Aloitit pienyrityksen ansaitakseen voittoa. Nyt kun olet onnistunut, saatat haluta laajentaa toimintaasi entisestään. Vuonna 2017 40 prosenttia pienyrityksistä sanoi, että asiakaskokemuksen ja -pitoisuuden parantaminen oli heidän tärkein strategiansa tulojen kasvun lisäämiseksi. Vaikka se saattaa tuntua yllättävältä, oikeanlainen myyntisaatavaprosessi voi tehdä molempia.

Mikä on myyntisaatavaprosessi

Olet luultavasti ennenkin lainannut rahaa ystävällesi “olen sinulle velkaa” (IOU). Liiketoiminnassa tämä on pohjimmiltaan sitä, mitä myyntisaamiset ovat. Ne ovat yrityksellesi velkaa olevia rahoja, jotka asiakkaat ovat jo käyttäneet luotolla.

Useimmiten nämä IOU-tapahtumat sujuvat sujuvasti, mutta ilman oikeita vaiheita myyntisaatavaprosessissa (AR-prosessi) ne voivat mennä nopeasti sekaisin.

Tässä ovat myyntisaatavaprosessin vaiheet, jotka voivat auttaa yritystäsi menestymään:

Vaiheet myyntisaatavaprosessissa

Luottokäytäntöjen vakiinnuttaminen osana myyntisaatavaprosessia

Luoton myöntäminen on riskialtista. Varmistaaksesi, että sinulla on mahdollisimman hyvät mahdollisuudet saada maksusi takaisin, sinun kannattaa ottaa käyttöön luottotarkastusjärjestelmä osana myyntisaatavaprosessiasi. Näin voit tutkia jokaisen asiakkaan luottotiedot ennen kuin hän lainaa sinulta. Näin voit karsia asiakkaat, jotka eivät todennäköisesti maksa sinulle pakettia. Se on niinkin yksinkertaista kuin olla tarjoamatta luottoa asiakkaille, joilla on huono luotto, ja se on tärkeä osa sujuvasti toimivaa myyntisaatavaprosessia.

Luottoehtojen onnistunut käyttöönotto edellyttää, että suoritat muutamia tehtäviä. Joitakin myyntisaatavaprosessin ensimmäisiä vaiheita ovat muun muassa seuraavat:

• Päätöksenteko luottosummasta, jonka haluat myöntää kullekin asiakkaalle
• Maksuaikojen valitseminen asiakkaillesi
• Päätöksenteko siitä, haluatko tarjota varhaismaksualennuksia, ja mitkä olisivat nämä ehdot. olisivat
• Valitset asiakkailtasi saamasi viivästyssakon
• Mahdollisten muiden pienyrityksellesi ominaisten ehtojen määrittäminen, jotka haluat sisällyttää

Kun olet määrittänyt perusluottoehdot, haluat myös ottaa huomioon:

• Kuinka kauan asiakkaasi on ollut yrityksesi palveluksessa. Saatat haluta tarjota uusille asiakkaille lyhyempiä maksuehtoja ja vanhemmille asiakkaille pidempiä ehtoja. Pitkäaikaisemmilla maksuehdoilla palkitseminen asiakkaita, jotka ovat pysyneet rinnallasi, voi lisätä brändiuskollisuutta entisestään.
• Asiakkaidesi maksuhistoria. Asiakkaille, jotka ovat aina maksaneet ajallaan, kannattaa ehkä olla joustavampi. Sanotaan esimerkiksi, että asiakas, joka on aina maksanut ajallaan, pyytää pidempiä maksuehtoja. Koska hän ei ole koskaan jättänyt maksua suorittamatta, voit ehkä harkita hänen pyyntöään.
• Kilpailijasi. Jos kilpailijat toimialallasi lähettävät laskuja, jotka erääntyvät 20 päivän kuluessa, sinun kannattaa ehkä tehdä samoin. Tai jos sinulla on siihen varaa, harkitse pidemmän maksuajan tarjoamista asiakkaille. Tämä voi antaa sinulle kilpailuetua.
• Kassavirtasi. Tietyissä tapauksissa ehtojesi lyhentäminen antaa sinulle mahdollisuuden saada rahat takaisin nopeammin. Tämä voi auttaa lisäämään kassavirtaasi.

Vaikka nämä näkökohdat saattavat kuulostaa hyvältä, toinen kysymys saattaa polttaa takaraivossasi:

Seuraa näitä vaiheita tarkistaaksesi asiakkaasi luottotiedot:

1. Hanki asiakkaaltasi allekirjoitettu valtuutus luottotietojen tarkistamiseen.
2. Varmista, että sinulla on asiakkaan täydellinen virallinen nimi, syntymäaika ja sosiaaliturvatunnus.
3. Käytä Equifaxin, Experianin ja TransUnionin verkkopyyntölomakkeita.

