En af mine yndlingsting, som jeg har gjort i et stykke tid, er at opdatere min arbejdsgang. Først lidt baggrund.

En af mine helt yndlingsideer fra Getting Things Done er den om en tickler file. Jeg startede med et fysisk arkiveringssystem med 43 mapper (31 for hver dag i måneden og 12 for hver måned i året). Tickler-filen er nyttig, fordi du nemt kan minde dig selv om ting, som du gerne vil gøre senere, men som ikke er det bedste tidspunkt til at gøre dem nu. Hvis jeg f.eks. ønsker at sende en e-mail til en rådgiver den 8. for at høre, hvordan en økonomiprøve er gået den dag, kan jeg skrive en påmindelse til mig selv på et stykke papir og lægge den i mappen “8”. Hvis jeg læser en artikel i et tidsskrift om en idé om en klasse, som jeg gerne vil prøve næste år, vil jeg lægge den i mappen “maj”, da jeg begynder at tænke på planlægningen af næste års undervisning i maj måned. Hvis jeg har en veninde, der har fødselsdag den 16. april, vil jeg skrive en påmindelse og lægge den i mappen “april”. Den 1. april gennemgår jeg så mappen “april” og fordeler indholdet på passende vis i mapperne “1” til “31” (min vens fødselsdagspåmindelse ville komme i mappe “16”).

Det smukke er, at jeg kun behøver at huske to ting: Hver dag skal jeg kontrollere den relevante mappe “1” til “31”, og jeg skal kontrollere den korrekte månedsmappe den første i måneden. Faktisk kunne jeg sætte en påmindelse om at kontrollere månedens mappe i mappen “1,”, så jeg faktisk kun behøver at huske at kontrollere mappen hver dag. Det bliver hurtigt en vane: Jeg kommer på kontoret (et hjemmekontor, lige nu), tænder min computer og tjekker kildemappen.

Dette har været fantastisk, og kildemappen har forandret mit liv. Jeg behøvede ikke længere at stresse over, at jeg ville glemme at gøre noget. Ulempen er, at jeg hver morgen brugte 5-10 minutter på at kopiere papirnoterne i tickler-filen til min to-do-liste.

Løsningen: Brug Python til at oprette en elektronisk tickler-fil! Jeg bruger en tekstfil til min ToDo-liste, og det giver mig mulighed for at opdatere min ToDo-liste med en kombination af Python-scripts og cron-jobs.

Her er, hvad jeg gjorde: Jeg oprettede 43 Python-scripts og 43 tilsvarende cron-jobs (31 for månedens dage og 12 for hver måned i året). Her er et eksempel for den 17. dag i måneden:

Bemærk, at jeg har XPERMANENT og PERMANENT, da der er ting, som jeg vil gøre hver 17. dag (f.eks. betale kreditkortregningen). For de ikke-permanente ting går jeg bare til det første punkt og klikker på d-f-X for at slette alt op til og med X (som jeg derefter skriver igen – jeg brugte et stort X, fordi jeg næsten aldrig bruger det til andet, så det synes at være en god markør til at angive, hvornår jeg skal stoppe med at slette).

Jeg kan også nemt flytte punkter fra min ToDo-liste til tickler-filen, hvis jeg ønsker at udskyde det. Jeg klipper simpelthen elementet ud på ToDo-listen (shift-D i vim), åbner en tickler-fil ved at skrive “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py” og indsætter elementet i filen. Så behøver jeg ikke at bekymre mig om det før den 17.!

Jeg er langsomt (måned for måned) i gang med at flytte alle mine papirnoter i den fysiske tickler-fil til den elektroniske. Jeg sparer mig selv for en masse tid (måske 30-60 minutter om ugen) ved blot at have disse påmindelser til rådighed for mig. Jeg beholder stadig min fysiske tickler-fil, da der ofte er fysiske dokumenter, som jeg gerne vil huske til senere (det er et sted at opbevare dokumenterne, indtil jeg får brug for dem), men jeg bruger den meget mindre nu.