Yhtä asiaa en oikein ymmärtänyt aloittaessani “aikuistumisen”: miksi jotkut ihmiset myöhästyvät aina tapahtumista.

Tiedätte, mistä puhun…

Jos tapahtuma alkaa kello 20.00, täytyy sanoa heille, että heidän pitää tulla paikalle kello 19.00, jotta he saapuisivat ajoissa.

Ja joskus myöhästyminen satuttaa heitä. He tulevat liian monta kertaa myöhässä töihin ja saavat vastuuttoman maineen.

Olivat jopa saaneet potkut.

Tämän lisäksi on asioita, joista EI SAA myöhästyä, kuten lennot. Ihan kuin tietäisit, että siellä voi olla ruuhkaa ja että TSA-jonot ovat pitkät, miksi et lähtisi super aikaisin?

Tiedättehän, että aika on minulle korkein arvo.

En yritä haukkua ketään, mutta myöhästelevien ihmisten kanssa tekeminen on ollut suuri turhautumisen lähde viime aikoina elämässäni.

Päätin siis kirjoittaa tämän artikkelin omaksi parhaakseni, jotta voisin paremmin ymmärtää, mistä on kyse niiden ihmisten kanssa, jotka ovat ikuisesti myöhässä. Tässä raavin omaa kutinaani yrittäessäni ymmärtää ihmisiä hieman paremmin.

Työskentelin hieman tutkimustyötä, juttelin muutamien ystävieni kanssa, jotka ovat aina myöhässä, ja pohdiskelin aihetta.

Päädyin muutamaan mielenkiintoiseen oivallukseen.

Tämä artikkeli käsittelee myöhästelyä, mutta olen varma, että voit soveltaa monia näistä periaatteista liiketoimintaan projektinhallinnan muodossa.

Myöhästelyn matematiikka

Käytetään kuvitteellista esimerkkiä Johnista, joka on aina myöhässä.

Päässämme meillä on “keskimääräinen” aika, joka kuluu jonkin toiminnon suorittamiseen. Päässämme ajattelemme esimerkiksi, että kestää 25 minuuttia ajaa toimistolle.

Ongelmana on, että joillakin ihmisillä ei ole tarkkaa keskiarvoa päässään.

Johnilla kestää keskimäärin 25 minuuttia ajaa kotoa toimistolleen, mutta päässään hän ajattelee, että hänellä kestää vain 15 minuuttia.

Miksi saamme siis päähämme näitä virheellisiä lukuja?

1. Sekoitat keskiarvosi kaikkien aikojen nopeimpaan ennätykseesi

Olet ehkä YHDEN kerran päässyt toimistolle 15 minuutissa, kun sinun piti mennä töihin lauantaina klo 9 aamulla. Liikennettä ei ollut, joten pääsit perille paljon normaalia nopeammin.

Tämä oli parhaan mahdollisen skenaarion mukaan.

Nyt joka kerta, kun ajattelet, että siihen menee 15 minuuttia. Todellisuudessa pääset perille 15 minuutissa vain noin 5 % ajasta.

2. Et istu alas ja laske keskimääräistä aikaa

Ainut tapa saada selville keskimääräinen aika on todella mitata se. Käytä puhelimesi sekuntikellotoimintoa siitä hetkestä, kun astut ovestasi ulos, siihen hetkeen, kun astut toimistoosi.

Mitä useamman kerran teet tämän, sitä tarkempi numerosi on.

Meidän on myös otettava huomioon keskihajonta.

Standardipoikkeama tarkoittaa sitä, kuinka “hajallaan” luvut ovat.

Keskimäärin sinulta kestää 25 minuuttia päästäksesi toimistoon.

Mutta matalimmillaan voit päästä sinne 15 minuutissa. Korkeimmillaan sinne voi mennä 35 minuuttia. Ehkä sinä aamuna oli ruuhkaa.

Kun lähden Bangkokin lentokentältä, saavun sinne kolmekymmentä minuuttia aikaisemmin kuin normaalisti.

