Kouluikäisten lasten vanhemmat tuntevat yleensä koulun pyytämät lupakirjeet, jotta lapsi voi lähteä koulumatkalle. Muitakin lupakirjepyyntöjä esiintyy tavallisissa, jokapäiväisissä tilanteissa, kuten:

?Vanhempi antaa luvan lapsenvahdille tai hoitajalle antaa luvan lapsen lääkehoitoon
?Vanhempi antaa luvan lapselle matkustaa ulkomaille sukulaisen kanssa tai joissakin tilanteissa eronneen vanhemman kanssa, jolla ei ole huoltajuutta
?Yritys tai yksityishenkilö, joka pyytää lupaa käyttää tekijänoikeudella suojattua tai tavaramerkillä suojattua materiaalia

Ellei lupakirjeen vastaanottaja pyydä tiettyä muotoa tai kieltä, sanamuodon valinta on kirjeen kirjoittajan päätettävissä. On olemassa muutamia vinkkejä, jotka auttavat tekemään lupakirjeestä tehokkaamman.

Kirjeen osoite

Kirjeessä on käytettävä sen henkilön, yrityksen tai viraston koko nimeä, jonka kanssa luvan saava henkilö on tekemisissä. Jos tämä tieto ei ole tiedossa, osoitetaan kirje:

Kirjeen tarkoituksen yksilöinti

Aloita kirje selittämällä, mitä tarkoitusta varten lupa myönnetään. Jos esimerkiksi vanhempi antaa lapsenvahdille luvan valtuuttaa lapsensa sairaanhoitoon, kirjeen alussa on mainittava, kuka kirjeen kirjoittaja on lapsen vanhempi, ja mainittava, että kirjeen tarkoituksena on antaa lapsenvahdille lupa saada sairaanhoitoa. Tarkka luvan sanamuoto tulee myöhemmin kirjeessä.

Luvan antaminen

Kirjeen lupaosion sanamuodon on oltava selkeä ja yksiselitteinen. Yksi keino tähän on käyttää luvan antajan ja sen henkilön, jolle lupa annetaan, koko nimeä. Jos kirjeessä annetaan lupa lapsen hoitoon, sairaanhoitoon tai muuhun toimintaan, johon lapsi osallistuu, on mainittava lapsen koko nimi ja ikä.

Seuraava sanamuotoesimerkki saattaa toimia joissakin tilanteissa: “Minä (lisää koko nimi) annan luvan ja suostumuksen (sen henkilön koko nimi, jolle lupa annetaan) (yksilöi toiminta, mukaan lukien lapsen nimi tarvittaessa). Henkilön tulisi muuttaa sanamuotoa annettavan luvan tyypin mukaan.

Lupakirjeen allekirjoittaminen ja päiväys

Lupakirjeen allekirjoittamiseen liittyvät muodollisuudet vaihtelevat osavaltioittain. Joissakin osavaltioissa edellytetään, että kirje on notaarin tai todistajan vahvistettava, kun taas pelkkä allekirjoitus ja päivämäärä riittävät.