Jatkuvasti sotkuinen toimisto voi olla merkittävä stressin lähde, ja digitaalisella sotkuisuudella voi olla samanlainen vaikutus. Tietokoneen työpöytäsi on yksi ensimmäisistä tiloista, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa, kun työsi alkaa, ja yksi viimeisistä asioista, jotka näet, kun päätät työpäiväsi. Tämän virtuaalisen pinnan pitäminen järjestyksessä, siistinä ja toimivana voi olla merkittävä askel kohti tuottavuuden ja hyvinvoinnin parantamista. Tietokoneen työpöydän järjestäminen ilman valmista järjestelmää voi kuitenkin olla pelottavaa ja aikaa vievää. Jos tehtävä tuntuu liian pelottavalta, aikaa on vähän tai et tiedä, mistä aloittaisit, tässä on muutamia vinkkejä digitaalisen työtilasi siistimiseen.
Katsele tietokoneen työpöytäsi nopeasti ja säännöllisesti
Työpöytäsi voi jokaisen latauksen myötä muuttua yhä useammin valokuvien, asiakirjojen ja kansioiden sekavaksi sokkeloksi. Nopea ja suhteellisen kivuton tapa aloittaa niiden järjestäminen on lajitella tiedostot automaattisesti aakkosjärjestykseen tai päivämäärän mukaan. (Napsauta työpöytääsi hiiren kakkospainikkeella ja valitse Macissa “lajittele” tai napsauta yläpalkin valikosta “näkymä” ja valitse PC:llä “lajittele”.)
Kokeile sitten varata päivittäin tai jopa viikoittain 10 – 15 minuuttia aikaa nopeaan läpikäyntiin: poista kaikki vanhat tiedostot, joita olet tallentanut muualle, ja ryhmittele muutama tiedosto projektikansioon. Sinun ei tarvitse tehdä kaikkea kerralla; yritä vain ottaa tavaksi siivota jälkesi rutiininomaisesti.
Luo johdonmukainen tiedostorakenne
Jos luotat vain siihen, että siivoat jälkesi, työpöydän pitäminen siistinä voi olla hankalaa kaikkien muiden päivittäisten asioiden ohella. Valmistele itsesi jatkuvaan menestykseen rakentamalla sinulle sopiva säilytysinfrastruktuuri.
Luo kansiojärjestelmä, joka perustuu projektin nimeen tai tiedostotyyppiin, riippuen siitä, kumpi on sopivampi työsi tai tutkimuksesi kannalta. Riippumatta siitä, minkä lähestymistavan valitset, varmista, että valitset vakiomuotoisen nimeämiskäytännön, jonka avulla sinun on helppo navigoida nopeasti tallennetuissa asiakirjoissa. Muista, että järjestelmän pitäisi olla järkevä myös useiden vuosien (ja monien projektien ja jopa tietokoneiden) kuluttua. Nämä kansiot voivat sijaita kiintolevylläsi, Dropboxin tai Google Driven kaltaisessa tiedostojen jakotyökalussa tai jopa työpöydälläsi, jos muistat jatkuvasti varmuuskopioida ne.
Kun tiedostorakenteesi on kunnossa, voit ohittaa työpöytäsi kokonaan; voit yksinkertaisesti ladata kaikki uudet asiakirjat niille osoitettuun kansioon sen sijaan, että ne automaattisesti siirtyisivät työpöydällesi.
Käytä työpöytääsi työnkulun apuna
Vaikka haluat pitää työpöytäsi mahdollisimman siistinä ja järjestyksessä, on mahdollista järjestää tietokoneen työpöytäsi hyödylliseksi työkaluksi työnkulkuusi. Kun suurin osa projektitiedostoista on tallennettu kansioihin, asemalle tai pilvipalveluun, työpöytäsi voi toimia tilana, josta muutaman keskeisen avoimen tai käynnissä olevan projektin resurssit ovat helposti saatavilla.
