Tahdotko tietää, mitä luottamuksellisuus todella tarkoittaa HR-alalla? Henkilöstöhallinnon ammattilaiset saavat verkossa usein sähköpostiviestejä työntekijöiltä, joissa sanotaan: “Minulla oli ongelma, joten menin HR:ään. Kerroin HR:lle, ja he kertoivat pomolleni, ja nyt pomoni on vihainen minulle. Eikö HR:n tarvitse pitää kaikki luottamuksellisena?”
Kun HR:n on ryhdyttävä toimiin
On helppo ymmärtää, miten ihmiset voivat ajatella, että HR ei ole luottamuksellinen. HR käsittelee paljon tietoa, jonka pitäisi olla luottamuksellista. He esimerkiksi käsittelevät sairausvakuutuksia (tosin heihin ei sovelleta HIPAA-säännöksiä paitsi silloin, kun yritykset ovat omavastuuvakuutettuja), he käsittelevät palkkoja ja he hoitavat työntekijöiden kurinpitoa.
Työnantaja antaisi potkut sellaiselle henkilöstöhallinnon henkilölle, joka jakaisi tietoja jostakin näistä aiheista ilman lupaa ja hyvää syytä. Mutta entä muut alat, jotka työntekijä saattaa tuoda HR:n tietoon?
Joidenkin asioiden suhteen HR-henkilöstön on toimittava, ja se tarkoittaa, että he eivät voi pitää tietojasi luottamuksellisina. Järkyttynyt? Älä ole. No, tässä on joitakin asioita, joiden suhteen HR:n on toimittava.
Seksuaalista häirintää koskevat väitteet
Jos teet valituksen, jonka mukaan pomosi, työtoverisi tai jopa myyjäsi on ahdistellut sinua seksuaalisesti, HR-osaston on toimittava. Juridisesti, jos he jättävät väitteesi huomiotta, he asettavat yrityksen vastuuseen ahdistelijan teoista. Tämä pätee, vaikka sanoisit: “En halua, että teette mitään, haluan vain, että olette tietoisia”. Henkilöstöhallinnon on juridisesti toimittava, tai se voidaan katsoa laiminlyönniksi.
Kuinka moni ihminen puuttuu asiaan, riippuu siitä, millaisen väitteen työntekijä teki. Jos väitteesi on esimerkiksi se, että Jim katsoo tietokoneellaan pornoa ja se saa sinut tuntemaan olosi epämukavaksi, HR-henkilö voi helposti puuttua ongelmaan. Hän voi tarttua puhelimeen, soittaa IT-osastolle ja pyytää heitä katsomaan Jimin tietokonehistoriaa. Parissa minuutissa henkilöstöhallinto voi pidättää Jimin, eikä kenenkään tarvitse edes tietää, että alun perin valittelit.
Mutta entä jos valituksesi on se, että Jim lähenteli sinua sopimattomasti? Henkilöstöhallinnon on tutkittava se, ja se edellyttää ihmisten kanssa puhumista. He puhuvat Jimin kanssa. He puhuvat muiden mahdollisten todistajien kanssa, ja kun he ovat keränneet tiedot, he tekevät päätöksen, yleensä yhdessä työoikeusasianajajan kanssa.
Monet luulevat, että väite riittää siihen, että henkilöstöosasto rankaisee henkilöä, mutta näin ei ole. Yrityksen tulisi aina suorittaa perusteellinen tutkinta ja säilyttää neutraali asema sitä tehdessään. Tämä tarkoittaa, että he eivät automaattisesti oleta, että olet uhri.
Tämä on hyvä asia. Haluat, että he tulevat totuuteen. Muista, että aivan kuten sinä voit syyttää jotakuta toista, joku toinen voi syyttää sinua. Ethän haluaisi, että henkilöstöhallinto vain uskoo syyttäjääsi ja ryhtyy toimenpiteisiin ilman puolueetonta ja perusteellista tutkimusta?
Henkilöstöhallinto pyrkii kaikin keinoin pitämään mahdollisimman vähän ihmisiä osallisena tämäntyyppisissä tutkimuksissa, mutta täysin vaiti pitäminen on mahdotonta. Joidenkin ihmisten on saatava tietää siitä.
Muut syrjintävaateet
Jos väität, että pomosi on ilkeä sinulle rotusi vuoksi, henkilöstöhallinto suorittaa tutkinnan samaan tapaan kuin seksuaalista häirintää koskevan vaateen yhteydessä. Tätä on mahdotonta pitää täysin salassa. Mutta entä jos väität, että palkkasi on alhaisempi rotusi vuoksi?