Asiakkaiden laskuttaminen ja myyntisaatavien liiketoimintaprosessi

Tapa, jolla käsittelet laskujasi, voi joko auttaa tai estää myyntisaatavien käsittelyprosessiasi, ja kaikki riippuu viestinnästä. Viestintä on avainasemassa kaikissa suhteissa. Tämä koskee myös suhdetta, joka sinulla on asiakkaisiisi. Lasku toimii ensisijaisena viestintäkanavana sinun ja asiakkaasi välillä. Lasku välittää tapahtumavaatimuksesi suoraan asiakkaalle. Muista kuitenkin, että laskusi ei ole juridinen asiakirja.

Osana AR-prosessia jokaisessa tuottamassasi laskussa on esitettävä myydyt tuotteet tai palvelut. Sinun tulisi myös ilmoittaa näiden tuotteiden tai palveluiden kustannukset sekä maksun eräpäivä. Kun sinulla on nämä osatekijät, sinun kannattaa jatkaa laskujesi parantamista:

• Varmista, että tiedot ovat mahdollisimman selkeitä. Haluat välttää sekavia sanamuotoja tai kieltä.
• Varmistamalla, että tietosi ovat täydelliset. Tarkista kahdesti, ettet ole unohtanut laskun tärkeitä osia.
• Varmista, ettei maksuehtosi ole epäselvät. Kiinnitä huomiota laskussa oleviin maksuehtoihin. Mahdollinen epäselvyys tämän suhteen voi aiheuttaa sen, että asiakkaat ottavat yhteyttä kysymyksillä. Mitä useammin näin tapahtuu, sitä enemmän saat viivästyneitä maksuja.
• Oikeanlaisen numeroinnin käyttäminen. Laskujen numerointijärjestelmän luominen on tärkeää. Haluat pystyä seuraamaan laskujasi helposti. Jokaisella laskulla tulisi olla yksilöllinen numero, jotta seuranta ja tunnistaminen olisi helpompaa.
• Laskujen tarkastaminen usein. Tarkista aina, ettei laskuissasi ole ongelmia kieliopin tai laskelmien kanssa. Tarkkuus on ehdoton edellytys.
• Varmista, että seuraat tilannetta. Haluat varmistaa, että seuraat asioita oikeaan aikaan. Sinun ei tarvitse ahdistella asiakkaitasi, mutta jos he ovat myöhässä maksun kanssa, älä pelkää lähettää seurantakirjettä tai soittaa.
• Käytä laskutusohjelmia tai verkkolaskutusta. Ohjelmistot voivat auttaa sinua tekemään johdonmukaisia ja tarkkoja laskuja jokaisesta liiketoimesta. Esimerkiksi QuickBooks voi auttaa sinua helpottamaan laskutusta.

Tilisaatavien seuranta

Ehän et antaisi asiakkaan lähteä pienyrityksestäsi maksamatta? Myyntisaataviesi seuraamisen menettäminen on lähinnä sitä. Sinulta jää maksuja saamatta.

Kuten termi “myyntisaamiset” antaa ymmärtää, myyntisaamisten hallinnassa pysyminen on tärkeä osa myyntisaamisten liiketoimintaprosessia. Niiden laskujen osalta, joita ei ole vielä maksettu, haluat täyttää myyntisaatavakirjan. Tämä on luettelo erääntyneistä laskuista, joiden lopussa on kokonaissumma. Summan pitäisi olla sama kuin taseessasi ilmoitettujen saamisten kokonaismäärä.

Voit myös käyttää ohjelmistoja saamisten seurantaan. Esimerkiksi QuickBooksissa on mahdollisuus tuottaa vanhenemisraportteja. Näistä raporteista näet, milloin lasku on erääntynyt ja kuinka paljon maksuaikaa on jäljellä. On myös monia muita kirjanpito- ja kirjanpitosovelluksia, joihin voit tutustua. Joitakin suosittuja ovat FreeAgent, Nutcache ja Sage Business Cloud Accounting.

Jos et ole valmis investoimaan kirjanpito- tai kirjanpitosovelluksiin, voit myös käyttää tiettyjä seurantamalleja. Esimerkiksi Microsoft Excelin laskunseuranta-taulukkolaskentaohjelma on hyvä vaihtoehto.

Saatavien kirjanpito

Saatavasi ovat olennainen osa tilinpäätöksiäsi. Tämä tarkoittaa, että sinun on kirjattava ja tiliöitävä ne oikein myyntisaatavaprosessissasi. . Tätä varten sinun on varmistettava, että dokumentoit myyntisaamiset laskuillasi, joissa on kuvattava asiakkaalle toimittamasi tavarat tai palvelut, sinulle velkaa oleva summa ja se, milloin summa on maksettava.

