Es gab eine Sache, die ich nicht ganz verstehen konnte, als ich anfing “erwachsen” zu werden: warum manche Leute immer zu spät zu Veranstaltungen kamen.
Du weißt, wovon ich spreche…
Wenn die Veranstaltung um 20 Uhr beginnt, musst du ihnen sagen, dass sie um 19 Uhr kommen sollen, damit sie pünktlich sind.
Und manchmal schadet ihnen die Verspätung. Sie kommen zu oft zu spät zur Arbeit und bekommen den Ruf, unverantwortlich zu sein.
Oder sie werden sogar gefeuert.
Darüber hinaus gibt es Dinge, zu denen man nicht zu spät kommen darf, wie Flüge. Es ist, als wüsstest du, dass es Verkehr geben könnte und dass die TSA-Schlangen lang sind, warum gehst du nicht super früh los?
Ihr wisst, dass Zeit mein höchstes Gut ist.
Ich will niemanden herausfordern, aber der Umgang mit verspäteten Leuten war in letzter Zeit eine große Quelle der Frustration in meinem Leben.
So beschloss ich, diesen Artikel um meiner selbst willen zu schreiben, damit ich verstehen kann, was mit Leuten los ist, die ständig zu spät sind. Ich habe ein wenig recherchiert, mit einigen Freunden gesprochen, die immer zu spät kommen, und ein wenig über das Thema nachgedacht.
Ich bin zu einigen interessanten Erkenntnissen gekommen.
In diesem Artikel geht es um Unpünktlichkeit, aber ich bin mir sicher, dass man viele dieser Prinzipien auch im Geschäftsleben in Form von Projektmanagement anwenden kann.
Die Mathematik der Unpünktlichkeit
Lassen Sie uns das fiktive Beispiel von John verwenden, der immer zu spät kommt.
In unserem Kopf haben wir die “durchschnittliche” Zeit, die wir für eine Tätigkeit brauchen. Zum Beispiel denken wir, dass wir 25 Minuten brauchen, um ins Büro zu fahren.
Das Problem ist, dass manche Leute keinen genauen Durchschnitt im Kopf haben.
Im Durchschnitt braucht John 25 Minuten, um von zu Hause ins Büro zu fahren, aber in seinem Kopf denkt er, dass er nur 15 Minuten braucht.
Warum haben wir also diese falschen Zahlen im Kopf?
1. Verwechseln Sie Ihren Durchschnitt mit Ihrem schnellsten Rekord
Vielleicht haben Sie es einmal in 15 Minuten ins Büro geschafft, als Sie an einem Samstag um 9 Uhr morgens zur Arbeit gehen mussten. Es gab keinen Verkehr, also warst du viel schneller als sonst.
Das war im besten Fall.
Jetzt denkst du jedes Mal, dass es 15 Minuten dauert. In Wirklichkeit kommen Sie nur in 5 % der Fälle in 15 Minuten an.
2. Nicht hinsetzen und den Durchschnitt berechnen
Die einzige Möglichkeit, die durchschnittliche Zeit zu erfassen, ist, sie tatsächlich zu messen. Verwenden Sie die Stoppuhrfunktion Ihres Telefons von dem Zeitpunkt, an dem Sie vor die Tür gehen, bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihr Büro betreten.
Je öfter Sie das tun, desto genauer wird Ihre Zahl sein.
Wir müssen auch die Standardabweichung berücksichtigen.
Die Standardabweichung gibt an, wie “gestreut” die Zahlen sind.
Im Durchschnitt braucht man 25 Minuten, um ins Büro zu kommen.
Aber am unteren Ende der Skala kann man auch in 15 Minuten ankommen. Im oberen Bereich brauchen Sie vielleicht 35 Minuten. Vielleicht gab es an diesem Morgen viel Verkehr.
Wenn ich vom Flughafen in Bangkok abfliege, komme ich dreißig Minuten früher an als sonst.
Warum? Weil die Visaschlange immer unterbesetzt ist.
Nimmst du die U-Bahn? Tut mir leid, aber sie kommt vielleicht nicht alle fünf Minuten, wie sie sollte.
Das sind Variablen, die man nicht kontrollieren kann, aber man muss sie trotzdem im Kontext sehen.
Einige Fragen, die Ihnen helfen können (besonders nützlich für die Projektplanung):
- Was habe ich nicht berücksichtigt? Was sind meine blinden Flecken?
- Was kann schiefgehen?
- Was ist der Dominoeffekt? Oder die Folgen 1. Ordnung, 2. Ordnung?
Die kleinen Dinge summieren sich
Es gibt kleine Dinge, die man tun muss, um sich vorzubereiten, bevor man tatsächlich irgendwo hingeht. Die meisten Menschen berücksichtigen diese Dinge nicht bei ihren Berechnungen, wie lange etwas dauern wird.
Sie denken, dass diese Schritte keine Ressourcen verbrauchen.
Ein paar Beispiele:
- Schuhe anziehen – 1 Minute
- Kleidung anziehen – unterschiedlich
- Aufzug hinunterfahren – 1 Minute
- Laptoptasche holen – 1 Minute
- Auto anlassen und aufwärmen – 5 Minuten
Das sind fast 9 Minuten, die die meisten Leute nicht einkalkulieren.
Und das ist das Schlimme daran: Das sind Variablen, die leicht schiefgehen können.
Normalerweise dauert es eine Minute, mit dem Aufzug hinunterzufahren, aber was ist, wenn der Aufzug nicht funktioniert?
Was ist, wenn Ihr Auto nur noch wenig Benzin hat und Sie es auftanken müssen? Das sind 10 Minuten.
Wir alle kennen die Situation, dass wir unsere Schlüssel nicht finden können. Das sind 5 Minuten mehr.
Ich möchte dieses Hemd anziehen, aber es ist zerknittert. Ich muss es 10 Minuten lang bügeln.
Du verstehst schon.
Sachen. Geht. Falsch.
Das muss man einkalkulieren.
Einige Leute hassen das Gefühl, zu früh zu kommen
Mein Freund nannte einen wichtigen Grund, warum er immer zu spät kommt: Er fühlt sich komisch, wenn er als Erster da ist.
Kumpel, ich komme immer zu spät, weil ich das Gefühl hasse, der Erste zu sein. Wenn ich zuerst da bin und sonst niemand, habe ich das Gefühl, ich hätte meine Zeit anders nutzen können. Außerdem ist es einfach ein komisches Gefühl, allein in einem Restaurant zu sein. Ich glaube, das ist meine Art, nicht mit der sozialen Angst vor dem Alleinsein umzugehen. Und noch etwas. Ich habe das Gefühl, wenn ich früh alleine da bin und dann die ganze Gruppe von 10 Leuten kommt, dass sie über mich urteilen, als hätte ich zu viel Zeit.
Das kann ich nachempfinden. Früher hatte ich Angst davor, allein ins Kino zu gehen oder allein in einem Restaurant zu essen. Dieser Typ muss ein Verlierer sein, weil er niemanden findet, mit dem er etwas unternehmen kann!
Hast du dich schon mal so gefühlt?
Es gibt nur eins, was du tun kannst, und das ist, sich einen Dreck darum zu scheren, was andere denken.
Hier ist die Wahrheit: Es kümmert niemanden. Jeder ist mit seinem Leben und seinen eigenen Gedanken beschäftigt. Niemand schenkt dem Aufmerksamkeit. Es ist alles in deinem Kopf.
Kultur
Vor zwei Jahren wollte meine Freundin mit ihrer Familie an den Strand gehen.
Es war 15 Uhr, und ich schickte ihr eine Facetimedate, um einen Blick auf den Strand zu erhaschen. Stattdessen sah ich ein chaotisches Wohnzimmer.
