Mikä on työpyyntö?

Työpyyntö on virallinen asiakirja (digitaalinen tai paperinen), jossa kuvataan kunnossapitotyöt, jotka on tehtävä. Työpyyntö on tarvittavan työn yksilöinti, jonka asiakas antaa kunnossapito-osastolle.

Yleiskatsaus

Kunnossapito-osastolla työskentelee työntekijöitä, jotka ovat ammattitaitoisia tilojen, piha-alueiden, laitteiden, ajoneuvojen ja muun omaisuuden kunnossapidossa. He ovat omaisuuden hoitajia ja näin ollen tukevat erilaisia asiakastarpeita. Nämä tarpeet voivat nopeasti lisätä säännöllistä, aikataulutettua työtä, kuten rutiinisiivousta ja ennaltaehkäisevää kunnossapitoa. Kaikkien tehtävien hallitsemiseksi ja validoimiseksi kunnossapidolla on oltava selkeä työnkulku.

Työpyynnön 5 keskeistä elementtiä:

1. Pyynnön tekijä: yksittäinen henkilö tai osasto
2. Kysymys: näitä voivat olla esimerkiksi vuotavat hanat, puusepäntyöt, lumenpoisto, maisemointi, sisävalaistuksen uusiminen, työkalujen vaihto ja ajoneuvojen korjaus
3. Prioriteetti:
4. Sijoituspaikka: tietty alue laitoksessa ja tietty tehdas, jos niitä on useita
5. Budjetti: tärkeä työn suunnittelun ja neuvottelujen, kirjanpidon ja taloushallinnon kirjausten sekä johdon hyväksynnän kannalta

Mitä yksityiskohtaisempi työpyyntö on, sitä parempi. Yksityiskohtaiset työpyynnöt auttavat kunnossapidon esimiehiä ja johtajia muuttamaan työpyynnön nopeammin työmääräykseksi.

3 työpyyntötyyppiä

Työpyynnöt voidaan luokitella usealla eri tavalla riippuen toimialasta, yrityksen koosta ja kunnossapitoryhmän koosta. Seuraavassa on lueteltu joitakin erityyppisiä kunnossapitopyyntöjä.

Kunnossapitopyynnön esittäjän tyypin mukaan

• Vuokralaisen pyyntö: LVI-laitteisto lakkaa toimimasta, käymälä vuotaa, kipsilevyn korjaus
• Työnantajan pyyntö: kone lakkaa toimimasta, suuri romu, nestevuodot
• Työntekijän pyyntö: huonekalujen siirto, toimistovalaisimien vaihtaminen, maton korjaaminen

Yksikön tyypin mukaan

• Koulun pyyntö: Teollisuuden pyyntö: masuunien, kattiloiden, elintarvikekuljettimien huolto

Prioriteettityypeittäin

• Harkinnanvarainen (tärkeä mutta ei pakollinen): Hätätapaukset (liittyvät ihmishenkien suojeluun tai kalliin omaisuuden menettämisen estämiseen): kemikaalivuodot, sähkökatkot, jään poistaminen kulkuväyliltä
• Kiireelliset (liittyvät tarvittavien töiden oikea-aikaisuuteen): lämpimän veden palauttaminen WC:hen, ilmastointilaitteiden korjaaminen, virtsaputkien juoksuttaminen
• Rutiinit: Asenna uusi elintarvikepakkauslinja
• Tietoja: Uusi pakkauslinja on toimitettu 12 kuormalavalla. Ne on tarkoitus asentaa samaan käsittelytilaan 8 muun linjan kanssa. Olemme kuukauden jäljessä tästä projektista ja tarvitsemme lisäkapasiteettia toimittaaksemme asiakkaan vaatimukset. Tavoitteena saada kokoonpano valmiiksi viikon kuluttua tämän pyynnön vastaanottamisesta. Projektin jäljellä oleva budjetti on 3 000 dollaria.
• Prioriteetti: Korkea

Tässä esimerkissä tuotantopäälliköllä on paineita saada yrityksen uusi pakkauslinja toimimaan viikon kuluessa. Työpyyntö toimitetaan kunnossapitoon tavoitteena saada se muutettua työtilaukseksi. Tietyt parametrit sisältyvät yksityiskohtiin, ja kunnossapidon on otettava ne huomioon ennen työnkulun seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

Työpyynnön avulla kunnossapito-osasto voi esittää seuraavat kysymykset:

• Pystymmekö suorittamaan työn pyydetyssä aikataulussa?
• Pystymmekö suorittamaan työn pyydetyssä aikataulussa?
• Onko meillä resursseja sisäisesti pyynnön suorittamiseen?
• Jos meillä ei ole sisäisiä resursseja, riittääkö jäljelle jäävä budjetti kattamaan ulkoistuskustannukset?
• Onko meillä kokoonpano-ohjeet?
• Jos emme pysty suorittamaan työtä pyydetyssä ajassa, milloin voimme tehdä sen?

Tässä skenaariossa pyyntötyyppiä voidaan pitää ei-rutiiniluonteisena pyyntönä, koska kyse on erikoisprojektista. Tästä huolimatta on todennäköistä, että työpyyntö muutetaan työmääräykseksi ja työnkulun muut vaiheet seuraavat sitä.

Miten työpyynnöt parantavat kunnossapitoa

Sen sijaan, että kaikki muutettaisiin työmääräykseksi, työpyynnöt toimivat “säätelijänä” halutun työn ja osoitetun työn välillä. Kaiken on läpäistävä suodatin, olipa se sitten esimies, johtaja tai joku muu. Se parantaa priorisointia ja organisointia.

Esimerkissämme Elintarvikepakkaamo ABC:n kohdalla erityinen hyöty kunnossapidolle on se, että odotukset tehdään selviksi työmääräyksen yksityiskohtia koskevassa osiossa. Nämä tulevat kiireellisyyden syyn, halutun valmistumisaikataulun ja myönnetyn budjetin muodossa. Jos kaikki parametrit voidaan täyttää, kunnossapitohenkilö hyväksyy työpyynnön ja muuttaa sen työmääräykseksi. Jos kaikkia parametreja ei voida täyttää, valtuutetun kunnossapitohenkilön on ilmoitettava pyynnön esittäjän kanssa, mikä on saavutettavissa.