Hvad er en arbejdsanmodning?

En arbejdsanmodning er et formelt dokument (digitalt eller på papir), der beskriver det vedligeholdelsesarbejde, der skal udføres. En arbejdsanmodning er en identifikation af det nødvendige arbejde, som kunden udsteder til vedligeholdelsesafdelingen.

Overblik

I vedligeholdelsesafdelingen arbejder medarbejdere, der er dygtige til at vedligeholde faciliteter, grunde, udstyr, køretøjer og andre aktiver. De er viceværter af ejendommen og støtter derfor en række forskellige kundebehov. Disse behov kan hurtigt komme oven i det almindelige, planlagte arbejde som f.eks. rutinemæssig rengøring og forebyggende vedligeholdelse. For at kunne administrere og validere alle opgaver skal vedligeholdelsen fungere med et klart arbejdsflow.

5 nøgleelementer i en arbejdsanmodning:

1. Anmodningsperson: en individuel person eller afdeling
2. Opgave: Disse kan omfatte utætte vandhaner, tømrerarbejde, snerydning, landskabspleje, fornyelse af den indvendige belysning, udskiftning af værktøj og reparation af køretøjer
3. Prioritet: lav, mellem eller høj; forfaldsdatoer bør angives, hvis de er kendt
4. Sted: specifikt område i anlægget og specifikt anlæg, hvis der er flere
5. Budget: vigtigt for arbejdsplanlægning og forhandlinger, regnskabs- og finansoptegnelser og ledelsens godkendelse

Desto mere detaljeret en arbejdsanmodning, jo bedre. Detaljerede arbejdsanmodninger hjælper vedligeholdelsesinspektører og ledere med hurtigere at omdanne en arbejdsanmodning til en arbejdsordre.

3 typer arbejdsanmodninger

Arbejdsanmodninger kan klassificeres på flere måder afhængigt af branchetype, virksomhedens størrelse og størrelsen af vedligeholdelsesteamet. Nogle forskellige typer af vedligeholdelsesanmodninger er anført nedenfor.

Efter type af rekvirent

• Lejere anmoder om: HVAC stopper med at fungere, toilet der løber, reparation af gipsvægge
• Brugere anmoder om: maskine stopper med at fungere, højt skrot, væskelækager
• Medarbejdere anmoder om: flytning af møbler, udskiftning af kontorlys, reparation af tæpper

Efter type af virksomhed

• Skole anmoder om: Toiletrum, klasseværelser, laboratorier vedligeholdelse
• Park anmodning: græsplæne, landskabspleje, reparation af skilte
• Industriel anmodning: højovne, kedler, vedligeholdelse af fødevarebånd

Efter prioriteringstype

• Diskretionær (vigtig, men ikke obligatorisk):
• Non-diskretionær (obligatorisk)
  • Nødværge (forbundet med beskyttelse af liv eller forebyggelse af tab af dyre aktiver): kemiske udslip, strømsvigt, fjernelse af is fra gangarealer
  • Urgent (forbundet med rettidighed af det nødvendige arbejde): genetablering af varmt vand i et toilet, reparation af klimaanlæg, urinaler, der kører
  • Rutinemæssig: forebyggende vedligeholdelsesaktiviteter, rutinemæssig rengøring, græsslåning
  • Non-routine: Ud over nød- og hastearbejde omfatter dette også planlagte specialprojekter

Eksempel på en arbejdsanmodning

Gennem UpKeeps CMMS-software indsender Food Packer ABC’s produktionschef en arbejdsanmodning til deres vedligeholdelsesteam med følgende oplysninger:

• Work Request Title: Install New Food Packing Line
• Details: Ny pakkelinje er blevet leveret med 12 paller. De skal installeres i samme behandlingsrum som 8 andre linjer. Vi er en måned bagud med dette projekt og har brug for ekstra kapacitet for at kunne levere vores kundekrav. Tilstræber at færdiggøre monteringen en uge fra modtagelse af denne anmodning. Det resterende projektbudget er på 3.000 dollars.
• Prioritet: Høj

I dette eksempel er produktionschefen under pres for at få virksomhedens nye pakkelinje op at køre inden for en uge. Arbejdsanmodningen sendes til vedligeholdelse med det mål at få den konverteret til en arbejdsordre. Visse parametre er inkluderet i detaljerne, og disse skal overvejes af vedligeholdelsen, før de går videre til næste trin i arbejdsgangen.

Arbejdsanmodningen giver vedligeholdelsesafdelingen mulighed for at stille følgende spørgsmål:

• Kan vi udføre arbejdet inden for den ønskede tidsramme?
• Har vi de nødvendige ressourcer internt til at gennemføre anmodningen?
• Hvis vi ikke har de interne ressourcer, er det resterende budget så tilstrækkeligt til at dække outsourcingomkostningerne?
• Har vi monteringsvejledningen?
• Hvis vi ikke kan udføre inden for den ønskede tid, hvornår kan vi så gøre det?

I dette scenarie kan anmodningstypen betragtes som en ikke-rutineanmodning, da der er tale om et særligt projekt. Når det er sagt, er det sandsynligt, at arbejdsanmodningen vil blive konverteret til en arbejdsordre, og resten af trinene i arbejdsgangen vil følge.

Hvordan arbejdsanmodninger forbedrer vedligeholdelsen

I stedet for at alt bliver konverteret til en arbejdsordre, fungerer arbejdsanmodninger som en “regulator” mellem det ønskede arbejde og det tildelte arbejde. Alt skal igennem et filter, uanset om det er den tilsynsførende, lederen eller en anden person. Det forbedrer prioriteringen og organiseringen.

I vores eksempel med Food Packer ABC er den specifikke fordel for vedligeholdelsen, at forventningerne gøres tydelige i arbejdsordrens detaljeringsafsnit. Disse kommer i form af årsagen til det hastende behov, den ønskede tidsfrist for færdiggørelse og det tildelte budget. Hvis alle parametre kan opfyldes, vil den tildelte vedligeholdelsesperson godkende arbejdsanmodningen og konvertere den til en arbejdsordre. Hvis ikke alle parametre kan opfyldes, skal den tildelte vedligeholdelsesperson kommunikere med den, der har anmodningen, om, hvad der kan opnås.