Vi fortsætter vores SAP MM-træningskursus, og denne vejledning vil give en introduktion og et detaljeret overblik over en af de mest grundlæggende processer i indkøb og i SAP MM-modulet: SAP Procure to Pay-processen. Denne proces er også kendt som en ekstern indkøbsproces.

SAP Procure to Pay-processen er nødvendig, når vi har brug for at købe materialer/tjenester fra en ekstern leverandør til vores virksomhed. Denne proces omfatter alle forretningsopgaver, der starter fra en indkøbsanmodning (PR) og slutter med betaling til leverandøren.

De begivenheder, der bestemmer starten af denne proces, er relateret til:

• Materialebehovsplanlægning (MRP) fra Warehouse Management for at sikre minimumsmateriale lager og værktøjsmængder på lageret.
• Planer for materialer, værktøj, eksterne ressourcer og tjenester til vedligeholdelse af anlæg for at skaffe alle de ressourcer, der er nødvendige for at administrere vedligeholdelse af anlæg på en ordentlig måde.
• Andre indkøbsbehov, der kommer fra afdelinger i en virksomhed.

For at starte processen er det nødvendigt at oprette en indkøbsanmodning (PR), et dokument, der giver personer, der arbejder i forskellige afdelinger i en virksomhed, mulighed for at specificere de varer eller ressourcer, der skal købes. Processen afsluttes, når betalingen til leverandøren er bogført. Her er en grafisk oversigt over den eksterne indkøbsproces i SAP:

Oversigt over SAP Procure to Pay-processen

Indkøbsafdelingen kan opfylde indkøbsbehov fra andre afdelinger i en virksomhed ved at udstede:

• En indkøbsordre: I dette tilfælde er der først brug for en RFQ-proces (Request for Quotation).
• En åben kontrakt: I dette tilfælde afsluttes indkøbsopgaven ud over RFQ-processen ved hjælp af den indkøbsordre, der henvises til den åbne kontrakt.

RFQ-processen gennemføres altid af indkøbsafdelingen, inden der udstedes en kontrakt. Normalt er det endelige mål med denne fase at vælge en leverandør blandt flere af dem i forhold til de varer eller tjenesteydelser, der skal købes.

En varemodtagelse giver lageret i den afdeling, der har bestilt indkøb, mulighed for at attestere den modtagne mængde varer, mens en tjenesteydelsespost giver dem mulighed for at attestere accepten af tjenesteydelser. Begge opgaver udføres kun i forbindelse med en indkøbsordre/kontraktfrigivelsesordre.

Den følgende underproces, hvis navn er Fakturahåndtering, indeholder opgaverne til at matche fakturaen med kontraktfrigivelsesordren eller indkøbsordren. Den indeholder også de opgaver, der er nødvendige for at kontrollere fakturadataene i forhold til dataene i kontraktfrigivelsesordren eller indkøbsordren, f.eks. mængde og værdier for hver position.

Den sidste opgave vedrører registreringen af en leverandørs betaling.

Transaktioner i SAP Procure to Pay-processen

SAP Procure to Pay-processen anvender følgende transaktioner og dokumenter i SAP ERP.

Købsanmodning

Købsanmodning er et internt dokument, der udstedes/skabes, når der er behov for varer (lager/ikke-lager) og/eller tjenesteydelser. Der vil være flere typer af dokumenter til rådighed, som kan anvendes. SAP-systemet kontrollerer automatisk forskellige parametre som f.eks. budgettilgængelighed og kræver et godkendelsesworkflow for rekvisitionen primært baseret på dens værdi og interne delegering af beføjelser samt andre tekniske parametre (som f.eks. varekategori eller indkøbsgruppe). Rekvisitionen, der er oprettet i systemet, kan også revideres om nødvendigt.

Sådan kaldes denne transaktion

• SAP-transaktionskode: ME51N
• Menu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Purchase Requisition -> Create

Request for Quotation (RFQ)

RFQ er nødvendig, når du ikke kender din leverandør og har brug for tilbud fra flere leverandører for et materiale/en tjenesteydelse. Det er det komplette sæt af processer, der udløses, når en indkøbsanmodning er blevet modtaget. Rekvisitionsposter kan grupperes sammen i den samme RFQ-proces. Når tilbuddene er modtaget fra dine leverandører, vedligeholder du posterne i SAP-systemet og ændrer dermed RFQ-dokumentet til et tilbud.

Sådan kalder du denne transaktion

• SAP Transaktions kode: ME41
• Menu: ME41
• Logistic -> Material Management -> Purchasing -> RFQ/Quotation -> Request for Quotation -> Create

Open Contract

En åben kontrakt er en generel aftale med leverandøren for en given gyldighedsperiode med en aftalt prisliste. Med henvisning til den samme kontrakt kan der genereres flere kontraktfrigivelsesordrer, indtil den er udløbet, eller den udestående værdi er tilgængelig.

