Yksi lempijutuistani, jonka olen tehnyt vähään aikaan, on päivittää työnkulkuani. Ensin hieman taustaa.

Ensimmäinen suosikki-ideani Getting Things Done -kirjasta on tickler-tiedosto. Aloitin fyysisellä arkistointijärjestelmällä, jossa oli 43 kansiota (31 jokaiselle kuukauden päivälle ja 12 jokaiselle vuoden kuukaudelle). Muistilista on hyödyllinen, koska voit helposti muistuttaa itseäsi myöhemmin asioista, jotka haluat tehdä, mutta nyt ei ole paras aika tehdä niitä. Jos esimerkiksi haluan lähettää neuvonantajalle sähköpostia 8. päivä ja kysyä, miten taloustieteen välikoe meni sinä päivänä, kirjoitan itselleni muistutuksen paperille ja laitan sen kansioon “8”. Jos luen lehdestä artikkelin ideasta, jota haluan kokeilla ensi vuonna, laittaisin sen toukokuun kansioon, koska alan miettiä ensi vuoden kurssien suunnittelua toukokuussa. Jos minulla on ystävä, jonka syntymäpäivä on 16. huhtikuuta, kirjoittaisin muistutuksen ja laittaisin sen huhtikuun kansioon. Huhtikuun 1. päivänä käyn sitten läpi huhtikuun kansion ja jaan sen sisällön asianmukaisesti kansioihin 1-31 (ystäväni syntymäpäivämuistutus menisi kansioon 16).

Kauneus on siinä, että minun täytyy muistaa vain kaksi asiaa: joka päivä minun täytyy tarkistaa sopiva kansio “1” kautta “31”, ja minun täytyy tarkistaa oikea kuukauden kansio kuukauden ensimmäisenä päivänä. Itse asiassa voisin laittaa muistutuksen kuukauden kansion tarkistamisesta kansioon “1”, joten minun tarvitsee oikeastaan vain muistaa tarkistaa kansio joka päivä. Tästä tulee nopeasti tapa: Menen toimistoon (tällä hetkellä kotitoimistoon), käynnistän tietokoneen ja tarkistan tickler-kansion.

Tämä on ollut hienoa, ja tickler-kansio on muuttanut elämäni. Minun ei enää tarvinnut stressata, että unohdan tehdä jotain. Haittapuolena on se, että käytin joka aamu 5-10 minuuttia kopioimalla paperiset muistiinpanot tickler-tiedostosta tehtävälistaani.

Ratkaisu: käytä Pythonia sähköisen tickler-tiedoston luomiseen! Käytän tekstitiedostoa tehtävälistaani varten, ja sen avulla voin päivittää tehtävälistani Python-skriptien ja cron-tehtävien yhdistelmällä.

Tässä on mitä tein: Loin 43 Python-skriptiä ja 43 vastaavaa cron-työtä (31 kuukauden päiville ja 12 vuoden jokaiselle kuukaudelle). Tässä on esimerkki kuukauden 17. päivää varten:

Huomaa, että minulla on XPERMANENT ja PERMANENT, koska on asioita, jotka haluan tehdä joka 17. päivä (kuten maksaa luottokorttilaskun). Ei-pysyvien asioiden kohdalla menen vain ensimmäiseen kohtaan ja napsautan d-f-X poistaakseni kaiken X:ään asti (jonka kirjoitan sitten uudelleen – käytin isoa X:ää, koska en melkein koskaan käytä sitä mihinkään muuhun, joten se tuntuu olevan hyvä merkki osoittamaan, milloin minun pitäisi lopettaa poistaminen).

Voin myös helposti siirtää kohteita ToDo-luettelostani muistiotiedostoon, jos haluan lykätä sitä. Leikkaan yksinkertaisesti kohteen ToDo-listalta (shift-D vimissä), avaan tickler-tiedoston kirjoittamalla “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py” ja liimaan kohteen tiedostoon. Sitten minun ei tarvitse huolehtia siitä ennen 17. päivää!”

Siirrän hitaasti (kuukausi kuukaudelta) kaikki paperiset muistiinpanoni fyysisestä tickler-tiedostosta sähköiseen tiedostoon. Säästän itseltäni paljon aikaa (ehkä 30-60 minuuttia viikossa) pelkästään sillä, että minulla on nämä muistutukset käytettävissäni. Säilytän edelleen fyysistä tickler-tiedostoani, koska usein on fyysisiä asiakirjoja, jotka haluan muistaa myöhempää käyttöä varten (se on paikka, jossa säilytän asiakirjoja, kunnes tarvitsen niitä), mutta käytän sitä nyt paljon vähemmän.