Uusi työntekijä on aina riski. On olemassa huoli siitä, että uusi työntekijä ei ehkä sovi tai ole niin pätevä työhön kuin odotetaan. Mikä pahempaa, uusi työntekijä voi olla merkittävä turvallisuus- tai vastuuriski. Huono rekrytointipäätös voi harmittaa työnantajaa pitkään. Yksittäisen huonon työntekijän aiheuttamien sotkujen siivoaminen voi olla häiritsevää, aikaa vievää ja kallista. Puhumattakaan siitä ajasta ja kustannuksista, jotka liittyvät korvaavan työntekijän löytämiseen ja kouluttamiseen. Työntekijän asianmukainen ennakkotarkastus voi säästää työnantajalta vaivaa, aikaa ja huomattavia kustannuksia.

Ei ole mitään keinoa taata, että hakija toimii. Hakemuksen, saatekirjeen, ansioluettelon ja lyhyen haastattelun perusteella on vaikea määrittää, onko hakija “se oikea”. Referenssit tuovat harvoin paljon lisätietoa, koska entiset työnantajat yleensä vain vahvistavat hakijan työsuhteen päivämäärät, aseman ja työtehtävät. Tämän vuoksi työnantajat käyttävät ennen työsuhteen alkua tehtäviä taustatarkastuksia, mukaan lukien rikosrekisteritietojen haku
, vaihtoehtoisena tietolähteenä hakijoiden tarkasteluun.

Taustatarkastukset ovat osoittautuneet helpoksi ja kustannustehokkaaksi tavaksi tutustua hakijoihin, ehkäistä ongelmia ennen kuin niitä syntyy ja minimoida uuteen työntekijään liittyvät riskit. Taustatarkastuksia saatetaan jopa vaatia joissakin tehtävissä (esim. asianajajat, kouluhenkilöstö ja sairaanhoitajat). Lisäksi jotkut työnantajat tekevät taustatarkastuksia nykyisille työntekijöille arvioidakseen, pitäisikö heidät pitää, ylentää tai siirtää. Näin ollen hakijoiden ja työntekijöiden seulonnasta on tullut arkipäivää.

Mutta se, että “kaikki tekevät niin”, ei oikeuta tekemään taustatarkastuksia sokeasti kaikille työnhakijoille tai nykyisille työntekijöille. Taustatarkastuksen virheellisellä suorittamisella on oikeudellisia seurauksia. Näin ollen ennen kuin teet taustatarkastuksen nykyiselle tai mahdolliselle työntekijälle, sinun on tutustuttava sovellettaviin lakeihin.

Federal FCRA

Työnantajien, jotka tekevät taustatarkastuksia työntekijöille tai mahdollisille työntekijöille, on otettava huomioon Fair Credit Reporting Act (FCRA) -lain (Fair Credit Reporting Act) asettamat vaatimukset. On olemassa yrityksiä, jotka ovat erikoistuneet
työntekijöiden taustatarkastusten tekemiseen. Yleensä on viisasta käyttää jotakin näistä yrityksistä, kun tarvitset taustatarkastusta. Niillä on kokemusta taustatarkastusten suorittamisesta, ne pääsevät helposti käsiksi asianmukaisiin haku- ja tietolähteisiin ja tuntevat tiedot, joita työnantajien tulisi välttää. Lisäksi yrityksen sisäisiin taustatarkastuksiin liittyy syrjintäkanteiden riski.

Yrityksen ulkopuolisen henkilön tai viraston käyttäminen tuo kuitenkin mukanaan FCRA:n vaatimukset, joita ei sovelleta, kun taustatarkastus tehdään yrityksen sisällä. Toisin sanoen, jos yrityksen sisäinen työntekijä
suorittaa taustatarkastuksen, FCRA:ta ei sovelleta.

Erityisesti FCRA:ta sovelletaan silloin, kun työnantajat hankkivat “kuluttajaraportteja” tai “tutkivia kuluttajaraportteja” “kuluttajaraportointitoimistolta”. Federal Trade Commission (FTC), joka vastaa FCRA:n täytäntöönpanosta, tulkitsee termiä “kuluttajaraportointiyritys” laajasti. FTC:n mukaan lakiasiaintoimistoja ja työvoiman seulontatoimistoja, jotka keräävät, kokoavat tai arvioivat tietoja (vaikka ne olisivatkin julkisia tietoja)
ja sitten toimittavat ne työnantajalle etua vastaan, pidetään kuluttajaraportointitoimistoina.

“Kuluttajaraportit” ja “kuluttajatutkimusraportit” sisältävät kuluttajaraportointilaitokselta saatuja raportteja, jotka koskevat henkilön “luonnetta, yleistä mainetta, henkilökohtaisia ominaisuuksia tai elintapoja.”
Tämä sisältäisi henkilön ajotietoihin,luottohistoriaan,rikosrekisteriin ja työhistoriaan liittyvät raportit. Huomattakoon, että armeijan palvelustiedot katsotaan yleensä luottamuksellisiksi vuoden 1974 yksityisyydensuojalain (Privacy Act of 1974) nojalla, ja niitä voidaan luovuttaa vain rajoitetuissa olosuhteissa.

