Jatkamme SAP MM -koulutuskurssia, ja tämä opetusohjelma tarjoaa johdannon ja yksityiskohtaisen yleiskatsauksen yhteen perustavanlaatuisimmista prosesseista hankinnoissa ja SAP MM -moduulissa: SAP Procure to Pay -prosessi. Tämä prosessi tunnetaan myös nimellä Ulkoinen hankintaprosessi.

SAP Procure to Pay -prosessia tarvitaan, kun meidän on ostettava materiaaleja/palveluita ulkopuoliselta toimittajalta yrityksellemme. Tämä prosessi sisältää kaikki liiketoimintatehtävät, jotka alkavat ostopyynnöstä (PR) ja päättyvät maksuun myyjälle.

Tapahtumat, jotka määrittävät tämän prosessin alkamisen, liittyvät:

• Materiaalitarpeen suunnittelu (MRP) Varastohallinnosta, jotta voidaan varmistaa vähimmäismateriaalivarastojen ja -työkalujen määrät varastossa.
• Laitoksen kunnossapidon materiaalien, työkalujen, ulkoisten resurssien ja palvelujen suunnitelmiin, jotta voidaan hankkia kaikki resurssit, joita tarvitaan laitoksen kunnossapidon hallintaan asianmukaisella tavalla.
• Yrityksen osastoilta tuleviin muihin hankintatarpeisiin.

Prosessin aloittamiseksi on luotava ostopyyntö (PR), asiakirja, jonka avulla yrityksen eri osastoilla työskentelevät henkilöt voivat määritellä hankittavat tavarat tai resurssit. Prosessi päättyy, kun maksu myyjälle on kirjattu. Seuraavassa on graafinen yleiskuva ulkoisesta hankintaprosessista SAP:ssa:

Yleiskatsaus SAP Procure to Pay -prosessiin

Hankintaosasto voi tyydyttää yrityksen muiden osastojen hankintatarpeet myöntämällä:

• Ostotilauksen: Tässä tapauksessa tarvitaan ensin RFQ (Request for Quotation) -prosessi.
• Avoin sopimus: tässä tapauksessa hankintatehtävä viimeistellään RFQ-prosessin lisäksi ostotilauksella, johon viitataan avoimella sopimuksella.

Hankintaosasto suorittaa aina RFQ-prosessin ennen sopimuksen tekemistä. Yleensä tämän vaiheen perimmäisenä tavoitteena on valita toimittaja useiden toimittajien joukosta suhteessa ostettaviin tavaroihin tai palveluihin.

Tavaratodistus antaa ostot tilanneen osaston varastolle mahdollisuuden varmentaa vastaanotetun tavaramäärän, kun taas palvelukirjaus antaa heille mahdollisuuden varmentaa palveluiden vastaanottamisen. Molemmat tehtävät suoritetaan vain suhteessa ostotilaukseen/sopimuksen luovutustilaukseen.

Seuraava aliprosessi, jonka nimi on Laskujen käsittely, sisältää tehtävät, joilla sovitetaan lasku sopimuksen luovutustilaukseen tai ostotilaukseen. Se sisältää myös tehtävät, joita tarvitaan laskun tietojen tarkistamiseen sopimusvapautustilauksen tai ostotilauksen tiedoista, kuten määrä ja arvot kussakin kohdassa.

Viimeinen tehtävä liittyy toimittajan maksun kirjaamiseen.

Tapahtumat SAP:n hankinnasta maksuun -prosessissa

SAP:n hankinnasta maksuun -prosessissa hyödynnetään seuraavia SAP ERP:n tapahtumia ja asiakirjoja.

Ostopyyntö

Ostopyyntö on sisäinen asiakirja, joka laaditaan/luodaan aina, kun tarvitaan tavaroita (varastossa olevia/ei-varastossa olevia) ja/tai palveluja. Käytettävissä on useita asiakirjatyyppejä. SAP-järjestelmä tarkistaa automaattisesti erilaisia parametreja, kuten budjetin saatavuuden, ja edellyttää hyväksyntätyönkulkua hankintapyynnölle, joka perustuu pääasiassa sen arvoon ja sisäiseen valtuuksien delegointiin sekä muihin teknisiin parametreihin (kuten nimikeryhmään tai ostoryhmään). Järjestelmään luotua tilauspyyntöä voidaan tarvittaessa myös tarkistaa.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP Transaction Code: ME51N
• Valikko: Logistiikka -> Materiaalihallinto -> Ostot -> Ostopyyntö -> Luo

Tarjouspyyntö (RFQ)

Tarjouspyyntöä tarvitaan silloin, kun myyjää ei tunneta tarkalleen ja kun materiaalia/palvelua varten on pyydettävä tarjous usealta eri tavaran- tai palveluntarjoajalta. Se on täydellinen prosessikokonaisuus, joka käynnistyy, kun ostopyyntö on vastaanotettu. Tarjouspyynnön rivit voidaan ryhmitellä samaan RFQ-prosessiin. Kun tarjoukset on saatu toimittajilta, säilytät tietueet SAP-järjestelmässä, jolloin RFQ-asiakirja muuttuu tarjoukseksi.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP Transaction Code: Logistiikka -> Materiaalihallinto -> Osto -> RFQ/Quotation -> Tarjouspyyntö -> Luo

Avoinna oleva sopimus

Vaasinnainen sopimus on yleissopimus toimittajan kanssa tietyksi ajaksi sovittuun hinnastoon perustuvalla, sovitulla hinnastolla varustettuna. Samaan sopimukseen viitaten voidaan luoda useita sopimuksen luovutustilauksia, kunnes sopimuksen voimassaolo päättyy tai jäljellä oleva arvo on käytettävissä.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP-transaktiokoodi: ME31K
• Valikko: Logistiikka -> Materiaalinhallinta -> Osto -> Raamisopimus -> Sopimus -> Sopimus -> Luo

