Superkäyttäjät ovat olennaisen tärkeitä Microsoft Dynamics GP:n tai Dynamics 365:n kaltaisen uuden liikkeenjohtoratkaisun menestyksekkäässä käyttöönotossa, sillä he kurovat umpeen kuilua käyttöönottotiimin ja loppukäyttäjien välillä. Koska he ovat viime kädessä vastuussa ratkaisun käyttöönotosta organisaatiossasi, heidän roolinsa on ratkaisevan tärkeä sen varmistamisessa, että järjestelmä vastaa sekä johdon että loppukäyttäjien odotuksia ja että mahdolliset ongelmat tunnistetaan ja korjataan ennen käyttöönottoa.

Superkäyttäjän rooli

Superkäyttäjät ovat organisaatiossasi nimettyjä resursseja, jotka opettelevat, miten uusi järjestelmä toimii, ja jotka siirtävät tämän tiedon loppukäyttäjille. Heistä tulee järjestelmän ja sen käyttöönoton sisäisiä asiantuntijoita. Kun he tutustuvat ratkaisuun, heitä pyydetään testaukseen ja vianmääritykseen sekä virheiden ja tehottomien työnkulkujen tunnistamiseen. He myös avustavat toteutustiimiä korjauksissa ennen ratkaisun käyttöönottoa ja antavat lopullisen hyväksynnän toimitukselle.

Siten superkäyttäjät tarvitsevat vankan käsityksen nykytilanteesta ja projektin tavoitteista. Heidän teknisten taitojensa tason tulisi olla riittävän korkea, jotta he voivat navigoida uudessa järjestelmässä, oppia sen toiminnan ja opettaa sen muille saatuaan koulutuksen toteutustiimiltä. Näiden resurssien on siis ymmärrettävä täysin uuden ratkaisun prosessit ja työnkulut. Käyttäjien omaksumisaste riippuu suuresti heistä, sillä muut työntekijät oppivat superkäyttäjiltä, miten uuden järjestelmän ominaisuuksia käytetään ja miten niistä saadaan kaikki hyöty irti.

Mikä tekee hyvästä superkäyttäjästä?

Superkäyttäjiä valittaessa kannattaa etsiä resursseja, joilla on hyvät viestintä- ja opetustaidot. Koska he vaikuttavat suuresti siihen, hyväksyykö vai hylkääkö tiimi lopulta ratkaisun, johtajuus on myös erittäin tärkeää, sillä loppukäyttäjät voivat usein vastustaa muutoksia tai taistella uuden teknologian oppimisesta.

Superkäyttäjät tarvitsevat lisäksi teknistä tietotaitoa, jota tarvitaan paitsi ongelmien ja virheiden asianmukaiseen tunnistamiseen myös niiden tärkeyden viestimiseen toteutustiimille, jotta nämä voivat korjata ne tärkeysjärjestyksessä. Heidän on myös pystyttävä käsittelemään kaikki tiimin esittämät ei-tekniset kysymykset, pyynnöt tai huolenaiheet ja välittämään ne oikeille johtajille tai toimittajalle.

Lyhyesti sanottuna superkäyttäjät ovat ratkaisevan tärkeitä jokaisessa käyttöönottoprojektissa, koska he ovat keskeisessä asemassa ongelmien tunnistamisessa ja ratkaisemisessa sekä viestintäkanavien pitämisessä auki projektinjohtoryhmän ja loppukäyttäjien välillä. He varmistavat, että ratkaisu vastaa odotuksia käyttöönoton yhteydessä ja että loppukäyttäjät ymmärtävät, miten sitä käytetään ja miten he hyötyvät siitä. Hyviä teknisiä taitoja, johtajuutta ja positiivista lähestymistapaa omaavien superkäyttäjien nimeäminen tekee ihmeitä sen varmistamiseksi, että käyttöönottoprojektisi onnistuu.