når du udfører et baggrundstjek internt. Med andre ord, hvis en intern medarbejder
udfører baggrundstjekket, gælder FCRA ikke.
Specifikt gælder FCRA, når arbejdsgivere indhenter “forbrugerrapporter” eller “undersøgende forbrugerrapporter” fra et “forbrugerrapporteringsbureau”. Federal Trade Commission (FTC), som er ansvarlig for håndhævelsen af FCRA, fortolker begrebet “consumer reporting agency” bredt. Ifølge FTC betragtes advokatfirmaer og jobscreeningbureauer, der indsamler, samler eller vurderer oplysninger (selv om det er offentlige oplysninger)
og derefter giver dem til en arbejdsgiver til gengæld for en fordel, som forbrugerrapporteringsbureauer.
“Forbrugerrapporter” og “undersøgende forbrugerrapporter” omfatter rapporter, der er indhentet fra et forbrugeroplysningsbureau vedrørende en persons “karakter, generelle omdømme, personlige egenskaber eller levevis”.
Det ville omfatte rapporter vedrørende personens kørekort,
kredithistorik, straffeattest og beskæftigelseshistorik. Bemærk, at militærtjenesteoplysninger generelt betragtes som fortrolige i henhold til Privacy Act of 1974 og kun må udleveres under begrænsede omstændigheder.
For at få og bruge enten en forbrugerrapport eller en undersøgende forbrugerrapport fra et forbrugeroplysningsbureau på korrekt vis skal en arbejdsgiver give den ansatte eller ansøgeren besked om, at der vil blive
udført en baggrundskontrol. Før kontrollen kan foretages, skal den ansatte give arbejdsgiveren tilstrækkelig skriftlig tilladelse til at indhente rapporten. “Tilstrækkelig tilladelse” kræver, at arbejdsgiveren skal give medarbejderen en klar,
påfaldende og skriftlig oplysningsformular, der er helt adskilt fra andet potentielt forstyrrende indhold. Den ansatte skal derefter give arbejdsgiveren skriftlig tilladelse til at indhente en rapport, før arbejdsgiveren gør det.
Hvis arbejdsgiveren beslutter at træffe negative foranstaltninger over for en ansøger eller ansat, i det mindste delvist baseret på oplysninger i en forbrugerrapport, skal den overholde yderligere krav. Arbejdsgiveren skal
give ansøgeren eller den ansatte en kopi af rapporten og en beskrivelse af hans rettigheder, som opregnet af FTC. FTC har udarbejdet en “preadverse action disclosure formular” til dette formål. Arbejdsgiveren skal give ansøgeren eller medarbejderen en rimelig tid til at rette
mangler og derefter informere medarbejderen, når ansættelsesbeslutningen er endelig.
Den føderale lovgivning kræver, at arbejdsgiverne skal attestere, at de har overholdt FCRA, før forbrugerrapporteringsbureauer må foretage, udfylde eller give dem forbrugerrapporter. Derfor bør du give
en forbrugerrapporteringsvirksomhed den korrekte dokumentation, før du lader den foretage en ønsket rapport. Du bør også få forsikringer fra forbrugeroplysningsbureauet om, at det vil overholde loven
, når det foretager undersøgelsen.
Der er betydelige risici ved at undlade at overholde FCRA. Arbejdsgivere kan blive ramt af erstatning, bøder og advokatsalærer, hvis de undlader at opfylde deres forpligtelser i henhold til loven.
Utah’s Employment Selection Procedures Act
Utah’s Employment Selection Procedures Act forbyder en arbejdsgiver at anmode om en jobansøgers socialsikringsnummer, fødselsdato eller kørekortnummer, medmindre anmodningen gælder for alle ansøgere og vil blive brugt af arbejdsgiveren til at indhente en kredithistorik, der er omfattet af FCRA, eller til at gennemgå interne optegnelser for at fastslå, om ansøgeren tidligere har søgt om beskæftigelse eller tidligere har været ansat. Arbejdsgivere kan kun bruge disse oplysninger til ét formål: at afgøre, om de vil ansætte en ansøger.
Arbejdsgivere skal opretholde en specifik politik vedrørende opbevaring, disponering, adgang og fortrolighed af oplysninger, der indsamles om jobansøgere, og give en ansøger mulighed for at gennemgå politikken, inden de indvilliger i at give oplysninger som led i ansættelsesprocessen. Arbejdsgivere kan ikke opbevare oplysninger, der er indsamlet om jobansøgere, i mere end to år.
Kriminel baggrundskontrol
I mange stater, herunder Utah, er det lovligt at foretage en kriminel baggrundskontrol under ansøgningsprocessen i næsten alle tilfælde. I henhold til FCRA skal du underrette ansøgeren eller medarbejderen om, at du muligvis vil bruge oplysninger om kriminelle
domfældelser i forbindelse med ansættelsesbeslutninger. Det skal ske i et separat dokument med en iøjnefaldende meddelelse. Hvis du ikke ansætter en ansøger eller træffer negative beskæftigelsesmæssige foranstaltninger over for en medarbejder
på grund af oplysninger i en straffeattest, skal du vise hende den rapport, der førte til den negative beslutning eller foranstaltning, og give hende oplysninger, der giver hende mulighed for at rette de oplysninger, hun finder ukorrekte.