Miksi? Koska heidän viisumilinjansa on aina vajaamiehitetty.

Matkustatko metrolla jonnekin? Anteeksi, mutta se ei välttämättä saavu viiden minuutin välein, kuten sen pitäisi.

Nämä ovat muuttujia, joihin et voi vaikuttaa, mutta sinun on silti otettava ne huomioon kontekstissa.

Joitakin kysymyksiä avuksesi (erityisen hyödyllisiä projektisuunnittelussa):

• Mitä en ota huomioon? Mitkä ovat sokeat pisteeni?
• Mitä voi mennä pieleen?
• Mikä on dominovaikutus? Tai 1. asteen, 2. asteen seuraukset?

Pikkujutut summautuvat

On pikkujuttuja, jotka sinun on tehtävä valmistautuaksesi ennen kuin todella menet jonnekin. Useimmat ihmiset eivät ota näitä asioita huomioon laskelmissaan siitä, kuinka kauan jokin asia kestää.

He ajattelevat, että nämä vaiheet kuluttavat nolla resurssia.
Joitakin esimerkkejä:

• Kenkien pukeminen jalkaan – 1 minuutti
• Pukeutuminen vaatteisiin – Vaihtelee
• Hississä käynti – 1 minuutti
• Kannettavan tietokoneen laukun nappaaminen – 1 minuutti
• Auton käynnistäminen ja lämmittäminen – 5 minuuttia

Se on melkein yhdeksän minuuttia, joita useimmat ihmiset eivät ota huomioon.

Ja tässä on se mikä on perseestä: Nämä ovat muuttujia, jotka voivat helposti mennä pieleen.

Hissillä alas meneminen kestää normaalisti minuutin, mutta entä jos hissi ei toimi?

Mitä jos autossasi on polttoaine vähissä ja sinun täytyy tankata se? Siihen menee 10 minuuttia.

Meillä kaikilla on ollut tilanne, jossa emme löydä avaimiamme. Viisi minuuttia lisää.

Haluan käyttää tätä paitaa, mutta se on ryppyinen. Minun täytyy käyttää 10 minuuttia sen silittämiseen.

Sinä ymmärrät pointin.

Juttu. Menee. Väärin.

Se pitää ottaa huomioon.

Jotkut ihmiset vihaavat aikaisin saapumisen tunnetta

Kaverini mainitsi tärkeän syyn siihen, miksi hän on aina myöhässä: hänestä tuntuu oudolta olla ensimmäisenä perillä.

Hemmo, olen aina myöhässä, koska inhoan sitä tunnetta, joka syntyy siitä, että olen ensimmäisenä paikalla. Jos olen siellä ensimmäisenä ja kukaan muu ei ole, minusta tuntuu, että olisin voinut tehdä jotain muuta ajallani. Lisäksi on vain outo tunne olla ravintolassa yksin. Luulen, että se on tapani olla käsittelemättä sosiaalista ahdistusta, jota yksin oleminen aiheuttaa. Vielä yksi asia. Tuntuu, että jos olen siellä yksin aikaisin ja sitten tulee koko 10 hengen porukka, tuntuu kuin he tuomitsisivat minut kuin minulla olisi liikaa aikaa.

Voin samaistua tähän. Ennen pelkäsin mennä yksin elokuviin tai syödä yksin ravintolassa. Tämän kaverin täytyy olla luuseri, koska hän ei löydä ketään, jonka kanssa harrastaa!

Oletko koskaan ennen tuntenut näin?

Voit tehdä vain yhden asian, ja se on se, ettet välitä pätkääkään siitä, mitä muut ajattelevat.

Tässä on totuus: kukaan ei välitä. Kaikki ovat kiireisiä oman elämänsä ja omien ajatustensa kanssa. Kukaan ei kiinnitä huomiota. Kaikki on omassa päässä.

Kulttuuri

Kaksi vuotta sitten tyttöystäväni piti lähteä rannalle perheensä kanssa.

