¿Quieres saber qué significa realmente la confidencialidad en RRHH? Los profesionales de Recursos Humanos en línea reciben frecuentemente correos electrónicos de empleados que dicen: “Tuve un problema, así que fui a RRHH. Se lo conté a RRHH, y ellos se lo contaron a mi jefe, y ahora mi jefe está enfadado conmigo. ¿No se requiere que RRHH mantenga todo confidencial?”
Cuando RRHH debe actuar
Es fácil ver cómo la gente puede pensar que RRHH no es confidencial. RRHH maneja mucha información que debería ser confidencial. Por ejemplo, manejan los seguros de salud (aunque, no están sujetos a las regulaciones de la HIPAA, excepto en los casos en que las empresas se autoaseguran), manejan los salarios y manejan la disciplina de los empleados.
Un empleador despediría a cualquier persona de RRHH que compartiera información sobre cualquiera de estos temas sin autorización y una buena razón. Pero, ¿qué pasa con otras áreas que un empleado puede llevar a RRHH?
Algunas cosas sobre las que el personal de RRHH tiene que actuar, y eso significa que no pueden mantener su información confidencial. ¿Te sorprende? No lo estés. Bueno, aquí están algunos de los asuntos en los que RRHH debe actuar.
Reclamaciones por acoso sexual
Si presentas una queja diciendo que tu jefe, compañero de trabajo o incluso un proveedor te ha acosado sexualmente, el departamento de RRHH tiene que actuar. Legalmente, si ignoran tu denuncia, hacen que la empresa sea responsable de las acciones del acosador. Esto es cierto incluso si dices: “No quiero que hagan nada, sólo quiero que sean conscientes”. Legalmente, RRHH debe actuar o podría considerarse incumplimiento.
Cuántas personas se involucrarán depende del tipo de reclamación que haya hecho el empleado. Si, por ejemplo, su reclamación es que Jim ve porno en su ordenador y eso le hace sentirse incómodo, entonces la persona de RRHH puede ocuparse fácilmente del problema. Puede coger el teléfono, llamar al departamento de informática y pedirles que miren el historial informático de Jim. En un par de minutos, RRHH puede reventar a Jim, y nadie tendrá que saber que usted se quejó en primer lugar.
¿Pero qué pasa si su queja es que Jim le hizo avances inapropiados? Recursos Humanos tiene que investigar eso, y eso implicará hablar con la gente. Hablarán con Jim. Hablarán con otros posibles testigos, y después de haber reunido la información, tomarán una decisión, normalmente junto con un abogado especializado en derecho laboral.
Mucha gente piensa que una reclamación es suficiente para que RRHH sancione a la persona, pero no es así. La empresa siempre debe realizar una investigación exhaustiva y mantener una posición de neutralidad mientras lo hace. Esto significa que no asumirán automáticamente que usted es una víctima.
Esto es algo bueno. Quieres que lleguen a la verdad. Recuerda que igual que tú puedes acusar a otro, otro puede acusarte a ti. No querrías que RRHH creyera a tu acusador y tomara medidas sin una investigación imparcial y exhaustiva, ¿verdad?
Aunque RRHH hace todo lo posible por mantener al menor número de personas involucradas en este tipo de investigación, es imposible mantenerla completamente en secreto. Algunas personas tendrán que saberlo.
Otras reclamaciones por discriminación
Si usted afirma que su jefe es malo con usted debido a su raza, RRHH llevará a cabo una investigación muy parecida a la de una reclamación por acoso sexual. Es imposible mantener esto completamente en secreto. Pero, ¿qué pasa si usted afirma que su salario es más bajo debido a su raza?
A veces, la persona de RRHH puede investigar una reclamación de discriminación salarial por raza o género simplemente buscando en su base de datos. Esto puede permitirles determinar que no, que tu sueldo es coherente con el de todos los demás de tu nivel y experiencia, por lo que no hay discriminación salarial. Caso cerrado, nadie más tiene que saberlo.
Pero, ¿y si sólo sabes que, aunque tu sueldo es el mismo que el de tus compañeros, no estás recibiendo las asignaciones que te prepararán para el ascenso? Entonces, tendrá que exponer su caso, y entonces RRHH llevará a cabo una investigación, y de nuevo, la gente, incluido su jefe, lo sabrá.
Quejas generales
Aquí es donde la situación puede volverse imprecisa. Puedes pensar que tu persona de RRHH es sólo una caja de resonancia, pero luego van directamente a tu jefe y le informan de lo que has dicho. ¿Qué ha pasado? En primer lugar, tu persona de RRHH debería dejarte muy claro lo que compartirá y lo que no compartirá fuera de vuestra reunión a puerta cerrada.
También deberías dejar claro cuáles son tus expectativas. Por ejemplo, diga: “Me gustaría recibir algunos consejos sobre cómo llevarme mejor con mi jefe, pero no me gustaría que hablaras con él. ¿Te parece bien?”. Deberían decir que sí o que no, y entonces puedes proceder, pero con el pleno entendimiento de que tu responsable de RRHH se ha comprometido a no ir a informar a tu jefe.
Ten en cuenta que si uno de los temas con los que luchas tiene que ver con que tu jefe infringe la ley (acoso sexual, robo, fraude de valores), la persona de RRHH tiene que actuar. Aunque al principio de la reunión te hayan dicho que no lo harían, la naturaleza de tus quejas puede hacer que tengan que intervenir.
Si tu queja es que tu compañero de trabajo siempre llega tarde y nunca es castigado, ¿qué quieres que haga la persona de RRHH al respecto? ¿Quiere que hable con su jefe? ¿Hablar con tu compañero de trabajo? ¿Simplemente escuchar tu desahogo? Decida qué resultado quiere antes de entrar.
Recuerde, una persona de RRHH no es lo mismo que su representante sindical. Están ahí para ayudar a la empresa. Seguro que la mejor manera de ayudar a la empresa es asegurarse de que los empleados son tratados bien, pero eso a veces significa ir a un gerente con su queja, o ignorar su queja.
Francamente, no es su problema que su compañero de trabajo llegue tarde a menos que afecte a su carga de trabajo. Tu responsable de RRHH te lo puede recordar. Si te quejas demasiado de cosas que no son tu problema, puedes motivar a tu responsable de RRHH a acudir a tu jefe para hacerle saber que eres un empleado problemático. Confíe en que ésta no es una reputación que quiera alcanzar.
Consejo general
Su responsable de RRHH ocultará su salario a sus compañeros de trabajo (a no ser que trabaje en una oficina en la que los salarios sean públicos), deberá mantener la confidencialidad de sus problemas médicos y hará todo lo posible para que las situaciones delicadas se mantengan lo más cerca posible -sólo las personas que necesitan saberlo-.
Pero no debe contar con que su responsable de RRHH actúe como su sacerdote o su abogado. Ellos protegerán el negocio. En realidad, no están obligados a mantener en secreto nada más que la información médica (si su empresa está sujeta a la HIPAA).
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