Saatavien kirjanpidossa on kaksi kirjanpitomenetelmää, jotka on otettava huomioon. Ne ovat:

1. Kassaperusteinen kirjanpito. Tässä kirjanpitotyypissä tulosi katsotaan tuloksi, kun käteisvarat on saatu. Kulusi katsotaan kuluiksi silloin, kun maksat ne. Kassaperusteisessa kirjanpidossa seuraat saamisia erikseen tuloista. Tulosi kirjataan vasta, kun käteisvarat on saatu.
2. Suoriteperusteinen kirjanpito. Tässä kirjanpitotyypissä tulosi katsotaan tuloksi silloin, kun myynti on tapahtunut. Vastaavasti menosi katsotaan kuluiksi, kun kulu syntyy. Saamisesi kirjataan tässä järjestelmässä. On olemassa riski, että asiakas ei maksa sinulle. Jos hän ei maksa, voit myöhemmin kirjata nämä menetykset kuluihin.

Tilisaatavaprosessin kehitys

Tilisaatavasi voidaan dokumentoida käsin mallipohjiin tai muilla halutuilla menetelmillä. Sinun on luotava käsin tavarat tai palvelut, jotka olet toimittanut asiakkaalle, summa, joka on sinulle velkaa, ja milloin tämä summa on

• Jokainen lasku
• Jokainen myyntitilaus
• Jokainen asiakkaan kuittaus
• Kaikki lähetysasiakirjat

Mitä enemmän asiakkaita saat, sitä epäjärjestyneemmäksi tämä voi muuttua. Tämä epäjärjestys voi sitten häiritä pienyrityksesi kokonaistuloja. Kun tulosi häiriintyvät, pienyrityksesi kasvu voi pysähtyä.

Sen sijaan, että jatkat tätä manuaalista reittiä kirjanpitoprosessissasi, kannattaa harkita kirjanpito-ohjelmien käyttöä. Voit siirtyä näihin ohjelmiin vähitellen tai ottaa ne käyttöön heti.

Muita työkaluja, joita voit käyttää, ovat:

• Wave. Tämä on pilvipohjainen kirjanpito-ohjelma, joka on suunniteltu urakoitsijoille ja alle 10 työntekijän yrityksille. Wave on yhteensopiva Mac-, Windows- ja Linux-käyttöjärjestelmien kanssa.
• Invoice Ninja. Tämä on kirjanpito-ohjelma, joka on suunniteltu freelancereille ja verkkoyrittäjille. Se on 100 % ilmainen ja pilvipalveluna, joten sitä voi käyttää missä tahansa.
• FreshBooks. Tämä on kirjanpito-ohjelma, jota käyttää 120 maassa yli 500 000 käyttäjää. Muista, että tämä ohjelma ei ole ilmainen, mutta voit tutustua siihen 30 päivän kokeilujaksolla.
• Zoho Books. Tämä on pilvipohjainen kirjanpito-ohjelma, joka keskittyy laskutukseen ja sopii erinomaisesti pienille yrityksille. Se on erityisen hyödyllinen pienille yrityksille, jotka ovat yhden henkilön omistamia ja ylläpitämiä.
• Xero. Tämä kirjanpito-ohjelmisto voi auttaa sinua laskutuksessa ja seurannassa. Se tekee myös palkanlaskennan, pankkiyhteydet, pankkien täsmäytyksen ja paljon muuta.

Tilisaatavaprosessin optimointi

Tilisaatavaprosessisi auttaa pitämään pienyrityksen tehokkaasti käynnissä. Haluat kuitenkin optimoida sitä säännöllisesti, jotta se pysyy ajan tasalla.

Tilisaatavaprosessin onnistunut optimointi edellyttää, että tunnistat, mikä toimii ja mikä ei. Sen perusteella voit tehdä parannuksia, jotka tarjoavat ratkaisuja havaittuihin ongelmiin. Näin voit säästää rahaa ja välttää tappioiden kärsimisen. Se auttaa sinua myös vähentämään velkaantumista ja lisäämään kasvua ajan myötä.

Optimoidaksesi myyntisaatavaprosessisi, harkitse seuraavia vaiheita:

1. Keskustele maksuehdoista varhaisessa vaiheessa jokaisen asiakkaan kanssa.
2. Käytä sähköisiä maksuja varhaisessa vaiheessa.
3. Pitäkää asiakastietosi täsmällisinä ja ajantasaisina.
4. Etsikää aina tapoja tehostaa ja parantaa perintäprosessia. Yksi keino on käyttää sähköistä laskutusta.