Kello oli kolme iltapäivällä, ja lähetin hänelle Facetimedian, jotta hän näkisi näkymän rannalle. Sen sijaan näin kaoottisen olohuoneen.

Hänen perheensä oli vielä valmistautumassa rannalle. Heidän piti lähteä aamuyhdeksältä… Miten he eivät olleet valmiita kuusi tuntia myöhemmin?

En voinut ymmärtää.

He viettivät lopulta kokonaisen päivän valmistautuessaan vain viettääkseen tunnin rannalla! Se oli tehottominta, mitä olen koskaan elämässäni nähnyt.

Miksi he eivät pakanneet edellisenä iltana, jotta he olisivat voineet viettää enemmän aikaa rannalla?

Tässä on kyse arvoista ja näkökulmasta.

Tyttöystäväni selitti minulle, että kyse on hallinnan tunteesta.

Kun olet töissä, sinun on noudatettava jonkun toisen aikataulua. Sinun on saavuttava töihin tiettyyn aikaan. Saat syödä lounaan vain tiettyyn aikaan.

Mutta jos on viikonloppu, saatat haluta tuntea, että sinulla on enemmän valtaa omaan aikaasi.

Joidenkin mielestä kalenterin tai aikataulun noudattaminen liian tiukasti tuntuu siltä, että luovut elämäsi hallinnasta.

Minulle se on täysin päinvastaista.

Aikataulussa pitäytyminen ja etukäteissuunnittelu merkitsevät, että käytän aikani mahdollisimman tehokkaasti. Aika, jonka säästän olemalla kurinalainen, antaa minulle vapauden pelata videopelejä tai käydä kuntosalilla ilman syyllisyyttä. Se on minulle hallintaa.

Tutustuttuani häneen ja hänen perheeseensä paremmin tajusin, että joissakin kulttuureissa on vain erilainen näkemys ajasta.

Jossain kulttuureissa myöhästyminen on epäkunnioittavaa. Toisissa kulttuureissa on täysin hyväksyttävää saapua paikalle muutaman tunnin myöhässä.

Tapaamisen sanominen kello 15.00 on enemmänkin ehdotus kuin varsinainen tapaamisaika.

Voin jo nyt aistia kiihtymykseni, jos joskus lähdemme yhteiselle perhematkalle.

Käsittely myöhästymisten kanssa

Miten suhtaudut ihmisiin, joilla on tapana myöhästyä?

Viestinnässä voi asettaa standardeja:

“Hei X, varmistan vain, että sovimme edelleen kahvittelusta tänään klo 15.00. Ihan vain tiedoksi, että tulen sinne tasan klo 15 aikoihin. Halusin ilmoittaa sinulle, koska minulla on toinen kokous klo 16.00. Ilmoita minulle, jos jokin muuttuu tai jos olet myöhässä, kiitos. Looking forward to seeing you!”

Jatkossa haluan matkustaa kuulokkeiden kanssa. Jos istun siellä 15 minuuttia, voin ainakin kuunnella äänikirjaa ja olla tuottava.”

Ja lopuksi opettelen vain menemään enemmän virran mukana. Arvostan hieman enemmän spontaaniutta.

Viivästyminen ei ole tahallaan epäkunnioittavaa

Muutama vuosi sitten, jos joku myöhästyi, oletin, että se oli tahallista ja että hän oli epäkunnioittava.

Aikojen saatossa olen tehnyt paljon töitä sen eteen, että ymmärrän ihmisiä paremmin. Useimmilla ihmisillä ei ole aikomusta ärsyttää sinua – taustalla on vain paljon tekijöitä, jotka vaikuttavat käytökseen.

Pitäisikö sinun yrittää olla ajoissa? Kyllä, silloin kun se on mahdollista. Mielestäni se on paras tapa käyttää aikaa. Mutta ymmärrän myös, että on muitakin myötävaikuttavia tekijöitä.

Nyt jos suotte anteeksi, kalenterini mukaan on seuraavan tehtäväni aika 😉

Featured Image by rangizzz