Jeg tror virkelig, at jeg har prøvet stort set alle produktivitets- og to-do-listetips, tricks, hack og apps. Forsøger at få en dag til at virke mere som en halvanden dag. Tidligere faldt jeg helt sikkert i den samfundsmæssige tro på, at mere er bedre. Men uanset vores tilgang til vores dage er virkeligheden, at der stadig kun er 24 timer.
Så i stedet for at proppe så meget som muligt ind i en given dag, tror jeg nu på, at bedre er bedre. Det betyder ofte, at mindre er bedre. Så hvordan kan man gøre mindre, men bedre og faktisk øge effektiviteten og virkningen?
Indtast tidsblokering…
Hvad er Calendar Time Blocking?
Tidsblokering er en proces, hvor du tager opgaver fra din to-do-liste og bevidst planlægger dem i din kalender i en bestemt periode.
Din to-do-liste er så simpelt som det – bare en liste med ting. Selv om din to-do-liste er i prioriteret rækkefølge, er der ingen tid knyttet til opgaverne. Tidsblokering tager dine prioriteter og sætter dem i et kalenderformat. Når alt kommer til alt …
- “Det, der bliver planlagt, bliver gjort”. – Daniel Pink
FastCompany¹ og Forbes² har begge fremhævet fordelene ved tidsblokering. Der er et par principper, som tidsblokering er med til at beskytte dig mod:
- Zeigarnik-effekten³: “Folk husker uafsluttede eller afbrudte opgaver bedre end afsluttede opgaver” – Ved at have alt planlagt behøver du ikke at bruge så meget mental kapacitet på konstant at tænke på uafsluttede opgaver.
- Parkinsons lov4: “Arbejdet udvider sig så meget, at det fylder den tid, der er til rådighed til dets afslutning” – Det samme gælder her. Ved at planlægge opgaver kan du sætte et start- og sluttidspunkt på dem, så de ikke konstant bliver hængende for evigt.
Inspiration fra de mest berømte mestre i tidsblokering
Her er Benjamin Franklins daglige rutine fra hans selvbiografi:
Kig på 25 andre eksempler på daglige rutiner fra berømte kreative mennesker. Her er et eksempel:
7 Calendar Time Blocking Pro Tips
1. Identificer dine livsroller: Du kan kun have så mange livsroller, så det er vigtigt at identificere, hvem du er, og hvem du ikke er. Du kan bruge teorien om de fire brændere til at hjælpe dig her. Sig “nej” til så meget som muligt.
2. Definer, hvad der er vigtigt: Når du har identificeret dine livsroller, kan du identificere, hvad der er vigtigt for dig og disse roller. Anvend essentialisme her. “Hvad er vigtigt nu? Efter et øjebliks eftertanke indså jeg, at indtil jeg vidste, hvad der var vigtigt lige nu, var det vigtige lige nu at finde ud af, hvad der var vigtigt lige nu!” – Greg McKeown, forfatter af Essentialism
3. Forstå din energi, og hvornår det er bedst at bruge den: Daniel Pink’s nye bog, When, er en helt ny kategori af selvhjælpsbøger (det er ikke en hvordan-bog, det er en hvornår-bog). Se mit resumé af When her. Den handler om at strukturere din dag omkring din type, dine opgaver og din tid.
4. Single-task to get more done: Der er en voksende mængde forskning, der viser, at single-tasking, dybdearbejde og at komme i flow-tilstande gør det muligt for dig at være meget mere produktiv.
5. Planlæg pauser, og skab margin i din tidsplan: Ingen kan produktivt gå fra opgave til opgave til opgave uden at tage en pause eller have lidt down time. Daniel Pink taler om kraften eller genoprettende pauser, og at skabe margin var en af mine største erfaringer fra Erin Loechners bog Chasing Slow.
6. Tidsblokér i weekenden til den kommende uge: Jeg tidsblokerer tid til at tidsblokere! Mit foretrukne tidspunkt at gøre dette på er søndag aften, før jeg går i seng.
7. Prøv Google Calendar til din tidsblokering: Her er et screenshot af min faktiske kalender for et par dage i denne uge (med personlige detaljer fjernet). Der er blokeret tid til at spise morgenmad, arbejde om morgenen, træne, frokost, arbejde om eftermiddagen, aftensmad, gøremål i hjemmet, ringe til min familie, være sammen med min kone og hunde, læse, gøre mig klar til at gå i seng, sove, personlige aftaler, aftaler om vedligeholdelse af hjemmet, you name it. Jeg bruger forskellige farver, der koordinerer med opgavetypen (sove, spise, arbejde, motion osv.).
Give Time Blocking a Try and Stick with It
Det, du sandsynligvis vil indse, første gang du forsøger at tidsblokere din dag eller uge, er, at du ret hurtigt løber tør for plads i kalenderen. Enten det, eller også undervurderer du den tid, det faktisk tager at gøre noget.
Du vil få styr på det med tiden, og du vil blive en mere præcis tidsprognose og opbygge en rutine baseret på konsistens.
Tidsblokering giver dig også mulighed for at se, hvor du kæmper og kommer ud af kurs i løbet af dagen. Hvor er de områder eller tidspunkter på dagen, hvor du bemærker, at du logger ind på Facebook eller går ind på shoppingsider? Tidsblokering giver dig et nyt perspektiv på tiden og på, hvordan du bruger den, så du kan få de vigtigste ting gjort.
“Tidsblokering er en af de bedste måder at omsætte gode intentioner til handling.” – Paul Minors
Du kan følge Sloww via e-mail ved hjælp af formularfeltet under dette indlæg eller på de sociale medier (@SlowwCo) på Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, Medium, Reddit og Quora.