Jos etsit säästöjä kuljetuskustannuksissa, tutustu inbound shippingiin. Bostonissa toimivan Aberdeen Group -tutkimusyrityksen mukaan yritys voi toimialasta ja yrityksen koosta riippuen käyttää yli 40 prosenttia vuotuisesta rahtibudjetistaan saapuvaan merenkulkuun. Tehokkaampi saapuvan rahdin ohjelma voi minimoida viivästyksiä, säästää rahaa ja jopa vähentää sekaannuksia.

75 prosenttia Aberdeen Groupin tutkimista yrityksistä ilmoittaa, että saapuvan rahdin hallinta on keskeinen painopistealue. Eräässä esimerkissä yritys, jonka saapuvan rahdin kustannukset olivat yli 18 miljoonaa dollaria vuodessa, ilmoitti maksavansa laskuja yli sadalta rahdinkuljettajalta – huolimatta siitä, että se oli neuvotellut viiden rahdinkuljettajan kanssa etuoikeutetut ehdot ja määrittänyt niiden käytön jokaisessa tilauksessa.

Logistiikka- ja toimitusketjuorganisaatioilla on edessään kolme ensisijaista haastetta, kun ne haluavat saada yliotteen saapuvan rahdin kustannuksista.

3 saapuvien lähetysten haastetta, joihin logistiikkajohtajien on vastattava

Näkyvyyden puute

Logistiikkajohtajat pyytävät jatkuvasti operatiivisilta, myynti-, suunnittelu-, osto- ja kirjanpitoryhmiltä tarkempia ja ajantasaisempia tietoja saapuvista lähetyksistä. Nykyään sen selvittäminen, mitä on kuljetettavana, missä se on, milloin se saapuu ja kuinka paljon se maksaa, vaatii tietojen kokoamista yhteen sisäisistä papereista, rahdinkuljettajien verkkosivuilta ja puhelinsoitoista – aikaa vievä ja tehoton prosessi. Ja tämä koskee vain yhtä lähetystä. Kattavan raportin laatiminen saattaa viedä tunteja tai päiviä.

Lisäksi kuljetuspäälliköt, jotka joutuvat turvautumaan pääasiassa manuaalisiin prosesseihin rahdin seurannassa ja jäljittämisessä, joutuvat vastaamaan “se tulee tänne, kun se tulee tänne”. Tällä ennustettavuuden puutteella on heijastusvaikutuksia koko yritykseen, mikä johtaa ylimääräiseen varastoon, myynnin esteisiin ja vaihteluihin yrityksen toimitusketjun suorituskyvyssä. Useimmissa organisaatioissa luotettavien, helposti saatavilla olevien, reaaliaikaisten tietojen puute tarkoittaa sitä, että niiden on tiedusteltava tavarantoimittajilta lähetystietoja (rahdinkuljettajan nimi, rahdinkuljettajan seurantanumero tai rahtikirja jne.). Tämä on tehoton ja työvoimavaltainen prosessi ja viime kädessä kallis tapa käsitellä saapuvia lähetyksiä.

Kontrollin puute

Useimmat yritykset ovat kehittäneet huolellisesti optimoituja suunnitelmia ja reititysoppaita, joissa määritellään, miten käyttäjien ja toimittajien tulisi lähettää materiaalia. Niillä ei kuitenkaan ole juurikaan valtaa siihen, noudatetaanko näitä oppaita, vaikka ne maksavat rahtimaksut. Niiden on luotettava toimittajiinsa ja työntekijöihinsä, että ne noudattavat reititysohjeita ja -ohjeita, eikä niillä ole mitään keinoja valvoa näiden optimoitujen suunnitelmien noudattamista.

Tämä on pienempi ongelma lähtevien lähetyskulujen kohdalla, koska yrityksillä on tyypillisesti suora määräysvalta lähtevään rahtikuljetukseensa. Useimmat ostotilausehdot ovat kuitenkin “Ex Works” (EXW), jolloin ostaja maksaa saapuvat kuljetuskustannukset ja ottaa riskin tavaroiden toimittamisesta.

Ostajalla on tässä skenaariossa riippuvuus siitä, että toimittaja noudattaa toimitettuja reititysohjeita. Valitettavasti tavarantoimittajat eivät johdonmukaisesti noudata reititysohjeita, koska he keskittyvät lähettämään tuotteita sadoille asiakkaille päivittäin.