Hankkiakseen ja käyttääkseen asianmukaisesti joko kuluttajaraporttia tai tutkintaraporttia kuluttajaraportointilaitokselta työnantajan on ilmoitettava työntekijälle tai hakijalle, että taustatietoja tullaan tarkistamaan
. Ennen kuin tarkastus voidaan suorittaa, työntekijän on annettava työnantajalle riittävä kirjallinen lupa raportin hankkimiseen. “Riittävä lupa” edellyttää, että työnantaja antaa työntekijälle selkeän,
selkeän ja kirjallisen ilmoituslomakkeen, joka on täysin erillään muusta mahdollisesti häiritsevästä sisällöstä. Työntekijän on tämän jälkeen annettava työnantajalle kirjallinen lupa hankkia raportti ennen kuin työnantaja tekee niin.

Jos työnantaja päättää ryhtyä hakijaa tai työntekijää vastaan epäsuotuisaan toimenpiteeseen ainakin osittain kuluttajaraportin sisältämien tietojen perusteella, sen on noudatettava lisävaatimuksia. Erityisesti työnantajan on
annettava hakijalle tai työntekijälle jäljennös raportista ja kuvaus hänen oikeuksistaan FTC:n luettelemalla tavalla. FTC on laatinut tätä tarkoitusta varten “preadverse action disclosure form” -lomakkeen. Työnantajan on annettava hakijalle tai työntekijälle kohtuullinen aika korjata
puutteet ja ilmoitettava työntekijälle, kun työllistämispäätös on lopullinen.

Liittovaltion laki edellyttää, että työnantajien on todistettava, että ne ovat noudattaneet FCRA:ta, ennen kuin kuluttajaraportointiyritykset voivat laatia, täydentää tai toimittaa niille kuluttajaraportteja. Näin ollen sinun on toimitettava
kuluttajaraportointilaitokselle asianmukaiset asiakirjat ennen kuin annat sen tehdä pyydetyn raportin. Sinun olisi myös saatava kuluttajaraportointilaitokselta vakuutus siitä, että se noudattaa lakia
tutkimusta tehdessään.

FCRA:n noudattamatta jättämiseen liittyy merkittäviä riskejä. Työnantajat voivat joutua maksamaan vahingonkorvauksia, rangaistuksia ja asianajokuluja, jos ne eivät täytä lain mukaisia velvoitteitaan.

Utahin laki työvalintamenettelyistä

Utahin laki työvalintamenettelyistä kieltää työnantajaa pyytämästä työnhakijan sosiaaliturvatunnusta, syntymäaikaa tai ajokortin numeroa, ellei pyyntö koske kaikkia hakijoita ja ellei työnantaja käytä pyyntöä saadakseen FCRA:n soveltamisalaan kuuluvaa luottotietohistoriaa tai tarkastellakseen sisäisiä asiakirjoja sen selvittämiseksi, oliko hakija aiemmin hakenut työpaikkaa tai oliko hän ollut aiemmin töissä. Työnantajat voivat käyttää näitä tietoja vain yhteen tarkoitukseen: päättääkseen, palkataanko työnhakija.

Työnantajien on pidettävä yllä erityistä politiikkaa, joka koskee työnhakijoista kerättyjen tietojen säilyttämistä, luovuttamista, saatavuutta ja luottamuksellisuutta, ja annettava hakijalle mahdollisuus tutustua politiikkaan ennen kuin hän suostuu antamaan tietoja osana työhönottoprosessia. Työnantajat eivät saa säilyttää työnhakijoista kerättyjä tietoja kahta vuotta kauempaa.

Rikostaustan tarkistaminen

Monissa osavaltioissa, Utah mukaan lukien, rikostaustan tarkistaminen hakuprosessin aikana on laillista lähes kaikissa tapauksissa. FCRA:n mukaan sinun on ilmoitettava hakijalle tai työntekijälle, että saatat käyttää rikosoikeudellisia
rangaistustietoja työhönottopäätöksiä tehdessäsi. Tämä olisi tehtävä erillisessä asiakirjassa, jossa asiasta ilmoitetaan näkyvästi. Jos et palkkaa hakijaa tai ryhdyt kielteisiin toimenpiteisiin työntekijää kohtaan
rikosrekisteriotteen tietojen vuoksi, sinun on näytettävä hänelle raportti, joka johti kielteiseen päätökseen tai toimenpiteeseen, ja annettava hänelle tietoja, joiden avulla hän voi korjata virheelliseksi katsomansa tiedot.

Jos tutkit rikostuomioita, sinun on myös varottava välttämästä syrjintää vuoden 1964 kansalaisoikeuksia koskevan lain (Civil Rights Act of 1964) VII osaston nojalla. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) ei yleensä
salli sinun kieltäytyä palkkaamasta hakijaa aikaisemman rikostuomion perusteella, ellet pysty osoittamaan, että päätös liittyy työhön ja on liiketoiminnan kannalta välttämätön.

