Usted comenzó su pequeña empresa para obtener beneficios. Ahora que lo has hecho, es posible que quieras expandir tu operación aún más. En 2017, el 40% de las pequeñas empresas dijo que mejorar la experiencia y la retención de los clientes era su principal estrategia para aumentar el crecimiento de los ingresos. Aunque pueda parecer sorprendente, el proceso correcto de cuentas por cobrar puede hacer ambas cosas.

Qué es el proceso de cuentas por cobrar

Es probable que alguna vez hayas prestado dinero a un amigo como un “te debo” (IOU). En los negocios, esto es esencialmente lo que son las cuentas por cobrar. Son el dinero que se le debe a su empresa y que los clientes ya han gastado, a crédito.

La mayoría de las veces estas transacciones de pagarés van sin problemas, pero, sin los pasos correctos en el proceso de cuentas por cobrar (proceso AR), se pueden complicar rápidamente.

Aquí están los pasos en el proceso de cuentas por cobrar que pueden ayudar a su negocio a tener éxito:

Pasos en el proceso de cuentas por cobrar

Establecer prácticas de crédito como parte de su proceso de cuentas por cobrar

Extender el crédito es arriesgado. Para ayudar a asegurar que tiene la mayor posibilidad de que le devuelvan el dinero, querrá establecer un sistema de verificación de crédito como parte de su proceso de cuentas por cobrar. Esto le permitirá investigar el crédito de cada cliente antes de que le pidan un préstamo. Así podrá descartar a los clientes que probablemente no le paguen. Es tan simple como no ofrecer crédito a los clientes con mal crédito, y es una parte crítica de un proceso de cuentas por cobrar que funciona sin problemas.

Para establecer sus condiciones de crédito con éxito, tendrá que completar algunas tareas. Algunos de los primeros pasos en el proceso de cuentas por cobrar incluyen:

• Decidir la cantidad de crédito que quiere extender a cada cliente
• Elegir el periodo de pago para sus clientes
• Decidir si quiere ofrecer descuentos por pronto pago y cuáles serían esos términos
• Elegir una penalización por retraso en los pagos que reciba de los clientes
• Identificar cualquier otra condición específica de su pequeña empresa que quiera incluir

Una vez que haya establecido sus condiciones básicas de crédito, también querrá considerar:

• El tiempo que su cliente ha estado con su negocio. Es posible que desee ofrecer a los nuevos clientes plazos de pago más cortos y ofrecer a los clientes más antiguos plazos más largos. Recompensar a los clientes que se han quedado con usted con plazos de pago más largos puede aumentar aún más la fidelidad a la marca.
• El historial de pagos de sus clientes. En el caso de los clientes que siempre han pagado a tiempo, puede ser más flexible. Por ejemplo, digamos que un cliente -que siempre ha pagado a tiempo- solicita plazos de pago más largos. Como nunca ha dejado de pagar, puede considerar su petición.
• Sus competidores. Si los competidores de su sector envían facturas con un plazo de 20 días, es posible que usted quiera hacer lo mismo. O, si puede permitírselo, considere la posibilidad de ofrecer un periodo de tiempo más largo para que los clientes paguen. Esto puede darle una ventaja competitiva.
• Su flujo de caja. En ciertos casos, reducir sus plazos le permitirá recuperar el dinero más rápidamente. Esto puede ayudar a aumentar su flujo de caja.

Aunque estas consideraciones pueden sonar muy bien, otra pregunta puede estar ardiendo en el fondo de su mente: ¿Cómo comprueba el crédito de su cliente?

Siga estos pasos para comprobar la puntuación de crédito de su cliente:

1. Obtenga una autorización firmada de su cliente para realizar una comprobación de crédito.
2. Asegúrese de tener su nombre legal completo, fecha de nacimiento y número de la Seguridad Social.
3. Utilice Equifax, Experian y TransUnion para enviar formularios de solicitud en línea.

Facturación de clientes y el proceso comercial de cuentas por cobrar

La forma en que maneja sus facturas puede ayudar o inhibir su proceso de cuentas por cobrar, y todo se reduce a la comunicación. La comunicación es clave en cualquier relación. Esto incluye la relación que tiene con sus clientes. La factura es la principal plataforma de comunicación entre usted y su cliente. Esta factura les comunica directamente los requisitos de su transacción. Dicho esto, tenga en cuenta que su factura no es un documento legal.