Ovatko asiakkaasi motivoituneita maksamaan nopeammin?

Asiakkaidesi motivoiminen maksamaan yrityksellesi on yksi saatavaprosessin tärkeimmistä vaiheista. Asiakkaillasi on paljon laskuja maksettavana. Se, että tarjoat heille hieman motivaatiota maksaa laskusi nopeammin, ei ole pahitteeksi.

Tässä on muutamia vinkkejä, joilla voit motivoida asiakkaitasi maksamaan nopeammin:

• Lisää myöhästymismaksu. Myöhästymismaksun riski kannustaa asiakkaitasi maksamaan mahdollisimman pian eikä ottamaan riskiä myöhästyä eräpäivästä.
• Tarjoa palkkioita etuajassa maksamisesta. Näitä käsitellään usein suoraan laskussa. Jos esimerkiksi tarjoat 2 %:n alennuksen siitä, että maksat laskun 20 päivässä 30 päivän sijasta, kirjoitat “2/20 netto 30.”
• Käytä luottokäytäntöjä. Voit ottaa käyttöön käytäntöjä, jotka kieltävät tilauksen vastaanottamisen asiakkaalta, jos tämä on ylittänyt luottorajansa. Voit myös ottaa käyttöön käytännöt, jotka kieltävät tuotteiden lähettämisen, jos asiakkaalla on erääntyneitä laskuja. Nämä käytännöt voivat kannustaa asiakkaita pysymään maksujensa suhteen ajan tasalla.

Miten kerätä saatavia nopeammin

Yritykset, erityisesti sinun kaltaisesi pienyritykset, muuttuvat ja kehittyvät aina markkinoidensa mukaan. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka myyntisaatavien perintäprosessisi sujuisikin tällä hetkellä ongelmitta, on luultavasti keinoja, joilla voit parantaa sitä.

Joitakin tapoja parantaa myyntisaatavien liiketoimintaprosessisi perintäosuutta ovat:

• Ohjelmistojen käyttö. Eri kirjanpito-ohjelmistot voivat tuottaa saatavien vanhenemisraportteja. Niiden avulla näet kunkin asiakkaan maksutilanteen. Kirjanpitoohjelmistosi myös varoittaa sinua, jos laskut ovat myöhässä.
• Lähetä laskut heti. Et halua tuhlata aikaa laskujen lähettämiseen asiakkaillesi. Mitä nopeammin he saavat laskun, sitä nopeammin he voivat suorittaa maksun sinulle.
• Maksujen seuranta. Sinun ei tarvitse kiusata asiakkaitasi, mutta jos he ovat myöhässä, seuranta voi olla paikallaan.
• Sähköisten maksujen käyttäminen. Niiden käyttöönotto varhaisessa vaiheessa voi luoda tehokkaamman maksujärjestelmän. Mitä helpompaa asiakkaiden on maksaa sinulle, sitä nopeammin he lähettävät ne. Sähköisiä maksuvaihtoehtoja ovat muun muassa PayPal, Venmo, Square, Google Pay ja WePay.
• Maksusuunnitelmien harkitseminen. Ne voivat olla hyvä vaihtoehto asiakkaille, jotka maksavat velkansa myöhässä.
• Palkkaa perintäasiamies. Jos maksuviivästykset ovat yleistymässä pienyrityksessäsi, harkitse perintäasiamiehen palkkaamista. Nämä asianajajat voivat auttaa sinua maksujen keräämisessä, hoitaa paperityöt ja tarvittaessa jopa edustaa sinua oikeudessa.
• Ennakkomaksujen hyväksyminen. Tämä voi olla hyödyllinen strategia, joka auttaa varmistamaan, että pienyrityksesi saa maksun. Itse asiassa useimmat vähittäiskaupan pienyritykset tekevät jo näin. Kun esimerkiksi ostat tuotteen Amazonista tai muusta verkkokaupasta, tiliäsi veloitetaan jo hyvissä ajoin ennen kuin saat tuotteen.

Kun arvioit myyntisaatavien käsittelyyn liittyvää liiketoimintaprosessiasi, tarkastele tarkkaan yleistä menettelyäsi. Tarvitaan vain muutamia helppoja muutoksia, joilla voit parantaa pienyrityksesi tehokkuutta. Siitä eteenpäin voit edelleen optimoida myyntisaatavaprosessiasi ja kannustaa asiakkaitasi maksamaan nopeammin. Muista, että mitä nopeammin asiakkaasi maksavat, sitä nopeammin voit periä saatavasi. Tämä johtaa pitkällä aikavälillä suurempaan taloudelliseen kasvuun.