Viime aikoina kustannusten ja kulujen eroa ei oteta huomioon, ja niitä käytetään vaihtelevasti. Ero on kuitenkin merkittävä kirjanpidon kannalta, ja kirjanpitäjänä on hyvä pitää nämä kaksi termiä erillään, jotta sekaannuksia syntyy vähemmän ja taloudellinen informaatio välittyy selkeämmin.
Kustannus voidaan määritellä sen hyödyn (tai hyödyn) rahamääräiseksi arvoksi, joka on vielä saatava resursseista, joita yritys käyttää tulojen tuottamiseen.
Yksikertaisesti sanottuna se on hyöty, jonka odotamme saavamme tulevaisuudessa omaisuuserästä (tai omaisuuseristä) käyttämällä kyseistä omaisuuserää (tai omaisuuseriä) liiketoimintaan tai myymällä kyseisen omaisuuserän (tai omaisuuserät) markkinaehtoisessa liiketoiminnassa.
Kulut voidaan määritellä sen hyödyn rahalliseksi arvoksi, joka on jo mennyt umpeen resurssien käytön vuoksi tulon tuottamiseen tähtäävässä liiketoiminnassa.
Yksikertaisesti sanottuna se on omaisuuserään (tai omaisuuseriin) käytetyn hyödyn rahallinen määrä. Periaatteessa se on siis se vastike, jonka olemme maksaneet tulojen tuottamiseksi.
Jotkut opiskelijat saattavat edelleen olla hämmentyneitä kustannusten ja menojen suhteesta. Ymmärretään se esimerkin avulla.
Yritys osti yhden uusimman koneen, jonka arvo on 100 000. Sen odotetaan olevan käyttökelpoinen seuraavat viisi vuotta, ja sitä käytetään raaka-aineiden jalostamiseen valmiiksi tuotteiksi.
Hyödykkeen arvo esimerkissä on 100 000, mikä on periaatteessa rahallinen esitys sen kokonaishyötyarvosta, eli olemme laskeneet kokonaishyödyn, jonka se voi tarjota meille rahassa, ja tämä on hyötyjen kokonaismäärä, jonka odotamme saavamme takaisin seuraavien viiden vuoden aikana. Jos nyt käytämme tätä hyödykettä, joka vuosi 20 000 (100 000 / 5) arvoinen hyöty poistuu, ja ensimmäisen käyttövuoden lopussa meillä on jäljellä vain 80 000 hyödykkeen kokonaishyödystä.
Lähtökohtaisesti Meno on siis menoerä, joka on vanhentunut, ja Menoerä on menoerä, joka ei ole vielä vanhentunut.
Samasta syystä ilmoitamme taseessa (taseessa) vain 80 000, koska tämä on omaisuuserään sisältyvä hyöty, joka jää jäljelle neljäksi seuraavaksi vuodeksi. Ja 20 000 siirretään tuloslaskelmaan kuluksi, joka kuitataan organisaation tuottamia tuloja vastaan todellisen ansaitun tulon laskemiseksi.
Yllä olevasta keskustelusta voimme ymmärtää, kuinka tärkeää on tehdä kustannusten ja kulujen vertailu, sillä kustannukset ilmoitetaan SoFP:ssä varojen arvona, kun taas kulut ilmoitetaan tuloslaskelmassa. Ymmärsimme myös, että näillä termeillä on omat kirjanpidolliset merkityksensä ja erot kirjanpidollisissa käsittelyissä.