Ihre Familie war noch dabei, sich für den Strand fertig zu machen. Sie sollten um 9 Uhr losfahren… wie konnten sie sechs Stunden später noch nicht fertig sein?
Ich konnte es nicht verstehen.
Sie haben einen ganzen Tag damit verbracht, sich fertig zu machen, nur um eine Stunde am Strand zu verbringen! Das war das Ineffizienteste, was ich je in meinem Leben gesehen habe.
Warum packen sie nicht am Abend vorher, damit sie mehr Zeit am Strand verbringen können?
Das läuft auf Werte und Perspektive hinaus.
Meine Freundin hat mir erklärt, dass es um das Gefühl der Kontrolle geht.
Wenn man bei der Arbeit ist, muss man dem Zeitplan von jemand anderem folgen. Man muss zu einer bestimmten Zeit auf der Arbeit erscheinen. Man kann nur zu einer bestimmten Zeit zu Mittag essen.
Aber am Wochenende möchte man vielleicht das Gefühl haben, mehr Kontrolle über die eigene Zeit zu haben.
Für manche Menschen fühlt es sich so an, als würde man die Kontrolle über sein Leben aufgeben, wenn man sich zu sehr an einen Kalender oder einen Zeitplan hält.
Für mich ist es genau das Gegenteil.
Wenn ich mich an einen Zeitplan halte und vorausschauend plane, nutze ich meine Zeit auf die effizienteste Weise. Die Zeit, die ich durch Disziplin spare, gibt mir die Freiheit, Videospiele zu spielen oder ohne schlechtes Gewissen ins Fitnessstudio zu gehen. Das ist für mich Kontrolle.
Nachdem ich sie und ihre Familie besser kennen gelernt hatte, wurde mir klar, dass manche Kulturen einfach eine andere Auffassung von Zeit haben.
In manchen Kulturen ist es respektlos, zu spät zu kommen. In anderen Kulturen ist es völlig akzeptabel, ein paar Stunden zu spät zu kommen.
Sagen wir, wir treffen uns um 15 Uhr, ist mehr ein Vorschlag als die tatsächliche Zeit, zu der man sich treffen soll.
Ich kann schon meine Aufregung spüren, wenn wir jemals einen Familienausflug zusammen machen.
Umgang mit Verspätungen
Wie geht man also mit Leuten um, die dazu neigen, zu spät zu kommen?
Man kann Standards in der Kommunikation setzen:
“Hey X, ich wollte nur bestätigen, dass wir heute um 15 Uhr immer noch zum Kaffee verabredet sind. Nur zu deiner Information, ich werde genau um 15 Uhr da sein. Ich wollte dir nur Bescheid sagen, weil ich um 16 Uhr ein anderes Treffen habe. Sagen Sie mir Bescheid, wenn sich etwas ändert oder wenn Sie sich verspäten, danke. Ich freue mich darauf, dich zu sehen!”
Nächstens reise ich gerne mit Kopfhörern. Wenn ich dort 15 Minuten sitze, kann ich wenigstens ein Hörbuch hören und produktiv sein.
Und schließlich lerne ich, einfach mehr mit dem Strom zu schwimmen. Ich schätze etwas mehr Spontaneität.
Zu-spät-Kommen ist nicht absichtlich respektlos
Wenn vor ein paar Jahren jemand zu spät kam, nahm ich an, dass es absichtlich war und dass er respektlos war.
Im Laufe der Zeit habe ich viel Arbeit investiert, um die Menschen besser zu verstehen. Die meisten Menschen haben nicht die Absicht, dich zu verärgern – es gibt einfach eine Menge Faktoren, die zu diesem Verhalten beitragen.
Solltest du versuchen, pünktlich zu sein? Ja, wenn es möglich ist. Ich denke, das ist die beste Art, seine Zeit zu nutzen. Aber ich verstehe auch, dass es andere Faktoren gibt, die dazu beitragen.
Wenn du mich jetzt entschuldigst, mein Kalender sagt, es ist Zeit für meine nächste Aufgabe 😉
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