Ostotilaus

Ostotilaus on sovittu virallinen asiakirja asiakkaalta myyjälle asiakkaan aikomuksesta ostaa tai vastaanottaa yhtä/monia materiaaleja sovituin hinnoin, toimitusajat/toimituspäivät, määrät ja eritelmät. Talousarviositoumus luodaan automaattisesti. Tavaroiden ja suunnittelemattomien palveluiden toleranssit voidaan ennakoida.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP-transaktiokoodi: ME21N
• Valikko: Logistiikka -> Materiaalinhallinta -> Ostot -> Ostotilaus -> Luo -> Luo -> ME21N – Myyjä/toimittaja tiedossa

Sopimusluovutustilaus

Sopimusluovutustilaus on sovittu virallinen dokumentti asiakkaalta myyjälle, joka koskee asiakkaan aikomusta hankkia tai vastaanottaa yhtä/monia materiaalia sovituilla hinnoilla, toimitusajat/toimituspäivämäärät, määrät ja eritelmät, ja se luodaan viitaten avoimeen sopimukseen. Talousarviositoumus luodaan automaattisesti. Tavaroiden ja suunnittelemattomien palveluiden toleranssit voidaan ennakoida.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP Transaction Code: ME21N
• Valikko: Logistiikka -> Materiaalinhallinta -> Ostaminen -> Ostotilaus -> Ostotilaus -> Luo ME21N – Toimittaja/toimittajatehdas tiedossa

Tavaran vastaanotto

Tavaran vastaanotto on hankintakierron vaihe, jossa varsinainen ostotilauksen/sopimusvapautustilauksen kautta tilattu tavara vastaanotetaan yritykseen ja tarkistetaan, onko se laadultaan/määrältään asianmukainen. Jos tavaran laatu täyttää vaaditut kriteerit, SAP-järjestelmään kirjataan tavaran vastaanottotapahtuma, jossa viitataan ostotilaukseen/sopimuksen luovutustilaukseen. Tällä tapahtumalla on kaksoisvaikutus, sillä se muuttaa varastomäärää (kirjattujen materiaalien osalta) ja samalla tehdään kirjaus taloushallintomoduuliin myös varaston veloittamiseksi myyjälle maksettavista veloista.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP Transaction Code: Logistiikka -> Materiaalinhallinta -> Varastonhallinta -> Tavaraliikenne -> MIGO

Palvelukirjaus

Palvelukirjaus varmentaa, että ostotilauksen/sopimuksen luovutustilauksen pyytämät palvelut on tosiasiallisesti toimitettu/toimitettu. Palvelun kirjauslomakkeelle kirjataan vahvistus tarvittavine parametreineen, joka sitten ohjataan työnkulun kautta tarvittaville tasoille vahvistusta ja lopullista hyväksyntää varten.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP Transaction Code: ML81N
• Menu: Logistiikka -> Materiaalinhallinta -> Palvelukirjauslomake -> ML81N Ylläpito

Käsittelylaskujen käsittely

Tapahtuma käynnistyy aina, kun hankinnoista vastaanotettu toimittajan lasku halutaan syöttää SAP-järjestelmään. Aluksi syötetyn laskun katsotaan olevan tilassa “Pysäytetty”, mikä tarkoittaa, että mitään rahoituskirjausta tai kirjausta ei ole tehty ja laskun tiedot ovat olemassa järjestelmässä kirjanpitoa ja jatkohyväksyntää varten. Tässä vaiheessa SAP-standardijärjestelmässä käynnistetään “3-suuntainen tarkistus”, jossa vastaanotettu lasku verrataan automaattisesti viiteostotilaukseen ja tavaran vastaanottoasiakirjaan hinnan/määrän oikeellisuuden varmistamiseksi. Kaikki tässä havaitut poikkeamat voidaan oikaista poikkeamien ja kiistanalaisten määrien osalta. Lasku voidaan asettaa maksusulkuun. Kun lasku on hyväksytty SAP-järjestelmässä määritellyn työnkulun kautta, lasku voidaan kirjata. Sen tekee yleensä yrityksen maksuliikeosaston vastuuhenkilö. Prosessi on yleensä päällekkäinen MM- ja FI-moduulien yhteisten toimintojen kanssa.

Miten tätä tapahtumaa kutsutaan

• SAP Transaction Code: MIRO/MIR7
• Valikko: Logistiikka -> Materiaalinhallinta -> Logistiikkalaskun tarkistus -> MIRO/MIR7 Syötä lasku

Maksaminen

Jos lasku hyväksytään työnkulkuprosessin kautta, ostosyklin viimeinen vaihe on maksu myyjälle. Tämä tapahtuu syöttämällä SAP-järjestelmään tapahtuma nimeltä “Automaattinen maksuajo”, joka yleensä käynnistyy määräajoin ostotilauksessa mainittujen maksuehtojen / eräpäivien perusteella. Maksuajon tulos voi olla SAP:n kautta tulostettu shekki aiotuille myyjille tai maksuajon tulokset voidaan viedä ulkoisiin järjestelmiin verkkopankkiportaalia varten, jonka kautta myyjien maksut siirretään sähköisesti.

–

Tykkäsitkö tästä SAP MM -oppaasta? Onko sinulla kysymyksiä tai kommentteja? Kuulemme mielellämme palautteesi alla olevassa kommenttiosiossa. Siitä olisi meille suuri apu, ja toivottavasti voimme käsitellä sitä sinulle ilmaisten SAP MM -opetusoppaidemme parantamisessa.