Jos pystyt yhdistämään tämän lähestymistavan säännölliseen tapaan lajitella ja säilyttää tiedostosi päivän tai viikon päätteeksi, voit varmistaa, että työpöytäsi on siisti ja strateginen tila.
Käytä tehtäväpalkkia
Työpöytämme rönsyilevästä työpöydästä suurin osa on yleensä tiedostojen lataamista, mutta myös ohjelmakuvakkeet voivat viedä paljon tilaa. Säilyttämällä useimmin käyttämäsi kuvakkeet tehtäväpalkissa ne ovat kirjaimellisesti käden ulottuvilla, eikä sinun tarvitse etsiä niitä joka kerta, kun haluat käyttää tiettyä ohjelmaa.
Voidaksesi kiinnittää kuvakkeen tehtäväpalkkiin tietokoneella napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella hiiren kakkospainikkeella ja valitse “pin to taskbar”. Macissa vedä ja pudota kuvake telakkaan.
Tee tietokoneen työpöydästäsi nätin (mitä ikinä se sinulle tarkoittaakin)
Ota oppia IRL:n työpöydästäsi ja tunnusta, että estetiikalla voi olla merkitystä! Se saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta jos valitset taustakuvaksesi kauniin tai merkityksellisen kuvan, jota todella haluat katsoa säännöllisesti, se voi toimia pienenä motivaationa pitää työpöytäsi siistinä.
Vieksyäksesi tätä vielä askeleen pidemmälle voit kokeilla linjattua tai ruudukkomaista kuvaa taustakuvaksesi, joka auttaa siistimään sinne laskeutuvat tiedostot.
Aita se sisään
Digitaaliset aidat ryhmittelevät tiedostojasi tietyille työpöytäsi alueille tavalla, joka on visuaalisesti helpommin lähestyttävä kuin kaiken hautaaminen kansioihin ja saumattomampi kuin pelkkä rasterimuotoisen taustan käyttäminen.
Mojavea käyttäviin Mac-tietokoneisiin ilmaiseksi saatavilla oleva Stacks-toiminto ryhmittelee sisältösi automaattisesti tyypin mukaan, mutta voit käyttää sitä myös tiedostojesi järjestelemiseen muihin kategorioihin tai mukautettuihin tunnisteisiin. Fences on vastaava työkalu PC-tietokoneille, jonka avulla voit merkitä ja siirtää aitoja työpöydälläsi haluamallasi tavalla. Se ei kuitenkaan ole ilmainen; 30 päivän kokeilujakson jälkeen se maksaa 9,99 dollaria.
Jätä roskasi hetkeksi pois
Joskus välttelemme tietokoneen työpöydän tyhjentämistä, koska hermoilemme siitä, että saatamme hukata jotain tärkeää tai päästä vahingossa eroon jostain, jota saatamme lopulta tarvita. Jos tämä “odota ja katso” -lähestymistapa on vaikuttanut sotkuiseen työpöytääsi, yritä kehittää järjestäytyneempi pitotapa. Tämä voisi tarkoittaa arkistoitavien tai sekalaisten kansioiden luomista niille tiedostoille, joista et ole aivan varma. Mutta jos teet näin, sitoudu tarkistamaan ja puhdistamaan se säännöllisesti.
Työpöydän pitäminen ja kunnossa pitäminen tarkoittaa sitä, että saat sen toimimaan itsellesi. Sen ei tarvitse olla ylivoimainen lisä pitkälle tehtävälistallesi tai ylimääräinen taakka päivällesi. Sen pitäisi olla (tai siitä pitäisi tulla) saumaton osa säännöllisiä rutiinejasi, jotta voit keskittyä elämääsi etkä sotkuun. Ja ole ennen kaikkea ystävällinen itsellesi; jos työpöytäsi täytyy pysyä hetken aikaa sotkuisena, kun keskityt muihin prioriteetteihin, anna sen (ja itsesi) olla.