Kirjoita voimallisesti: Avoid Useless Words and Phrases

By Judy Vorfeld

“Holtittomat kirjoittajat ja huolimattomat puhujat käyttävät monia sanoja siellä, missä harvatkin kelpaisivat”, sanoo Owl Editing. “Kaikista sanoista huolimatta niiden ilmaisu on kuitenkin vain köyhtynyttä; enemmän sanoja ei välttämättä merkitse enemmän merkitystä.”

Julkaisetko uutiskirjettä, onko sinulla verkkosivusto tai kirjoitatko artikkeleita tai arvosteluja? Jos näin on, teet jo nyt parhaasi julkaistaksesi hyvin. Mutta jos et ole varma onnistumisestasi, tässä on muutama vinkki, jotka voivat auttaa.

Väärät sanat voivat heikentää lauseita ja ajatuksia

Yritä pitää lauseesi terävinä ja selkeinä. Tiukkoja. Monet sanat ja lauseet ovat hyvin, hyvin tarpeettomia. Ihan oikeasti. Itse asiassa joskus sanat ja fraasit heikentävät lauseita.

Esimerkkejä sanoista, joita kannattaa välttää, kun yrität kirjoittaa vahvasti: hyvin, rehellisesti, oikeastaan, rehellisesti, totuudenmukaisesti, todella, melko, niin, hyvin, jonkin verran, näyttää, täysin, käytännöllisesti katsoen, pohjimmiltaan ja pikemminkin.

Joskus meitä houkutellaan käyttämään heikkoja tai tarpeettomia sanoja ja fraaseja yrittäessämme kuulostaa ystävälliseltä tai epämuodolliselta. Ja joskus se on ihan ok. Se riippuu yleisöstä.

Tässä on muutamia lauseita, jotka kannattaa jättää pois (useimmiten): “Luulen”, “tavallaan”, “tavallaan”, “mielestäni”, “tarpeetonta sanoa” ja “epäilemättä”.

Katsokaa yllä olevia lauseita. Mikä arvo niillä on? Ne ovat usein hyödyttömiä täytelauseita, ja niiden käyttäminen (kirjallisesti tai puheessa) voi olla eräänlaista viivyttelyä. Mene itse asiaan!

Kun olet sanonut, että sanat heikentävät, on tilanteita, joissa sinun on käytettävä diplomatiaa, ja saatat joutua käyttämään sellaisia sanoja kuin “näyttää”, “näyttää” ja “jonkin verran”. Taas se riippuu asiayhteydestä. (Joissakin yrityksissä saatetaan sanoa: “Näyttää siltä, että kirjanpidossanne on virhe” sen sijaan, että sanotaan: “Maksa laskusi, senkin maksuhäiriöinen!” tai “Olemme havainneet kirjanpidossamme joitakin ristiriitaisuuksia” sen sijaan, että sanottaisiin: “Valmistautukaa vierailuun suuren valamiehistön luona.”)

Redundantit sanat & fraasit

Käyttäkää redundantteja fraaseja vain säästeliäästi (tai jättäkää ne pois) liikemieskirjeissä, -artikkeleissa ja muissa kirjallisissa dokumenteissa. Tässä on muutamia, joita ihmiset käyttävät säännöllisesti:

• 12 midnight (keskiyö)

• 12 noon (keskipäivä)

• Absolutely essential (välttämätön)

• Added bonus (lisäbonus)

• Both of them (molemmat)

• Kristallinkirkas (kirkas)

• Lopputulos (tulos)

• Täsmälleen sama (täsmälleen tai sama)

• Vähemmän (vähemmän)

• Lopputulos (lopputulos)

• Vapaasti annettavaa-away tai ilmainen lahja (give-away tai gift)

• Inasmuch as (koska, koska)

• Past history (historia toimii useimmiten)

• Point in time (piste, aika tai silloin)

• There is no doubt that (entäpä “selvästi”?)

• Until such time as (until)

Make Your Paragraphs Interesting

Ei riitä, että kirjoitamme selkeästi ja tiiviisti, meidän on myös tehtävä kappaleista kiinnostavia. Vältä mahdollisuuksien mukaan kaikkia lyhyitä lauseita tai kaikkia pitkiä lauseita kappaleessa. Vaihtele niitä. (Tein juuri niin tässä kappaleessa).

Ei tätä tarvitse tehdä jokaisessa kappaleessa, mutta tällainen rakenne auttaa lukijaa etenemään eteenpäin. Ja vältä valtavia kappaleita kuin ruttoa. Liikemaailmassa ihmiset usein ohittavat pitkät kappaleet. Meillä on monia mahdollisuuksia tehdä asiakirjoistamme kiireisiä ihmisiä kiinnostavia: esimerkiksi bulletteja, numeroita, sisennyksiä, lihavointia ja kursivointia sekä otsikoita ja väliotsikoita, jotka voivat olla kontrastisilla fonteilla ja erikokoisina.

Pyrkikää siihen, että kaikista asiakirjoistanne tulisi pieniä taideteoksia. Anna niiden välittää viesti tehokkaasti tuhlaamatta lukijan aikaa. Tasapainota viestit sivulla. Iso toimeksianto? Ei. Sinä pystyt siihen!

Tässä on kolme sivustoa, joissa on vinkkejä, jotka auttavat sinua saamaan jokaisen sanan merkityksen: