Du startede din lille virksomhed for at få et overskud. Nu, hvor du har det, ønsker du måske at udvide din virksomhed endnu mere. I 2017 sagde 40 % af de små virksomheder, at forbedring af kundeoplevelsen og fastholdelse af kunderne var deres vigtigste strategi for at øge væksten i omsætningen. Selv om det kan virke overraskende, kan den rigtige debitorproces gøre begge dele.

Hvad er debitorprocessen

Du har sikkert før lånt penge til en ven som en “jeg skylder dig” (IOU). I erhvervslivet er det i det væsentlige det, som debitorer er. Det er penge, som du skylder din virksomhed, og som kunderne allerede har brugt på kredit.

For det meste går disse IOU-transaktioner glat, men uden de rigtige trin i debitorprocessen (AR-processen) kan de hurtigt blive uoverskuelige.

Her er de trin i debitorprocessen, der kan hjælpe din virksomhed med at få succes:

Strin i debitorprocessen

Etablering af kreditpraksis som en del af din AR-proces

Det er risikabelt at yde kredit. For at hjælpe med at sikre, at du har den højeste chance for at blive betalt tilbage, vil du gerne etablere et kreditkontrolsystem som en del af din debitorproces. Dette vil give dig mulighed for at undersøge hver enkelt kundes kredit, før de låner fra dig. Du kan så frasortere de kunder, der ikke er tilbøjelige til at betale dig pakke. Det er så simpelt som ikke at tilbyde kredit til kunder med dårlig kredit, og det er en vigtig del af en AR-proces, der kører problemfrit.

For at etablere dine kreditbetingelser med succes skal du udføre et par opgaver. Nogle af de første trin i debitorprocessen omfatter:

• Beslutning om det kreditbeløb, du vil yde hver enkelt kunde
• Valg af betalingsfrist for dine kunder
• Beslutning om, hvorvidt du vil tilbyde rabatter ved tidlig betaling, og hvad disse betingelser vil være
• Vælg en straf for forsinkede betalinger, som du modtager fra kunderne
• Oplysning af andre betingelser, der er specifikke for din lille virksomhed, og som du ønsker at medtage

Når du har fastlagt dine grundlæggende kreditbetingelser, vil du også overveje:

• Hvor længe din kunde har været hos din virksomhed. Du vil måske tilbyde nye kunder kortere betalingsbetingelser og tilbyde ældre kunder længere betalingsbetingelser. Hvis du belønner kunder, der har holdt fast ved dig, med længere betalingsbetingelser, kan det øge brandloyaliteten endnu mere.
• Dine kunders betalingshistorik. For kunder, der altid har betalt til tiden, kan du måske være mere fleksibel. Lad os for eksempel sige, at en kunde – som altid har betalt til tiden – beder om længere betalingsbetingelser. Fordi de aldrig har undladt at betale, kan du måske overveje deres anmodning.
• Dine konkurrenter. Hvis konkurrenterne i din branche sender fakturaer, der forfalder inden for 20 dage, bør du måske gøre det samme. Eller, hvis du har råd til det, kan du overveje at tilbyde kunderne en længere betalingsfrist. Det kan give dig en konkurrencefordel.
• Dit cashflow. I visse tilfælde vil du ved at reducere dine vilkår kunne få pengene hurtigere tilbage. Dette kan bidrage til at øge dit cashflow.

Og selv om disse overvejelser lyder gode, kan et andet spørgsmål måske brænde i baghovedet på dig: Hvordan tjekker du din kundes kredit?

Følg disse trin for at tjekke din kundes kreditvurdering:

1. Indhent en underskrevet tilladelse fra din kunde til at foretage en kreditvurdering.
2. Sørg for, at du har deres fulde juridiske navn, fødselsdato og socialsikringsnummer.
3. Brug Equifax, Experian og TransUnion til at indsende online anmodningsformularer.

Fakturering af kunder og forretningsprocessen for debitorer

Hvordan du håndterer dine fakturaer kan enten hjælpe eller hæmme din proces for debitorer, og det hele handler om kommunikation. Kommunikation er nøglen i ethvert forhold. Dette gælder også det forhold, du har til dine kunder. Din faktura fungerer som den primære kommunikationsplatform mellem dig og din kunde. Denne faktura kommunikerer dine transaktionskrav direkte til dem. Når det er sagt, skal du huske på, at din faktura ikke er et juridisk dokument.

