Epävirallinen sähköpostiviesti

On tavallista aloittaa epävirallinen sähköpostiviesti ystävälle tai sukulaiselle kysymällä, miten henkilöllä menee, esimerkiksi seuraavanlaisella kysymyksellä:

• Miten menee?
• Mitä kuuluu?
• Hei, mitä kuuluu?
• Mitä kuuluu?

Tässä on esimerkki ystävälle kirjoitetun sähköpostiviestin alusta:

Hei Meghan,

Mitä kuuluu?

Oletko kuullut Juliasta viime aikoina? Kuulin, että hän….

Virallinen sähköpostiviesti

Virallisessa sähköpostiviestissä, jollekin, joka ei ole ystävä tai sukulainen, ei kannata kysyä mitään näistä kysymyksistä, koska sitä voidaan pitää liian rentona ja ystävällisenä. On parempi ilmaista kiinnostus henkilön hyvinvointia kohtaan aloittamalla jollakin seuraavista toteamuksista:

• Toivottavasti kaikki on hyvin.
• Toivon, että sinulla on kaikki hyvin.
• Toivon, että tämä viesti löytää sinut hyvin.
• Toivon, että sinulla menee hyvin.

Tässä on esimerkki liikekumppanille kirjoitetun virallisen sähköpostiviestin alusta:

Rakas Anthony,

Toivon, että kaikki on hyvin.

Halusin kertoa, että olen ensi viikolla Miamissa ja toivon, että löydämme ajan tapaamiselle….

Yllä olevan kaltaisessa sähköpostiviestissä, joka on kirjoitettu liiketaloudellisiin tarkoituksiin, ei kuitenkaan ole lainkaan välttämätöntä aloittaa lausunnolla henkilön hyvinvoinnista. On hyvä siirtyä suoraan viestin sisältöön, esimerkiksi näin:

Rakas Anthony.

Halusin kertoa sinulle, että olen ensi viikolla Miamissa ja toivon, että voimme tavata….

.