Hvis du undersøger straffedomme, skal du også være opmærksom på at undgå forskelsbehandling i henhold til afsnit VII i Civil Rights Act of 1964. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vil typisk ikke
godkende dig til at nægte at ansætte en ansøger på grund af en tidligere domfældelse, medmindre du kan vise, at beslutningen er jobrelateret og i overensstemmelse med forretningsmæssige nødvendigheder.
Du bør overveje tre faktorer, før du beslutter, om du skal ansætte en person på baggrund af en straffedomme:
- Arten og alvoren af lovovertrædelsen;
- Den tid, der er gået siden lovovertrædelsen og/eller fuldbyrdelsen af straffen; og
- Arten af det job, der søges.
For eksempel er en dom for bedrageri, tyveri eller underslæb sandsynligvis tilstrækkeligt knyttet til skatterevision, til at det ikke vil være i strid med afsnit VII at nægte at ansætte en ansøger på grund af en af disse domme.
Du skal give en ansøger, der bliver udelukket fra ansættelsesprocessen på grund af en straffedomme, besked, så han kan påvise, hvorfor den straffedomme ikke bør tages i betragtning. Endelig skal du huske, at en person, der har fået slettet en straffedomme i henhold til loven i Utah (eller loven i mange andre stater), lovligt kan svare på enhver henvendelse, som om den kriminelle anholdelse eller dom ikke havde fundet sted.
Lægejournaler
Lægejournaler er generelt fortrolige og kan ikke indhentes som en del af en baggrundskontrol. I det mindste kræver FCRA, at en arbejdsgiver skal indhente specifik tilladelse til at indhente lægejournaler. I mange stater (f.eks. Californien) er lægejournaler strengt fortrolige og kan ikke indgå i en baggrundskontrol. Derfor bør du ikke spørge ansøgere om helbredstilstande eller handicaps i forbindelse med ansøgnings- og ansættelsesprocessen. I de fleste tilfælde må du ikke træffe ansættelsesbeslutninger på grundlag af medicinske oplysninger.
Dertil kommer, at Americans with Disabilities Act (ADA) begrænser forespørgsler til oplysninger, der vedrører ansøgerens evne til at udføre væsentlige arbejdsopgaver. I henhold til ADA må en arbejdsgiver kun stille handicaprelaterede spørgsmål eller kræve en fysisk eller lægelig undersøgelse af en ansøger, efter at han har givet et betinget jobtilbud, og når forespørgslen er relevant for stillingen. En arbejdsgiver kan kun beslutte ikke at ansætte personen, hvis denne ikke er i stand til at udføre de væsentlige funktioner i jobbet på grund af en medicinsk tilstand med eller uden rimelige tilpasninger.
I henhold til Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) må en arbejdsgiver med 15 eller flere ansatte ikke anmode om, kræve eller købe genetiske oplysninger, herunder oplysninger om familiehistorie, om en ansøger
eller ansat, undtagen i meget sjældne tilfælde. I henhold til de gældende bestemmelser omfatter det at anmode om oplysninger bl.a. at foretage internetsøgninger eller aflytte samtaler med tredjemand, der sandsynligvis vil resultere i at få fat i genetiske oplysninger eller oplysninger om familiehistorie. Endvidere forbyder GINA brugen af genetiske oplysninger, herunder oplysninger om familiehistorie, når der træffes beslutninger, der påvirker vilkår, betingelser eller privilegier i forbindelse med ansættelse eller resulterer i negative ansættelsesforanstaltninger over for en ansøger eller ansat.
Under visse omstændigheder kan en baggrundskontrol omfatte arbejdsskadehistorik. Du skal sikre, at du overholder alle gældende love, hvis du søger sådanne oplysninger. En persons arbejdsskadehistorik er typisk et offentligt dokument, men du kan ikke bruge oplysningerne til at diskriminere en jobansøger. ADA forbyder dig at spørge ind til en ansøgers arbejdsskadehistorik på en jobansøgning eller under en samtale. Du må først stille sådanne spørgsmål og foretage en baggrundskontrol af arbejdsmiljøhistorikken, når du har givet et betinget jobtilbud.
Diskriminerende brug af baggrundsrapporter
Hvis du bruger baggrundskontroloplysninger, skal du overholde de føderale og statslige love, der har til formål at beskytte jobansøgere og ansatte mod forskelsbehandling. Det er ulovligt at tjekke en persons baggrund
hvis beslutningen om at gøre det er baseret på vedkommendes race, hudfarve, etnicitet, alder (40 år eller derover), køn, religion, national oprindelse eller genetiske oplysninger (herunder familiehistorie). F.eks. er det diskriminerende kun at foretage baggrundskontrol af kriminel eller finansiel baggrundshistorie på ansøgere eller ansatte af en bestemt race.
Du kan kontakte forfatteren på [email protected] eller 801-323-5933.