Som en del af din AR-proces bør hver enkelt faktura, du udarbejder, skitsere dine solgte produkter eller tjenester. Du bør også inkludere prisen for disse produkter eller tjenester samt forfaldsdatoen for betalingen. Når du har disse komponenter, skal du fortsætte med at forbedre dine fakturaer ved at:

• Sørge for, at dine oplysninger er så klare som muligt. Du ønsker at undgå forvirrende formuleringer eller sprog.
• Sørg for, at dine oplysninger er fuldstændige. Dobbelttjek, at du ikke har glemt vigtige dele af fakturaen.
• Sørg for, at du ikke har uklare betalingsbetingelser. Vær opmærksom på dine betalingsbetingelser på din faktura. Enhver forvirring om dette kan få kunderne til at henvende sig med spørgsmål. Jo mere dette sker, jo flere forsinkede betalinger får du.
• Brug af den rigtige slags nummerering. Det er vigtigt at etablere et fakturanummereringssystem. Du ønsker at kunne spore dine fakturaer nemt. Hver faktura bør have et unikt nummer for at gøre det lettere at spore og identificere den.
• Gennemgå dine fakturaer ofte. Kontroller altid dine fakturaer for problemer med grammatik eller beregninger. Nøjagtighed er et must.
• Sørg for at sikre, at du følger op. Du skal sørge for, at du følger op på de rigtige tidspunkter. Du behøver ikke at chikanere dine kunder, men hvis de er forsinket med en betaling, skal du ikke være bange for at sende en opfølgning eller ringe op.
• Brug software til fakturering eller onlinefakturering. Software kan hjælpe dig med at lave konsekvente og præcise fakturaer for hver enkelt transaktion. QuickBooks kan f.eks. hjælpe dig med at gøre fakturering nemmere.

Sporing af debitorer

Du ville ikke lade en kunde forlade din lille virksomhed uden at betale, vel? At miste overblikket over dine tilgodehavender er i bund og grund det. Du går glip af betalinger.

Som udtrykket “debitorer” antyder, er det at holde styr på dine konti en vigtig del af forretningsprocessen for debitorforretninger. For fakturaer, der endnu ikke er blevet betalt, skal du udfylde et debitorbogholderi. Dette er en liste over fakturaer, der er forfaldne, med et samlet beløb nederst. Beløbet skal stemme overens med det samlede tilgodehavende beløb, der er angivet på din balance.

Du kan også bruge software til at holde styr på dine tilgodehavender. QuickBooks har f.eks. mulighed for at udarbejde aldringsrapporter. Disse rapporter viser dig, hvornår en faktura er forfalden, og hvor meget betalingen er. Der findes også en række andre regnskabsprogrammer og bogføringsprogrammer, som du kan kigge på. Nogle af de populære er FreeAgent, Nutcache og Sage Business Cloud Accounting.

Hvis du ikke er klar til at investere i regnskabs- eller bogføringsprogrammer, kan du også bruge visse sporingsskabeloner. For eksempel er regnearket til fakturasporing fra Microsoft Excel en god mulighed.

Regnskab for debitorer

Dine debitorer er vigtige komponenter i dine årsregnskaber. Det betyder, at du skal registrere og bogføre dem korrekt i din proces for debitorer. . For at gøre dette skal du sørge for at dokumentere dine tilgodehavender gennem dine fakturaer – som skal beskrive de varer eller tjenester, du har leveret til kunden, det beløb, du skylder dig, og hvornår dette beløb skal betales.

Der er to regnskabsmetoder, som du skal overveje, når du bogfører dine tilgodehavender. De er:

2. Regnskab efter kontantprincippet. Ved denne type regnskab betragtes din omsætning som en indtægt, når der modtages kontanter. Dine udgifter betragtes som udgifter, når du betaler for dem. Ved regnskab efter kontantprincippet registrerer du dine tilgodehavender separat fra indtægterne. Dine indtægter registreres først, når kontanterne er modtaget.
4. Regnskab efter periodiseringsprincippet. I denne type regnskab betragtes din omsætning som en indtægt, når salget finder sted. På samme måde betragtes dine udgifter som udgifter, når der opstår en omkostning. Dine tilgodehavender registreres under dette system. Der er en risiko for, at kunden ikke betaler dig. Hvis de ikke betaler, kan du senere bogføre disse tab som en udgift.

Udviklingen af debitorprocessen

Dine debitorer kan dokumenteres i hånden i skabeloner eller andre foretrukne metoder. Du skal manuelt oprette varer eller tjenester, du har leveret til kunden, det beløb, du skylder dig, og hvornår dette beløb skal

• Hver faktura
• Hver salgsordre
• Hver kundebekræftelse
• Alle forsendelsesdokumenter

Desto flere kunder du får, jo mere uorganiseret kan dette blive. Denne uorganisering kan så forstyrre din lille virksomheds samlede omsætning. Når din indtægt er forstyrret, kan din lille virksomheds vækst blive hæmmet.

I stedet for at følge denne manuelle rute for din debitorproces, kan du overveje at bruge regnskabsprogrammer. Du kan skifte gradvist over til disse programmer, eller du kan implementere dem med det samme.

Andre værktøjer, du kan bruge, omfatter:

• Wave. Dette er et cloud-baseret regnskabsprogram, der er udviklet til entreprenører og virksomheder med mindre end 10 ansatte. Wave er kompatibel med Mac-, Windows- og Linux-operativsystemer.
• Invoice Ninja. Dette er et regnskabsprogram, der er designet til freelancere og online iværksættere. Det er 100 % gratis og cloud-hosted, så det kan tilgås hvor som helst.
• FreshBooks. Dette er et regnskabsprogram, der bruges i 120 lande af over 500.000 brugere. Husk på, at dette program ikke er gratis, men du kan stifte bekendtskab med en 30-dages prøveperiode.
• Zoho Books. Dette er et cloud-baseret regnskabsprogram, der fokuserer på fakturering, og som er fantastisk til små virksomheder. Det er især nyttigt for små virksomheder, der ejes og drives af en enkelt person.
• Xero. Dette regnskabsprogram kan hjælpe dig med fakturering og sporing. Det klarer også løn, bankforbindelser, bankafstemning og meget mere.