Como parte de su proceso de AR, cada factura que produzca debe describir sus productos o servicios vendidos. También debe incluir el costo de esos productos o servicios, así como la fecha de vencimiento del pago. Después de tener estos componentes, querrá seguir mejorando sus facturas:

• Asegurándose de que su información sea lo más clara posible. Usted quiere evitar la redacción o el lenguaje confuso.
• Asegurándose de que su información esté completa. Compruebe que no ha olvidado partes importantes de la factura.
• Asegúrese de no tener condiciones de pago poco claras. Preste atención a sus condiciones de pago en su factura. Cualquier confusión sobre esto puede hacer que los clientes se acerquen con preguntas. Cuanto más ocurra esto, más retrasos en los pagos recibirá.
• Utilizar el tipo correcto de numeración. Establecer un sistema de numeración de facturas es esencial. Usted quiere ser capaz de rastrear sus facturas fácilmente. Cada factura debe tener un número único para facilitar su seguimiento e identificación.
• Revisar sus facturas con frecuencia. Revise siempre sus facturas para detectar problemas de gramática o cálculos. La precisión es imprescindible.
• Asegurarse de hacer un seguimiento. Usted quiere asegurarse de hacer un seguimiento en los momentos adecuados. No es necesario que acose a sus clientes, pero si se retrasan en un pago, no tema enviar un seguimiento o hacer una llamada.
• Utilizar un software para la facturación o la facturación en línea. El software puede ayudarle a hacer facturas consistentes y precisas para cada transacción. Por ejemplo, QuickBooks puede ayudarle a facilitar la facturación.

Seguimiento de las cuentas por cobrar

No dejaría que un cliente se fuera de su pequeña empresa sin pagar, ¿verdad? Perder el control de sus cuentas por cobrar es esencialmente eso. Está perdiendo pagos.

Como sugiere el término “cuentas por cobrar”, estar al tanto de sus cuentas es una parte importante del proceso comercial de las cuentas por cobrar. Para las facturas que aún no han sido pagadas, usted querrá llenar un libro de cuentas por cobrar. Se trata de una lista de facturas pendientes de pago con un importe total al final. El total debe coincidir con el total de las cuentas por cobrar reportadas en su balance.

También puede utilizar un software para realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar. Por ejemplo, QuickBooks tiene la opción de producir informes de antigüedad. Estos informes le muestran cuándo una factura está vencida y a cuánto asciende el pago. También hay una variedad de otras aplicaciones de contabilidad y teneduría de libros que puedes consultar. Algunas de las más populares son FreeAgent, Nutcache y Sage Business Cloud Accounting.

Si no estás preparado para invertir en aplicaciones de contabilidad o teneduría de libros, también puedes utilizar ciertas plantillas de seguimiento. Por ejemplo, la hoja de cálculo de seguimiento de facturas de Microsoft Excel es una buena opción.

Contabilidad de cuentas por cobrar

Sus cuentas por cobrar son componentes esenciales para sus estados financieros. Esto significa que tendrá que registrarlas y contabilizarlas correctamente en su proceso de cuentas por cobrar. . Para ello, querrá asegurarse de documentar sus cuentas por cobrar a través de sus facturas, que deben describir los bienes o servicios que ha proporcionado al cliente, la cantidad que se le debe y cuándo debe pagarse esa cantidad.

Hay dos métodos de contabilidad a considerar cuando se contabilizan sus cuentas por cobrar. Son:

1. Contabilidad de caja. En este tipo de contabilidad, sus ingresos se consideran ingresos cuando se recibe el efectivo. Los gastos se consideran gastos cuando se pagan. En la contabilidad de caja, las cuentas por cobrar se registran por separado de los ingresos. Sus ingresos no se registran hasta que se recibe el dinero en efectivo.
2. Contabilidad por devengo. En este tipo de contabilidad, sus ingresos se consideran ingresos cuando se produce la venta. Del mismo modo, sus gastos se consideran gastos cuando se incurre en un coste. Sus cuentas por cobrar se registran con este sistema. Existe el riesgo de que el cliente no le pague. Si no pagan, más tarde puede cargar estas pérdidas a los gastos.

La evolución del proceso de cuentas por cobrar

Sus cuentas por cobrar pueden documentarse a mano en plantillas u otros métodos preferidos. Tendrá que crear manualmente los bienes o servicios que ha proporcionado al cliente, la cantidad que se le debe, y cuando esa cantidad debe ser

• Cada factura
• Cada orden de venta
• Cada acuse de recibo del cliente
• Todos los documentos de envío

Cuantos más clientes gane, más desorganizado puede ser esto. Esta desorganización puede entonces interrumpir los ingresos generales de su pequeña empresa. Cuando sus ingresos se interrumpen, el crecimiento de su pequeña empresa puede verse frenado.

En lugar de seguir esta ruta manual para su proceso de cuentas por cobrar, puede considerar el uso de programas de contabilidad. Puede cambiar gradualmente a estos programas, o puede implementarlos inmediatamente.

Otras herramientas que puede utilizar incluyen:

• Wave. Este es un programa de contabilidad basado en la nube que fue diseñado para contratistas y empresas con menos de 10 empleados. Wave es compatible con los sistemas operativos Mac, Windows y Linux.
• Invoice Ninja. Es un programa de contabilidad diseñado para autónomos y emprendedores online. Es 100% gratuito y está alojado en la nube, por lo que se puede acceder a él desde cualquier lugar.
• FreshBooks. Es un programa de contabilidad que se utiliza en 120 países por más de 500.000 usuarios. Ten en cuenta que este programa no es gratuito pero puedes familiarizarte con una prueba de 30 días.
• Zoho Books. Se trata de un software de contabilidad basado en la nube que se centra en la facturación, y es ideal para las pequeñas empresas. Es especialmente útil para las pequeñas empresas que son propiedad y están operadas por una sola persona.
• Xero. Este software de contabilidad puede ayudarte con la facturación y el seguimiento. También hace la nómina, las conexiones bancarias, la conciliación bancaria y más.