Joskus henkilöstöhallinnon henkilö voi tutkia väitteen rotuun tai sukupuoleen perustuvasta palkkasyrjinnästä yksinkertaisesti katsomalla tietokantaansa. Näin hän voi todeta, että ei, palkkasi on yhdenmukainen kaikkien muiden tasollasi ja kokemuksellasi olevien kanssa, joten palkkasyrjintää ei tapahdu. Asia on loppuun käsitelty, kenenkään muun ei tarvitse tietää.
Mutta entä jos vain tiedät, että vaikka palkkasi on sama kuin työtovereillasi, et saa tehtäviä, jotka valmistavat sinua ylennykseen? Silloin sinun on esitettävä asiasi, ja sitten henkilöstöhallinto suorittaa tutkimuksen – ja taas ihmiset, esimiehesi mukaan lukien, tietävät asiasta.
Yleiset valitukset
Tässä kohtaa tilanne voi muuttua summittaiseksi. Saatat ajatella, että HR-henkilösi on vain äänitorvi, mutta sitten hän menee suoraan esimiehellesi ja raportoi, mitä sanoit. Mitä juuri tapahtui? Henkilöstöhenkilösi pitäisi ensinnäkin tehdä sinulle hyvin selväksi, mitä hän kertoo ja mitä ei kerro suljetun kokouksenne ulkopuolella.
Sinun pitäisi myös tehdä selväksi, mitkä ovat odotuksesi. Sano esimerkiksi: “Haluaisin vinkkejä siitä, miten tulen paremmin toimeen pomoni kanssa, mutta en haluaisi, että sinä puhut hänen kanssaan. Sopiiko tämä?” Hänen pitäisi vastata kyllä tai ei, ja sitten voit jatkaa, mutta täysin tietoisena siitä, että henkilöstöpäällikkösi on luvannut olla menemättä pomosi luokse raportoimaan.
Pitäkää mielessä, että jos jokin heidän kanssaan kamppailemistanne asioista liittyy siihen, että esimiehesi rikkoo lakia (seksuaalista häirintää, varastamista, arvopaperipetosta), henkilöstöpäällikön on toimittava. Vaikka hän kertoisi sinulle kokouksen alussa, että hän ei tee niin, valituksesi luonne voi aiheuttaa sen, että hänen on puututtava asiaan.
Jos valituksesi on se, että työtoverisi on aina myöhässä eikä saa koskaan rangaistusta, mitä juuri haluat HR-henkilön tekevän asialle? Haluatko, että hän puhuu esimiehesi kanssa? Puhua työkaverisi kanssa? Vain kuuntelemaan purkautumistasi? Päätä, millaisen lopputuloksen haluat, ennen kuin menet sinne.
Muista, että HR-henkilö ei ole sama kuin ammattiliiton edustaja. He ovat siellä auttamassa yritystä. Toki paras tapa auttaa yritystä on varmistaa, että työntekijöitä kohdellaan hyvin, mutta se tarkoittaa joskus sitä, että menet valituksesi kanssa esimiehen puheille, tai sitä, että valituksesi jätetään huomiotta.
Periaatteessa ei ole sinun ongelmasi, että työkaverisi tulee myöhässä töihin, ellei sillä ole vaikutusta sinun työmäärääsi. Henkilöstöpäällikkösi voi muistuttaa sinua siitä. Jos valitat liikaa asioista, jotka eivät ole sinun ongelmasi, saatat motivoida henkilöstöpäällikköäsi menemään pomosi luo kertomaan pomollesi, että olet ongelmatyöntekijä. Luota siihen, että tätä mainetta et halua saavuttaa.
Yleisiä neuvoja
Henkilöstöpäällikkösi pitää palkkasi salassa työtovereiltasi (ellet työskentele toimistossa, jossa palkat ovat julkisia), hänen pitäisi pitää lääketieteelliset ongelmasi luottamuksellisina ja hänen pitäisi tehdä parhaansa pitääkseen arkaluonteiset tilanteet mahdollisimman läheisinä – siten, että vain ne, joiden on tiedettävä, tietävät niistä.
Et kuitenkaan kannata luottaa henkilöstöpäällikkösi, että hän toimisi pappinasi tai lakimiehesi tavoin. He suojelevat liiketoimintaa. Heidän ei oikeastaan tarvitse pitää salassa mitään muuta kuin lääketieteellisiä tietoja (jos yritystäsi koskee HIPAA).
Huomaa, että vaikka annetut tiedot ovat arvovaltaisia, niiden oikeellisuutta ja laillisuutta ei ole taattu. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö, ja työlainsäädäntö ja -määräykset vaihtelevat osavaltioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai apua osavaltion, liittovaltion tai kansainvälisiltä viranomaislähteiltä varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat paikkakunnallasi oikeita. Nämä tiedot ovat opastusta, ideoita ja apua varten.