Optimering af din debitorproces

Din debitorproces hjælper med at holde din lille virksomhed i gang på en effektiv måde. Du vil dog gerne med jævne mellemrum optimere den for at holde den i gang.

For at optimere din debitorproces med succes skal du identificere, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. Derfra kan du foretage justeringer, der tilbyder løsninger på eventuelle identificerede problemer. Dette vil hjælpe dig med at spare penge og undgå at lide tab. Det vil også hjælpe dig med at reducere gælden og øge væksten over tid.

For at optimere din AR-proces skal du overveje disse trin:

1. Diskutere betalingsbetingelser tidligt med hver enkelt kunde.
2. Anvend elektroniske betalinger tidligt i processen.
3. Hold dine kundedata nøjagtige og opdaterede.
4. Søg altid efter måder at øge og forbedre din inkassoproces på. En måde at gøre dette på er ved at bruge elektronisk fakturering.

Er dine kunder motiveret til at betale hurtigere?

Motivering af dine kunder til at betale din virksomhed er et af de vigtigste trin i debitorprocessen. Dine kunder har mange regninger, der skal betales. Det kan ikke skade at give dem lidt motivation til at betale din faktura hurtigere.

Her er nogle tips til at motivere dine kunder til at betale hurtigere:

• Tilføj et gebyr for forsinkelse. Risikoen for et gebyr for forsinkelse tilskynder dine kunder til at betale så hurtigt som muligt og ikke tage chancen for at overskride forfaldsdatoen.
• Tilbyd belønninger for at betale tidligt. Disse er ofte adresseret direkte på fakturaen. Hvis du f.eks. tilbyder en rabat på 2 % for betaling inden for 20 dage i stedet for 30 dage, skal du skrive “2/20 netto 30.”
• Brug kreditpolitikker. Du kan indføre politikker, der forbyder at tage imod en ordre fra en kunde, hvis denne har overskredet sin kreditgrænse. Du kan også indføre en politik, der forbyder forsendelse af varer, hvis en kunde har forfaldne fakturaer. Disse politikker kan tilskynde kunderne til at holde sig ajour med deres betalinger.

Sådan inddriver du tilgodehavender hurtigere

Virksomheder, især små virksomheder som din, ændrer sig altid og udvikler sig for at passe til deres marked. Det betyder, at selv om din debitorproces går glat lige nu, er der sandsynligvis måder, du kan forbedre den på.

Nogle måder at forbedre indsamlingsdelen af din forretningsproces for debitorer omfatter:

• Brug af software. Forskellige regnskabsprogrammer kan generere aldringsrapporter for tilgodehavender. Disse giver dig mulighed for at se hver enkelt kundes betalingsstatus. Dit regnskabsprogram vil også advare dig, hvis fakturaer er forfaldne.
• Sende dine fakturaer ud med det samme. Du ønsker ikke at spilde tid på at sende fakturaer ud til dine kunder. Jo hurtigere de modtager fakturaen, jo hurtigere kan de få betalingen til dig.
• Opfølgning på betalinger. Du behøver ikke at plage dine kunder, men hvis de er forsinkede, kan en opfølgning være på sin plads.
• Brug af elektroniske betalinger. Ved at oprette disse på et tidligt tidspunkt kan du skabe et mere effektivt betalingssystem. Jo lettere det er for kunderne at betale dig, jo hurtigere vil de sende dem ind. Elektroniske betalingsmuligheder omfatter PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay og flere andre.
• Overvejelse af betalingsplaner. Disse kan være en god mulighed for kunder, der er sent på den med at betale det, de skylder.
• Ansættelse af en inkassoadvokat. Hvis forsinkede betalinger bliver almindelige for din lille virksomhed, bør du overveje at hyre en inkassoadvokat. Disse advokater kan hjælpe dig med at indsamle betalinger, håndtere papirarbejde og endda repræsentere dig i retten, hvis det er nødvendigt.
• Accepter indskud på forhånd. Dette kan være en nyttig strategi for at hjælpe med at sikre, at din lille virksomhed bliver betalt. Faktisk gør de fleste små detailvirksomheder det allerede. Når du f.eks. køber en vare på Amazon eller en anden onlinebutik, bliver din konto debiteret, længe før du modtager varen.

Når du evaluerer din forretningsproces til håndtering af debitorer, skal du se nærmere på din overordnede procedure. Det kræver blot nogle enkle justeringer at forbedre effektiviteten i din lille virksomhed. Derfra kan du fortsætte med at optimere din proces for debitorer og tilskynde dine kunder til at betale hurtigere. Husk, at jo hurtigere dine kunder betaler, jo hurtigere kan du inddrive dine tilgodehavender. Dette fører til mere vækst økonomisk på lang sigt.