Projektin kaataminen (tunnetaan myös nimellä “projektiaikataulun kaataminen” tai “projektin ajan tiivistäminen”) on projektinhallintatekniikka, joka perustuu siihen, että projektiin lisätään enemmän resursseja kuin alun perin oli suunniteltu, jotta projektin aikataulua voidaan nopeuttaa. Lisäresurssien lisääminen tarkoittaa tietysti myös projektin kustannusten nousua, mutta joskus tämä on hyvä projektistrategia (voit laskea tämän päätöksen ROI:n sen tekemättä jättämisen projektiriskien perusteella). On monia projektitilanteita, joissa voidaan päättää kaataa projektiaikataulu, esimerkiksi:

1. Projekti on viivästynyt: Jos projektisi on viivästynyt ja viivästyksistä aiheutuu projektisanktioita, voit päättää lisätä projektiin lisää resursseja, jotta projekti saataisiin takaisin aikatauluun. Projektin viivästyminen yli “kriittisen polun” tarkoittaa, että projektin määräaikaa ei pystytä noudattamaan.
2. Tulevan vaiheen viivästymisen välttäminen: Projektien viivästymiset voivat vaikuttaa paitsi projektisanktioihin myös lisäkustannuksiin (resurssit, jotka on jo osoitettu uuden projektivaiheen aloittamiseen ja jotka voivat aloittaa työnsä). Joten ehkä pieni lisäkustannus voi olla parempi vaihtoehto kuin mennä suurempiin kustannusylityksiin.
3. Projektiryhmä siirretään toiseen projektiin: Kuvittele, että olet toteuttamassa projektia ja yhtäkkiä voitat toisen projektin. Todennäköisesti silloin suunnittelet nyt resurssien siirtämistä uuteen projektiin. Saatat siis joutua resursoimaan nykyistä projektiasi liikaa, jotta saat sen valmiiksi aikaisemmin.
4. Vapaiden resurssien saatavuus: Jos yritykselläsi on resursseja vapaana (eli ilman toimeksiantoa), he saattavat olla kiinnostuneita lisäämään niitä projektiinne ja siten nopeuttamaan sitä.
5. Resurssit koulutukseen: Joskus yrityksessäsi on uusia resursseja koulutusjaksolla. Tällöin he saattavat olla kiinnostuneita antamaan panoksensa projektiinne koulutusprosessissaan, ja tämä saattaa myös nopeuttaa projektianne.
6. On aikabonuksia: On infrastruktuurihankkeita, joissa asiakas ei halua pysäyttää asiakaspalvelua tai vaikuttaa siihen käynnissä olevien hankkeiden vuoksi. Tällaisissa hankkeissa voidaan löytää aikabonuksia, jotka voivat kompensoida ylikustannuksiasi.

Aina ei ole mahdollista kaatua. Esimerkiksi humoristinen esimerkki: Jos yksi nainen tuottaa yhden vauvan yhdeksässä kuukaudessa, yhdeksän naisen ottaminen ei johda siihen, että saadaan vauva vain yhdessä kuukaudessa. Näin tapahtuu myös projekteissa. On tehtäviä, jotka voivat kaatua ja toisia, jotka eivät välttämättä kaadu.

Vaihe 1: Analysoi kriittinen polku

Aluksi tunnistetaan, mitkä ovat niitä tehtäviä, joita lyhentämällä lyhennämme myös projektin valmistumista. Nämä tehtävät sisältyvät kriittiseen polkuun. Sovelletaan CPM-menetelmää (kriittisen polun menetelmä) kriittisen polun laskemiseen ja tunnistetaan, mitkä ovat nämä kriittiset tehtävät.

Vaihe 2: Tunnista kaikki tehtävät, joita voidaan lyhentää lisäresursseilla

Työskentele yhdessä kunkin tehtävän vastuuhenkilön kanssa ja tunnista, mitä kriittiseen polkuun sisältyvistä tehtävistä voidaan lyhentää lisäresursseja lisäämällä. Kuten edellä annetussa esimerkissä vauvoista, on tehtäviä, joita ei voida lyhentää lisäämällä lisäresursseja, mutta on myös muita tehtäviä, joita voidaan lyhentää.

Vaihe 3: Laske kullekin tehtävälle: kompromissi, hyöty, ajan lyhentäminen

Kunkin tehtävän kohdalla on laskettava, miten aiot lyhentää projektiaikaa lisäämällä lisäresursseja. Jos esimerkiksi lisäät uuden tiimin jäsenen, kompromissi on, että tarvitset viisi päivää tiedonsiirtoon, ja myöhemmin voitat 30 projektipäivää. Tässä esimerkissä olet siis saavuttanut 25 päivän aikavähennyksen.

Vaihe 4: Valitse vähiten kustannuksia aiheuttava lähestymistapa

Projektin kaatumisen tavoitteena on aikataulun keston lyhentäminen mahdollisimman pienin lisäkustannuksin lisäämällä resursseja. Keskitytään nyt siis kustannuksiin. Kuinka paljon kukin ajan lyhentäminen maksaa? Kuvitellaan, että olet tunnistanut 10 aktiviteettia, jotka voidaan kaataa siten, että ajanvähennys on yhteensä 100 tuntia. Jos sinun on vähennettävä projektista vain 30 tuntia, sinun pitäisi kaataa tehtävät, joista aiheutuu vähiten lisäkustannuksia projektille. Ajatuksena on saada mahdollisimman suuri tehokkuus.

Vaihe 5: Toimita kaatamisbudjetti ja päivitetyt projektin peruslinjat sponsorille

Kun olet tehnyt lopullisen päätöksen, on tärkeää saada budjetti projektin kaatamisen toteuttamista varten ja päivittää projektin peruslinjat, erityisesti projektin aikataulusuunnitelma, mutta myös projektin budjettisuunnitelma ja projektin resurssisuunnitelma.

Liity yhteisööni, johon kuuluu 7 miljoonaa pysäyttämätöntä oppijaa, jotka ovat ilmoittautuneet online MBA-ohjelmiini ja sertifiointikursseihini johtajille & ammattilaisille. Työskentele kanssani, käy nyt: TheBestMBA.org. Ryhdy toimeen. Get Results!

Follow me on: