Olen mielestäni kokeillut lähes kaikkia tuottavuus- ja tehtävälistan vinkkejä, temppuja, hakkereita ja sovelluksia. Yritän saada päivän tuntumaan enemmän puolentoista päivän mittaiselta. Aiemmin olen ehdottomasti sortunut siihen yhteiskunnalliseen uskomukseen, että enemmän on parempi. Mutta riippumatta siitä, miten suhtaudumme päiviimme, todellisuus on, että aikaa on vain 24 tuntia.
Sen sijaan, että ahtauttaisin mahdollisimman paljon johonkin päivään, uskon nyt, että parempi on parempi. Se tarkoittaa usein sitä, että vähemmän on parempi. Miten siis teet vähemmän mutta paremmin ja todella lisäät tehokkuutta ja vaikuttavuutta?
Tulee ajan estäminen…
Mitä on kalenterin ajan estäminen?
Ajan estäminen on prosessi, jossa otat tehtäviä tehtävälistaltasi ja ajoitat ne tarkoituksellisesti kalenteriisi tietyksi ajaksi.
Tehtävälistasi on niinkin yksinkertainen kuin se – vain luettelo asioista. Vaikka tehtävälistasi on tärkeysjärjestyksessä, tehtäviin ei liity aikaa. Ajan estäminen ottaa prioriteettisi ja asettaa ne kalenterimuotoon. Loppujen lopuksi…
- “Mitä aikataulutetaan, se tehdään”. – Daniel Pink
FastCompany¹ ja Forbes² ovat molemmat kehuneet ajan estämisen etuja. On olemassa pari periaatetta, joita vastaan ajan estäminen auttaa suojautumaan:
- Zeigarnik Effect³: “Ihmiset muistavat keskeneräiset tai keskeytetyt tehtävät paremmin kuin valmiit tehtävät.” – Kun sinulla on kaikki aikataulutettu, sinun ei tarvitse käyttää niin paljon henkistä kapasiteettia ajattelemaan jatkuvasti keskeneräisiä tehtäviä.
- Parkinsonin laki4: “Työ laajenee niin, että se täyttää sen suorittamiseen käytettävissä olevan ajan.” – Sama pätee myös tähän. Tehtävien aikatauluttamisen avulla voit asettaa niille alku- ja loppuajan, jotta ne eivät jatkuvasti viipyisi ikuisesti.
Inspiraatiota kuuluisimmilta aikablokkauksen mestareilta
Tässä on Benjamin Franklinin päivittäinen rutiini hänen omaelämäkerrastaan:
Katso 25 muuta esimerkkiä kuuluisien luovien ihmisten päivärutiineista. Tässä esimakua:
7 kalenterin ajaneston ammattilaisvinkkiä
1. Tunnista elämäsi roolit: Sinulla voi olla vain niin monta elämänroolia, joten on tärkeää tunnistaa, kuka olet ja kuka et ole. Voit käyttää tässä apuna neljän polttimen teoriaa. Sano “ei” mahdollisimman monelle.
2. Määrittele, mikä on tärkeää: Kun olet tunnistanut elämänroolisi, voit tunnistaa, mikä on sinulle ja näille rooleille tärkeää. Sovella essentialismia tässä. “Mikä on tärkeää nyt? Hetken pohdinnan jälkeen tajusin, että ennen kuin tiesin, mikä on tärkeää juuri nyt, oli tärkeää selvittää, mikä on tärkeää juuri nyt!” – Greg McKeown, Essentialismin kirjoittaja
3. Ymmärrä energiaasi ja sitä, milloin sitä on parasta käyttää: Daniel Pinkin uusi kirja When on aivan uutta kategoriaa self-help-kirjoissa (se ei ole how-to-kirja, vaan when-to-kirja). Tutustu tiivistelmääni Whenista täällä. Kyse on siitä, miten jäsentää päiväsi tyyppisi, tehtäväsi ja aikasi mukaan.
4. Single-task to get more done: Yhä useammat tutkimukset osoittavat, että yhden tehtävän tekeminen, syvällinen työskentely ja flow-tilaan joutuminen mahdollistavat paljon suuremman tuottavuuden.
5. Suunnittele taukoja ja luo aikatauluusi liikkumavaraa: Kukaan ei voi tuottavasti siirtyä tehtävästä toiseen pitämättä taukoa tai pitämättä vähän hiljaiseloa. Daniel Pink puhuu voimasta tai palauttavista tauoista, ja liikkumavaran luominen oli yksi suurimmista opetuksistani Erin Loechnerin kirjasta Chasing Slow.
6. Varaa viikonloppuna aikaa tulevaa viikkoa varten: I time block time block time block! Suosikkiaikani on sunnuntai-iltaisin ennen nukkumaanmenoa.
7. Kokeile Google-kalenteria ajan lohkomiseksi: Tässä on kuvakaappaus todellisesta kalenteristani muutamalta päivältä tällä viikolla (henkilökohtaiset tiedot poistettu). Aikaa on varattu aamiaisen syömiseen, aamutyöhön, treenaamiseen, lounaaseen, iltapäivätyöhön, päivälliselle, kotitehtäviin, perheelleni soittamiseen, vaimoni ja koirieni kanssa hengailuun, lukemiseen, nukkumaanmenoon valmistautumiseen, nukkumiseen, henkilökohtaisiin tapaamisiin, kodin kunnossapitoa koskeviin tapaamisiin ja niin edelleen. Käytän eri värejä, jotka sopivat yhteen tehtävän tyypin kanssa (nukkuminen, syöminen, työskentely, liikunta jne.).
Give Time Blocking a Try and Stick with It
Mitä todennäköisesti huomaat ensimmäisellä kerralla, kun yrität aikatauluttaa päiväsi tai viikkosi, on se, että kalenterin tila loppuu melko nopeasti. Joko niin, tai sitten aliarvioit sen ajan määrän, jonka jonkin asian tekeminen todellisuudessa vie.
Ajan myötä opit käyttämään sitä, ja sinusta tulee tarkempi ajanennustaja ja rakennat johdonmukaisuuteen perustuvan rutiinin.
Ajan lohkomisen avulla voit myös huomata, missä kohdin kamppailet ja poikkeat kurssista päivän aikana. Missä ovat ne alueet tai kellonajat, jolloin huomaat kirjautuvasi Facebookiin tai suuntaavasi ostosivustoille? Ajan estäminen antaa sinulle uuden näkökulman aikaan ja siihen, miten käytät sitä, jotta saat tärkeimpiä asioita tehtyä.
“Ajan estäminen on yksi parhaista tavoista muuttaa hyvät aikomukset teoiksi.” – Paul Minors
Voit seurata Sloww:ta sähköpostitse tämän viestin alla olevan lomakekentän avulla tai sosiaalisessa mediassa (@SlowwCo) Twitterissä, Facebookissa, Instagramissa, Pinterestissä, Mediumissa, Redditissä ja Quorassa.