Lopputulos on, että kun tavarantoimittaja ei noudata lähetyspyyntöä (esim. rahdinkuljettajan valinta, palvelutasovalinta, tilinumeron yksilöinti, erityisohjeet, ilmoitukset jne.), ostajayritys vastaa ylimääräisistä rahtikustannuksista sekä kustannuksista, jotka johtuvat ostettujen tuotteiden vastaanoton viivästymisestä, toimitusketjun häiriöistä ja siitä, että lähetys ei ole näkyvissä. Kustannuksia, joita ei yleensä voida jäljittää takaisin tuotetasolle tarkkojen omakustannuslaskelmien (COGS) tekemiseksi.

Lisäksi kun tuotteet ovat matkalla, ostajalla ei ole keinoja tehdä muutoksia, olipa kyseessä sitten reagoiminen ulkoisiin tapahtumiin, kuten sääilmiöihin, tai tarve jakaa lähetys erillisiin toimituskohteisiin.

Saattaa kulua viikkoja tai kuukausia, ennen kuin kohonneet kustannukset tulevat näkyviin, koska saapuvan lähetyksen laskut on kirjattava ja maksettava, ennen kuin taloushallinto voi laatia kuluraportin. Silloinkin tiedetään vain kokonaiskustannukset. Tietojen tarkempi erittely edellyttää paperityön läpikäymistä manuaalisesti, kirjautumista useiden kuljetusyhtiöiden lähetysportaaleihin ja tietojen kokoamista eri tavoin ongelman analysoimiseksi. Niinpä, ellei jokin erityinen kysymys nouse esiin tai ellei joku tee projektia saapuvan lähetyksen menojen analysoimiseksi, saapuvan lähetyksen todelliset kustannukset jäävät tuntemattomiksi.

Rising Freight Costs

A Aberdeen Research Groupin mukaan tutkittavat yritykset kokivat keskimäärin 14 %:n nousun.5 %:n nousun kuorma-autojen kuljetusmaksuissa, 11,5 %:n nousun LTL- ja laivakuljetusmaksuissa ja 15,1 %:n nousun kansainvälisissä lentokuljetusmaksuissa kahden viime vuoden aikana.

On selvää, että ulkoiset kuljetusmaksut ovat logistiikkapäällikön vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että saapuvan merenkulun ekosysteemin huolellinen hallinta on entistä tärkeämpää. Edellä käsitellyn näkyvyyden ja valvonnan lisäämisen lisäksi logistiikkapäälliköt joutuvat etsimään muita säästökohteita:

• Henkilöstön vähentäminen
• Tietotekniikkapalveluiden budjetin pienentäminen
• Lähetystoiminnan keskittämisen lisääminen

Tällaiset muutokset saattavat kuitenkin vain pahentaa ongelmaa. Miten lähetyspäälliköt siis hallitsevat ulkoisia kustannuksia vähemmillä sisäisillä resursseilla?

• Toteuta perusteellinen rahtitiedon analyysi nähdäksesi, missä rahaa on hukattu, jotta tiedät, mihin keskittyä
• Toteuta vankka kuljetustenhallintajärjestelmä
• Työskentele logistiikkapalveluntarjoajan kanssa, joka voi auttaa sinua kehittämään räätälöidyn saapuvan lähetyksen lähetys- ja reititysohjelman, joka työskentelee yksi kerrallaan toimittajiesi kanssa

Sisäänpäin suuntautuvan lähetyksen hallitseminen on selvästikin haastavaa. Onneksi nyt on olemassa käytännöllisiä, hallinnoituja palveluja, joiden avulla yritykset voivat hallita prosesseja, lisätä näkyvyyttä ja saada hallintaan saapuvien lähetysten kustannukset. Täydellisessä hallinnoidussa palveluratkaisussa yhdistyvät monimutkaisen logistiikan asiantuntemus ja logistiikan hallintaan tarkoitettu on-demand-järjestelmä. Sinun on kuitenkin tiedettävä, mitä etsit automaattisten työkalujen, järjestelmien ja integroitujen palveluiden osalta, kun valitset palveluntarjoajaa tai rakennat saapuvien rahtikuljetusten hallintaohjelmaa talon sisällä.