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Una de mis cosas favoritas que he hecho en un tiempo es actualizar mi flujo de trabajo. En primer lugar, algunos antecedentes.

Una de mis ideas favoritas de Getting Things Done es la de un archivo de fichas. Empecé con un sistema de archivo físico de 43 carpetas (31 para cada día del mes y 12 para cada mes del año). El archivo tickler es útil porque puedes recordarte fácilmente más tarde las cosas que quieres hacer, pero que ahora no es el mejor momento para hacerlas. Por ejemplo, si quiero enviar un correo electrónico a un asesor el día 8 para ver cómo ha ido un parcial de Economía ese día, me escribiría un recordatorio en un papel y lo pondría en la carpeta “8”. Si leo un artículo en una revista sobre una idea de clase que quiero probar el año que viene, lo pondría en la carpeta “Mayo”, ya que empezaré a pensar en la planificación de las clases del año que viene en el mes de mayo. Si tengo un amigo que cumple años el 16 de abril, escribiría un recordatorio y lo pondría en la carpeta de “abril”. El 1 de abril, reviso la carpeta “Abril” y distribuyo el contenido adecuadamente en las carpetas “1” a “31” (el recordatorio del cumpleaños de mi amigo iría en la “16”).

Lo bueno es que sólo tengo que recordar dos cosas: cada día, tengo que comprobar la carpeta apropiada “1” a “31”, y tengo que comprobar la carpeta del mes correcto el primer día del mes. En realidad, puedo poner un recordatorio para comprobar la carpeta del mes en la carpeta “1”, de modo que sólo tengo que acordarme de comprobar la carpeta cada día. Esto se convierte rápidamente en un hábito: Llego a la oficina (una oficina en casa, ahora mismo), enciendo el ordenador y compruebo el archivo tickler.

Esto ha sido genial, y el archivo tickler transformó mi vida. Ya no tenía que estresarme por si me olvidaba de hacer algo. El inconveniente es que pasaba entre 5 y 10 minutos cada mañana copiando las notas en papel del archivo tickler a mi lista de tareas pendientes.

La solución: ¡utilizar Python para crear un archivo tickler electrónico! Yo uso un archivo de texto para mi lista de tareas, y eso me permite actualizar mi lista de tareas con una combinación de scripts de Python y trabajos de cron.

Esto es lo que hice: Creé 43 scripts de Python y 43 trabajos cron correspondientes (31 para los días del mes, y 12 para cada mes del año). Aquí hay un ejemplo para el día 17 del mes:

Nota que tengo XPERMANENTE y PERMANENTE, ya que hay cosas que querré hacer cada día 17 (como pagar la factura de la tarjeta de crédito). Para las cosas no permanentes, simplemente voy al primer elemento y hago clic en d-f-X para borrar todo hasta la X inclusive (que luego vuelvo a escribir; he utilizado una X mayúscula porque casi nunca la uso para nada más, así que parece ser un buen marcador para indicar cuándo debo dejar de borrar).

También puedo mover fácilmente los elementos de mi lista de tareas pendientes al archivo tickler si quiero posponerlo. Simplemente recorto el elemento de la lista ToDo (shift-D en vim), abro un archivo tickler escribiendo “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py,” y pegando el elemento en el archivo. Luego no tengo que preocuparme hasta el día 17.

Estoy moviendo lentamente (mes a mes) todas mis notas de papel en el archivo físico del tickler al electrónico. Me estoy ahorrando un montón de tiempo (tal vez 30-60 minutos por semana) con sólo tener estos recordatorios disponibles para mí. Todavía mantengo mi archivo físico de recordatorios, ya que a menudo hay documentos físicos que quiero recordar para más tarde (es un lugar para almacenar los documentos hasta que lo necesite), pero lo estoy utilizando mucho menos ahora.