Sådan kaldes denne transaktion

• SAP-transaktionskode: ME31K
• Menu: Logistik -> Materialeforvaltning -> Indkøb -> Rammeaftale -> Kontrakt -> Opret

Købsordre

Købsordre er et aftalt officielt dokument fra kunden til leverandøren om kundens hensigt om at købe eller modtage et/flere materialer med aftalte priser, leveringstider/leveringsdatoer, mængder og specifikationer. Budgetforpligtelsen oprettes automatisk. Tolerancer for varer og uplanlagte tjenester kan forudses.

Sådan kalder du denne transaktion

• SAP transaktionskode: ME21N
• Menu: Logistik -> Materialeforvaltning -> Indkøb -> Indkøbsordre -> Opret ->> ME21N – Leverandør/Leverandørfabrik Kendt

Kontraktudløsningsordre

Kontraktudløsningsordre er et aftalt et officielt dokument fra kunden til leverandøren om kundens hensigt om at købe eller modtage et/flere materialer med aftalte priser, leveringstider/leveringsdatoer, mængder og specifikationer, og den oprettes med henvisning til en åben kontrakt. Budgetforpligtelsen oprettes automatisk. Tolerancer for varer og uplanlagte tjenester kan forudses.

Sådan kaldes denne transaktion

• SAP-transaktionskode: ME21N
• Menu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Purchase Order -> Indkøbsordre -> Opret ME21N – Leverandør/Leverandørfabrik kendt

Vareremodtagelse

Vareremodtagelse er det trin i indkøbscyklussen, hvor de faktiske varer, der er bestilt via en indkøbsordre/kontraktfrigivelsesordre, modtages af virksomheden, og det kontrolleres, om de opfylder den krævede kvalitet/mængde. Hvis varernes kvalitet opfylder de krævede kriterier, bogføres en transaktion for varemodtagelse i SAP-systemet med henvisning til indkøbsordren/kontraktens frigivelsesordre. Denne transaktion har den dobbelte virkning at ændre lagermængden (for indtastede materialer), og samtidig foretages der også en indtastning i finansmodulet for at debitere lageret i forhold til leverandørens gæld.

Sådan kaldes denne transaktion

• SAP Transaction Code: MIGO
• Menu: Logistik -> Materialeforvaltning -> Lagerstyring -> Varebevægelser -> MIGO

Serviceindtastning

Serviceindtastning attesterer, at de ønskede ydelser fra indkøbsordren/kontraktens frigørelsesordre rent faktisk er blevet leveret/udleveret. Der indtastes en bekræftelse med de nødvendige parametre på serviceindtastningsarket, som derefter via et workflow videresendes til de nødvendige niveauer til bekræftelse og endelig godkendelse.

Sådan kaldes denne transaktion

• SAP-transaktionskode: ML81N
• Menu: Logistic -> Material Management -> Service Entry Sheet -> ML81N Maintain

Invoice Handling

Processen udløses, når en leverandørfaktura, der er modtaget for indkøb, skal indlæses i SAP-systemet. Den oprindeligt indtastede faktura anses for at være i status “Parked”, hvilket betyder, at der ikke er foretaget nogen finansiel postering eller bogføring, og at fakturaoplysningerne findes i systemet med henblik på registrering og yderligere godkendelser. På dette stadium udløses en “3-vejskontrol” i standard SAP-systemet, hvor den modtagne faktura automatisk kontrolleres i forhold til referenceindkøbsordren og det gode kvitteringsdokument for nøjagtigheden af pris/mængde. Eventuelle uoverensstemmelser, der konstateres her, kan justeres for afvigelser og omstridte beløb. Fakturaen kan sættes på en status som blokeret til betaling. Når fakturaen er godkendt via den definerede arbejdsgang i SAP-systemet, kan fakturaen faktisk bogføres. Det gøres normalt af den ansvarlige person i en virksomheds kreditorafdeling. Processen overlapper normalt fælles funktionalitet i MM- og FI-modulerne.

Sådan kaldes denne transaktion

• SAP-transaktionskode: MIRO/MIR7
• Menu: Logistic -> Material Management -> Logistics Invoice Verification -> MIRO/MIR7 Enter Invoice

Payment

Hvis fakturaen er godkendt via workflow, er det sidste trin i indkøbscyklussen betalingen til leverandøren. Dette gøres ved at indtaste en transaktion i SAP-systemet kaldet “Automatic Payment Run”, som normalt udløses med jævne mellemrum baseret på betalingsbetingelserne/forfaldsdatoerne som nævnt i købsordren. Resultatet af betalingskørslen kan være en check, der udskrives via SAP til de tiltænkte leverandører, eller resultaterne af betalingskørslen kan eksporteres til eksterne systemer til online banking portal, hvorigennem leverandørbetalingerne overføres elektronisk.

–

Did you like this SAP MM tutorial? Har du spørgsmål eller kommentarer? Vi vil meget gerne høre din feedback i kommentarfeltet nedenfor. Det ville være en stor hjælp for os, og forhåbentlig er det noget, vi kan tage fat på for dig i forbedringen af vores gratis SAP MM-tutorials.