Sinun tulisi ottaa huomioon kolme tekijää, ennen kuin päätät, palkkaatko jonkun henkilön rikostuomion perusteella:

1. Rikoksen luonne ja vakavuus;
2. Rikoksesta ja/tai rangaistuksen suorittamisesta kulunut aika;
3. Haettavan työn luonne.

Esimerkiksi tuomio petoksesta, varkaudesta tai kavalluksesta liittyy luultavasti riittävästi verotarkastukseen, joten kieltäytyminen palkkaamasta hakijaa tällaisen tuomion perusteella ei ole ristiriidassa VII osaston kanssa.

Teidän on ilmoitettava hakijalle, joka on jätetty pois palkkaamisprosessista rikostuomion vuoksi, jotta hän voi osoittaa, miksi rikostuomiota ei pitäisi ottaa huomioon. Muistakaa lopuksi, että henkilö, jonka rikostuomio on poistettu Utahin lain (tai monien muiden osavaltioiden lain) nojalla, voi laillisesti vastata kaikkiin kyselyihin ikään kuin rikosoikeudellista pidätystä tai tuomiota ei olisi tapahtunut.

Sairauskertomukset

Sairauskertomukset ovat yleensä luottamuksellisia, eikä niitä voida hankkia osana taustatarkastusta. Vähintäänkin FCRA edellyttää, että työnantaja hankkii erityisen luvan terveystietojen hankkimiseen. Monissa osavaltioissa (kuten Kaliforniassa) potilastiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia, eikä niitä voida käyttää osana taustatarkastusta. Näin ollen hakijoilta ei pidä kysyä terveydentilasta tai vammaisuudesta hakemus- ja työhönottoprosessin aikana. Useimmissa tapauksissa et saa tehdä työhönottopäätöksiä lääketieteellisten tietojen perusteella.

Vammaislaki (Americans with Disabilities Act, ADA) rajoittaa lisäksi tiedustelut tietoihin, jotka liittyvät hakijan kykyyn suoriutua keskeisistä työtehtävistä. ADA:n mukaan työnantaja voi kysyä vammaisuuteen liittyviä kysymyksiä tai vaatia fyysistä tai lääketieteellistä tutkimusta hakijalta vasta sen jälkeen, kun se on tehnyt ehdollisen työtarjouksen, ja vain silloin, kun kyselyllä on merkitystä tehtävän kannalta. Työnantaja voi päättää olla palkkaamatta henkilöä vain, jos hän ei pysty suorittamaan työn olennaisia tehtäviä terveydentilan vuoksi kohtuullisin mukautuksin tai ilman kohtuullisia mukautuksia.

Geneettisten tietojen syrjimättömyyttä koskevan lain (GINA) mukaan työnantaja, jolla on vähintään 15 työntekijää, ei saa pyytää, vaatia tai hankkia geneettisiä tietoja, mukaan luettuna sukuhistoriatietoja, keneltäkään hakijalta
tai työntekijältä lukuun ottamatta hyvin harvinaisia tapauksia. Sovellettavien asetusten mukaan tietojen pyytäminen käsittää muun muassa sellaisten Internet-hakujen tekemisen tai kolmansien osapuolten keskustelujen kuuntelemisen, jotka todennäköisesti johtavat geneettisten tietojen tai sukutietojen saamiseen. Lisäksi GINA:ssa kielletään geneettisten tietojen, mukaan lukien sukuhistoriatiedot, käyttö tehtäessä päätöksiä, jotka vaikuttavat työsuhteen ehtoihin, edellytyksiin tai etuoikeuksiin tai jotka johtavat hakijaan tai työntekijään kohdistuviin kielteisiin työsuhdetoimiin.

Tietyissä olosuhteissa taustatarkastus voi sisältää työntekijöiden korvaushistoriaa. Sinun on varmistettava, että noudatat kaikkia sovellettavia lakeja, jos haet tällaisia tietoja. Henkilön työtapaturmahistoria on yleensä julkista tietoa, mutta et voi käyttää näitä tietoja työnhakijan syrjimiseen. ADA-sopimus kieltää sinua tiedustelemasta hakijan työtapaturmahistoriaa työhakemuksessa tai työhaastattelussa. Voit kysyä tällaisia kysymyksiä ja tehdä taustatutkimuksen työntekijän työkokemuksesta vasta sen jälkeen, kun olet tehnyt ehdollisen työtarjouksen.

Taustatietojen syrjivä käyttö

Jos käytät taustatutkimustietoja, sinun on noudatettava liittovaltion ja osavaltioiden lakeja, joiden tarkoituksena on suojella työnhakijoita ja työntekijöitä syrjinnältä. On lainvastaista tarkistaa jonkun taustatiedot
jos päätös perustuu hänen rotuunsa, ihonväriinsä, etniseen alkuperäänsä, ikäänsä (40-vuotias tai sitä vanhempi), sukupuoleensa, uskontoonsa, kansalliseen alkuperäänsä tai geneettisiin tietoihin (mukaan lukien sukuhistoria). Esimerkiksi rikos- tai taloushistorian taustatarkastusten tekeminen vain tiettyä rotua oleville hakijoille tai työntekijöille on syrjivää.

Voit ottaa yhteyttä kirjoittajaan osoitteessa [email protected] tai 801-323-5933.