Optimizar su proceso de cuentas por cobrar

Su proceso de cuentas por cobrar ayuda a mantener su pequeña empresa funcionando de manera eficiente. Sin embargo, querrá optimizarlo periódicamente para mantenerlo al día.

Para optimizar con éxito su proceso de cuentas por cobrar, querrá identificar lo que funciona y lo que no. A partir de ahí, puede hacer ajustes que ofrezcan soluciones a cualquier problema identificado. Esto le ayudará a ahorrar dinero y a evitar sufrir pérdidas. También le ayudará a reducir la deuda y a aumentar el crecimiento con el tiempo.

Para optimizar su proceso de RA, considere estos pasos:

1. Discuta las condiciones de pago desde el principio con cada cliente.
2. Utilice los pagos electrónicos en las primeras fases del proceso.
3. Mantenga los datos de sus clientes precisos y actualizados.
4. Busque siempre formas de potenciar y mejorar su proceso de cobro. Una forma de hacerlo es utilizando la facturación electrónica.

¿Sus clientes están motivados para pagar más rápido?

Motivar a sus clientes para que paguen a su empresa es uno de los pasos más importantes del proceso de cuentas por cobrar. Sus clientes tienen muchas facturas que pagar. Proporcionarles un poco de motivación para que paguen su factura más rápido no les va a hacer daño.

Aquí tiene algunos consejos para motivar a sus clientes a pagar más rápido:

• Añada un cargo por demora. El riesgo de una comisión por retraso anima a sus clientes a pagar lo antes posible y a no arriesgarse a incumplir la fecha de vencimiento.
• Ofrecer recompensas por pagar pronto. A menudo, éstas se abordan directamente en la factura. Por ejemplo, si ofrece un descuento del 2% por pagar en 20 días en lugar de 30, escribiría “2/20 neto 30.”
• Utilice políticas de crédito. Puede establecer políticas que prohíban aceptar un pedido de un cliente si ha superado su límite de crédito. También puede establecer una política que prohíba el envío de artículos si un cliente tiene facturas atrasadas. Estas políticas pueden animar a los clientes a estar al día en sus pagos.

Cómo cobrar las cuentas por cobrar más rápido

Las empresas, especialmente las pequeñas como la suya, siempre están cambiando y evolucionando para adaptarse a su mercado. Esto significa que incluso si su proceso de cuentas por cobrar va sin problemas en este momento, es probable que haya formas de mejorarlo.

Algunas formas de mejorar la pieza de cobro de su proceso de negocio de cuentas por cobrar incluyen:

• Usar software. Diferentes programas de contabilidad pueden generar informes de antigüedad de las cuentas por cobrar. Estos le permiten ver el estado de pago de cada cliente. Su software de contabilidad también le avisará si las facturas están atrasadas.
• Enviar sus facturas de inmediato. No querrá perder tiempo enviando las facturas a sus clientes. Cuanto antes reciban la factura, más rápido podrán realizar el pago.
• Hacer un seguimiento de los pagos. No es necesario acosar a los clientes, pero si se retrasan, puede ser conveniente hacer un seguimiento.
• Utilizar los pagos electrónicos. Establecerlos con antelación puede crear un sistema de pago más eficiente. Cuanto más fácil sea para los clientes pagarle, más rápido los enviarán. Las opciones de pago electrónico incluyen PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay, y más.
• Considerar planes de pago. Estos pueden ser una buena opción para los clientes que se retrasan en el pago de lo que deben.
• Contratar a un abogado de cobros. Si la morosidad se está convirtiendo en algo habitual en su pequeña empresa, considere la posibilidad de contratar a un abogado de cobros. Estos abogados pueden ayudarle a cobrar los pagos, gestionar el papeleo e incluso representarle en los tribunales si es necesario.
• Aceptar depósitos por adelantado. Esta puede ser una estrategia útil para ayudar a asegurar que su pequeña empresa reciba los pagos. De hecho, la mayoría de las pequeñas empresas minoristas ya lo hacen. Por ejemplo, cuando usted compra un artículo en Amazon o en otra tienda en línea, su cuenta se carga mucho antes de que usted reciba el artículo.

Al evaluar su proceso de negocio de cuentas por cobrar para el manejo de las cuentas por cobrar, mire de cerca su procedimiento general. Todo lo que se necesita son algunos ajustes sencillos para mejorar la eficiencia de su pequeña empresa. A partir de ahí, puede seguir optimizando su proceso de cuentas por cobrar y animar a sus clientes a pagar más rápido. Recuerde que cuanto más rápido paguen sus clientes, más rápido podrá cobrar sus cuentas por cobrar. Esto conduce a un mayor crecimiento financiero a largo plazo.